Pagrindinis darbo krūvio planavimas komandoms ir asmenims: Visapusiškas vadovas

Kas yra darbo krūvio planavimas? Apibrėžimas

Darbo krūvio planavimas (kartais vadinamas darbo krūvio valdymu) - tai sistemingas veiksmingo užduočių, atsakomybės ir išteklių valdymo, paskirstymo ir priskyrimo tinkamam komandos nariui organizacijoje ar konkrečiame projekte procesas. Paprastai darbo krūvio planavimas atliekamas naudojant darbo krūvio valdymo priemonę arba projektų valdymo priemones.

Koks yra darbo krūvio valdymo proceso tikslas?

Planuojant darbo krūvį siekiama užtikrinti, kad projekto užduotys būtų tinkamai paskirstytos, subalansuojant darbo krūvį atskiriems asmenims ar komandoms, kad būtų išvengta išteklių perkrovos arba nepakankamo jų panaudojimo. Planuojant darbo krūvį atsižvelgiama į tokius veiksnius, kaip užduočių sudėtingumas, įgūdžiai, esamas komandos darbo krūvis ir turimi pajėgumai, ir taip siekiama optimizuoti našumą, skatinti bendradarbiavimą ir gerinti bendrą organizacijos veiklą.

Ar veiksmingas darbo krūvio valdymas turėtų būti ilgalaikis, ar trumpalaikis? 

Kai kurioms įmonėms ir projektų vadovams darbo krūvio planavimas - tai tik užduočių, kurias reikia atlikti per kelias artimiausias dienas, pateikimas komandos nariams. Tačiau darbo krūvio planavimas - tai ne užduočių valdymas, o ilgalaikė perspektyva. 

Darbo krūvio planavimas - tai procesas, kurio tikslas - padėti vadovams optimizuoti išteklių panaudojimą ir komandos darbo krūvį, išvengiant įprastų problemų, pavyzdžiui, per didelio užsakymų skaičiaus ar tvarkaraščių konfliktų, ir taip gauti papildomų pajamų. Toks metodas neleidžia įmonei bet kuriuo metu būti nepelningai ir užtikrina, kad svarbiausios užduotys būtų atliktos laiku - o tokio rezultato nepasieksite planuodami trumpalaikius darbus. 

Darbo krūvio planavimas žingsnis po žingsnio: pagrindiniai elementai

Pagrindiniai darbo krūvio planavimo elementai paprastai yra šie:

Užduočių analizė

Prieš pradėdami skirti užduotis savo projektų komandai, turite nustatyti, kokioms užduotims ar projektams reikia papildomos darbuotojų pagalbos. Norėdami tai padaryti, nustatykite konkrečias projekto užduotis, reikalingas projekto etapams pasiekti, įskaitant jų priklausomybę ir prioritetus. Jei reikia, palyginkite operacijų biudžetą, kad pamatytumėte, kuri iš jų bus jums naudingesnė, jei bus įvykdyta laiku. Projektų valdymo programinė įranga gali jums padėti tai padaryti!

Išteklių vertinimas

Dar neskirstykite komandos darbo krūvio užduotimis! Norėdamas veiksmingai valdyti darbo krūvį, projekto vadovas turi įvertinti turimus išteklius, pavyzdžiui, personalą, įrangą ir biudžetą, kad nustatytų, kiek pajėgus ir ribotas yra darbo krūvis. Šiame etape taip pat galite pastebėti visas laisvas darbo vietas, kurias būtina užpildyti prieš pradedant projektą.

Darbo krūvio paskirstymas

Naudokite gautą informaciją paskirstydami užduotis ir atsakomybę atskiriems asmenims ar komandoms, atsižvelgdami į jų kompetenciją, galimybes ir darbo krūvį. Tam gali tekti paskirti terminus ir nustatyti aiškius lūkesčius, taip pat išspręsti kai kuriuos tvarkaraščių konfliktus su kitais vadovais. 

Kai tik įmanoma, taip pat stenkitės valdyti savo įmonės darbuotojų suolą. Kuo mažiau specialistų nedirba, tuo mažiau išlaidų (ir daugiau pelno) jie sukuria! 

Darbo krūvio stebėjimas 

Žinoma, darbo krūvio planavimas nesibaigia, kai kalendoriuje uždarote asignavimus. Priskirtų užduočių pažangos ir būklės stebėjimas ir peržiūra, siekiant užtikrinti, kad jos būtų vykdomos pagal planą, yra dar vienas šios operacijos sėkmės raktas, nes tai leidžia laiku koreguoti ir prireikus perskirstyti išteklius.

Naudodamiesi tokiomis priemonėmis, kaip projekto pažangos ataskaita arba paprastas laiko stebėjimas, galite užkirsti kelią projekto atsilikimui ar net visiškam žlugimui. 

