Išteklių planavimas projektų valdyme: Kaip tai padaryti teisingai?

Jei išteklius planuojate skaičiuoklėse, anksčiau ar vėliau susidursite su šia problema.

"McKinsey" atliktas tyrimas parodė, kad strateginis išteklių perkėlimas yra geriausias būdas paskatinti įmonės augimą ir pagerinti projektų bei išteklių valdymą. Tačiau jums nereikia tyrimų, kad žinotumėte, jog kuo geriau planuojate išteklius, tuo stipresnis tampa jūsų verslas. Štai kodėl jums reikia turėti išteklių valdymo planą - nesvarbu, ką bedarytumėte.

Tačiau kaip jį sukurti?

Kaip paprastai planuojami ištekliai projektų valdyme?

Kaip programinės įrangos įmonių projektų vadovai ir COO paskiria tinkamus žmones tinkamiems projektams? 

Daugelis jų vis dar naudoja daugybę skaičiuoklių, kuriose kaupia duomenis apie užsakymus, užimtumą ir darbuotojų įgūdžius. Jos paprastai yra jų projektų valdymo pagrindas. Kartais išteklių planavimo procesui užbaigti ir užduotims projekto komandai priskirti jie naudoja rankiniu būdu sudarytas Gantto diagramas arba paprastas Gantto priemones.

Šių metodų problema yra ta, kad jie suteikia fragmentiškų žinių apie tai, kas vyksta jūsų įmonėje, o tai paprasčiausiai netinka projektų valdymui.

Kaip galite priimti tinkamus sprendimus dėl personalo ir išteklių, jei neturite realaus laiko matomumo ir projekto pelningumą turite apskaičiuoti rankiniu būdu? Projektų valdyme tai tiesiog neįmanoma.

Štai viskas, ką reikia žinoti apie išteklius teisingą išteklių planavimą.

Kas yra išteklių planavimas?

Pradėkime nuo išteklių planavimo apibrėžties. Pagal PMBOK®, išteklių planavimas projektų valdyme - tai "išteklių (žmonių, įrangos, medžiagų ir t. t.) ir jų kiekio nustatymas projekto veiklai vykdyti".

Sutelkime dėmesį į žmones.‍

Išteklių planavimas (dar vadinamas išteklių valdymu) iš esmės yra procesas, kurio metu nustatote, kokią komandą reikia skirti savo projektui.

Kokios informacijos reikia planuojant išteklius projektų valdyme?

Kiekvienas projekto vadovas turi žinoti:

• kai jų prireiks, 
• kiek laiko,
• kiek jie uždirba arba koks yra tikėtinas jų pelningumas,
• ir kokius konkrečius įgūdžius jie turėtų turėti, kad projektas būtų naudingas.

Iš esmės išteklių planavimas projektų valdyme grindžiamas išteklių prieinamumu. 

Išteklių planavimas ir pajėgumų planavimas

Kas yra išteklių planavimas?

Išteklių planavimas - tai procesas, kurio metu surandami tinkami specialistai tinkamiems projektams. Protingas projektų vadovas atsižvelgia į daugelį dalykų - nuo asmens prieinamumo ir valandinio įkainio iki jo darbo stažo ir profesinių interesų. Tik tada projekto valdymas yra veiksmingas, o išteklius galima tiksliai paskirstyti.

Kas yra pajėgumų planavimas?

Kita vertus, pajėgumų planavimas - tai procesas, kurio metu nustatoma, ką kiekvienas specialistas šiuo metu veikia visoje įmonėje. 

Išteklių planavimas ir pajėgumų planavimas yra glaudžiai susiję, nes pastarasis yra susijęs su dabartinio pajėgumų panaudojimo įvertinimu. Jei pastebėsite, kad jūsų priekinės dalies kūrėjai nuolat išnaudojami 100 %, gali tekti samdyti daugiau žmonių (arba rizikuoti, kad komanda perdegs). 

Taip apskaičiuojami turimi pajėgumai - informacija, kuri labai svarbi planuojant išteklius ir paskirstant žmones projektams kaip reikiant.

Čia rasite daugiau informacijos apie pajėgumų planavimą: 5 geriausios projektų valdymo pajėgumų planavimo praktikos pavyzdžiai

Kodėl išteklių prieinamumas yra toks svarbus?

Tai paprasta - prieš skirdami išteklius būsimiems projektams, turite žinoti jų užimtumą. Priešingu atveju susidursite su tokiomis problemomis kaip dvigubas užsakymas, augantis darbuotojų suolelis ar samdymas paskutinę minutę (arba kitais dalykais, kurių galbūt norėtumėte išvengti projektų valdyme), o jūsų komandos nariai taip pat nebus dėl to patenkinti. Problemų tik daugės, kai jūsų rankose bus keli projektai! 

Atkreipkite dėmesį, kad išteklių planavimas į jūsų įmonėje vykdomus projektus žvelgia iš ilgalaikės perspektyvos. Tai esminis skirtumas tarp komandos narių paskirstymo projektams ir projekto užduočių planavimo.