Darbo krūvio planavimo nauda

Darbo krūvio planavimas (ir ypač darbo krūvio valdymo sistema) teikia keletą privalumų organizacijoms ir asmenims, dalyvaujantiems projektuose arba kasdienėje veikloje ir komandų darbo krūvio valdyme. Štai keletas pagrindinių privalumų:

1. Išteklių optimizavimas: Projekto vadovas, kruopščiai atlikdamas užduotis, užtikrina, kad ištekliai, pvz., komandos nariai, laikas ir įranga, būtų naudojami efektyviai.
2. Didesnis našumas: Šis strateginis darbų paskirstymas užtikrina, kad darbuotojai gali sutelkti dėmesį į savo stipriąsias sritis, todėl padidėja produktyvumas ir pagerėja produkcijos kokybė.
3. Laiko ir užduočių valdymas: Darbo krūvio planavimas leidžia efektyviai valdyti laiką nustatant realius terminus, nustatant užduočių prioritetus ir vengiant nereikalingo vėlavimo. Tai padeda asmenims ir komandoms išlikti organizuotiems ir susitelkusiems, sumažina terminų praleidimo ar skuboto darbo riziką.
4. Aktyvus rizikos valdymas: Planuojant darbo krūvį, galima anksti nustatyti galimas kliūtis ar išteklių apribojimus ir imtis priemonių, kad užduotys būtų paskirstytos teisingai ir vėliau netrukdytų projekto planavimui.
5. Prisitaikymas ir lankstumas: Efektyvus darbo krūvio planavimas leidžia lanksčiai prisitaikyti prie pokyčių, netikėtų įvykių ar kintančių prioritetų, taip sukuriant subalansuotą darbo krūvį. Reguliariai stebint ir peržiūrint darbo krūvį, galima atlikti pakeitimus, kad būtų užtikrintas efektyvus paskirstymas. 
6. Geresnis sprendimų priėmimas: Planuodami darbo krūvį, vadovai ir komandų vadovai geriau supranta išteklių prieinamumą, pajėgumus, būsimą darbo krūvį ir priklausomybes.

Ar darbo krūvio planavimas gali būti intuityvesnis? 

Žinoma, galima, jei naudojate tinkamą darbo krūvio planavimo įrankių rinkinį, kuris leidžia apžvelgti komandos darbo krūvį ir suteikia galimybę priskirti užduotis kiekvienam komandos nariui.

Pavyzdžiui, "Primetric" darbo krūvio planavimo programinėje įrangoje per kelias sekundes galite rasti tinkamus žmones darbui ir 100 % tikslumu valdyti jų pajėgumus. Štai kaip tai atrodo praktiškai! 

Darbo krūvio planavimas "Primetric" darbo krūvio planavimo įrankiu

Darbo krūvio planavimas programoje "Primetric" prasideda nuo paties paskirstymo. 

Kaip matote toliau pateiktoje formoje, pasirinkę asmenį, turintį jūsų projektui reikalingų įgūdžių, galite matyti visą jo informaciją, įskaitant darbuotojo darbo krūvį, pajėgumus, valandinį darbo užmokestį ir dabartinius asignavimus. Kaip parodyta paveikslėlyje, taip pat būsite informuoti apie galimas darbo krūvio planavimo klaidas - šiuo atveju atitinkamas darbuotojas gali būti per daug užimtas. 

Šioje formoje taip pat galite tvarkyti darbo krūvius ir išsamią informaciją apie konkrečius asignavimus. Galite nuspręsti, ar už darbą galima atsiskaityti, ar ne, nustatyti, kad paskyrimas yra aktyvus arba juodraštis, ir apibrėžti paskyrimo trukmę (visą ar ne visą darbo dieną). Esant tokiam poreikiui, taip pat galite pridėti užduoties detales, kurios nebuvo įtrauktos į formą. 

Žinoma, darbo krūvio planavimas "Primetric" tuo nesibaigia.

Sukūrę užduotį darbuotojams, galite ją tvarkyti "Žmonės" arba "Projektų kalendoriuje" - priklausomai nuo to, kuris iš jų labiausiai tinka jūsų tikslui. 

Šiuose rodiniuose galite vilkti užduotis, jas pratęsti arba visai atšaukti. Taip pat galite žvilgtelėti į jų detales, pavyzdžiui, biudžetą ar planuojamą valandų skaičių. Todėl visas problemas galite išspręsti vietoje. 

Nenustokite mokytis apie darbo krūvio planavimą!

Štai keletas šaltinių, kuriais galite pasinaudoti, kad dar labiau pagilintumėte savo žinias ir užtikrintumėte, jog visa jūsų komanda žinotų, kaip nustatyti sudėtingų projektų užduočių prioritetus:

• išsamus apmokamo panaudojimo ir jo valdymo vadovas, 
• trumpalaikio ir ilgalaikio planavimo skirtumų apžvalga, 
• išteklių naudojimo plano, skirto projekto valdymui, kūrimas, 
• geras panaudojimo lygis ir ką tai iš tikrųjų reiškia, 
• apskaičiuoti komandos panaudojimą, jei neturite tam skirtos priemonės, 

Arba, jei vis dar neturite įrankio, galinčio padėti jums palengvinti visus šiuos dalykus, galite išbandyti visai ką kita: užsisakykite demonstracinę versiją su Primetric ir sužinokite, kaip mes galime padėti jums su darbo krūvio valdymo procesu ir dešimtimis kitų jūsų įmonės reikalų!