Pagrindiniai projekto išteklių planavimo ir valdymo terminai

Prieš pradėdami gilintis į geriausią praktiką, aptarsime keletą pagrindinių sąvokų, kurių reikia prieš pasineriant į išteklių planavimą projektų valdyme.

Naudojimas

Panaudojimas - tai specialisto laiko, panaudoto pasirinktam laiko intervalui, procentinė dalis (%). Vienas iš pagrindinių išteklių valdymo tikslų - maksimaliai efektyviai panaudoti išteklius. Tačiau neplanuokite 100 proc. panaudojimo - planuodami mažesnį panaudojimą, turėsite šiek tiek erdvės spręsti problemas, taikyti pakeitimus ar tvarkyti netikėtus darbo krūvius. 

Kaip apskaičiuoti panaudojimo lygį? Jums reikia patikrintos panaudojimo koeficiento formulės.

Išteklių planas

Kad suprastumėte, kokių išteklių reikia projektui užbaigti, turite parengti apytikslį išteklių planą. Įsitikinkite, kad jūsų projekto apimtis yra tiksli. Taip išvengsite išteklių perkrovos ar jų trūkumo jam vykstant. Jei tai padarysite teisingai, ilgainiui projektas bus ekonomiškesnis.

Viena iš labai naudingų užduočių - sukurti WBS (darbų suskirstymo struktūrą), kuri leidžia tiksliau apskaičiuoti projekto sąmatą ir taip pagerinti išteklių planavimą.‍

Tik nepamirškite, kad išteklių planavimas susijęs su ilgalaike perspektyva, todėl nepradėkite valdyti mikroaplinkos.

Augant projektui, galėsite kruopščiau planuoti, tačiau pradžiai jums reikia apytikslės informacijos.

Sudarydami projekto sąmatas, laikykite jas atviromis.

‍Šiuo metudauguma programinės įrangos įmonių įgyvendina judrius projektus, kurie neturi aiškiai apibrėžto galutinio termino, bet turi keletą etapų. Laikydami jį atviru, galite pridėti naujų etapų ir stebėti, kaip projektas ilgainiui keičiasi.

Projekto trukmė

Į projekto trukmę atsižvelgiama ne tik į darbo dienas, bet ir į savaitgalius bei švenčių dienas.

Sužinokite daugiau šiame straipsnyje: Kaip sukurti programinės įrangos įmonės projektų planavimo procesą

Pagrindinės išteklių planavimo užduotys:

• Nustatyti, kiek jūsų darbuotojai bet kuriuo metu yra laisvi (įskaitant jų pajėgumų prognozavimą ateityje),
• turimų išteklių planavimas keliuose projektuose,
• Dinamiškų tvarkaraščio pokyčių tvarkymas,
• Projekto valdymo išteklių valdymo plano kūrimas,
• Darbuotojų veiklos rezultatų, įgūdžių ir kompetencijos žinojimas,
• Tinkamų žmonių paskyrimas tinkamiems projektams (atsižvelgiant į daugelį veiksnių - nuo projekto pelningumo iki asmens profesinių interesų),
• Prognozuoti įvairių išteklių poreikį, atsižvelgiant į dabartinius darbus ir preliminarius projektus, kurie gali būti suplanuoti ateityje,
• vadovauti žmonėms ir paskirstyti juos taip, kad jie būtų laimingi ir patenkinti.

Kodėl jums reikia išteklių planavimo programinės įrangos

Gerai sukurta ir įdiegta išteklių planavimo programinė įranga turi didžiulę įtaką paskirstymui ir planavimui. Ji gali padėti:

• Suraskite projektui reikalingus žmones,
• Nustatykite kiekvieno komandos nario turimus išteklius,
• Prognozuokite išteklius, reikalingus kiekvienai projekto dienai, savaitei ir mėnesiui,
• Sukurkite projekto laiko grafiką ir išteklių planavimo planą,
• Stebėkite išteklių sąnaudas, kad neviršytumėte biudžeto(PMI nustatė, kad mažiau nei 60 proc. projektų įgyvendinami neviršijant biudžeto),
• Planuokite išteklius, kad patikrintumėte, kaip jie veikia projekto pelningumą,
• Dėl automatinio valandinio įkainio apskaičiavimo kontroliuokite savo biudžetą,
• realiuoju laiku matysite turimus pajėgumus ir išteklių panaudojimą (ar žinojote, kad 55 proc. įmonių teigia negalinčios realiuoju laiku stebėti savo projektų vykdymo?),
• Subalansuokite komandos darbo krūvį, kad žmonės būtų įsitraukę ir laimingi,
• Automatiškai apskaičiuokite faktines ir planuotas projekto išlaidas, kad gautumėte daugiau įžvalgų,
• Automatinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių dėka sekite komandos dirbtas valandas.

Išteklių planavimas projektų valdyme: realus pavyzdys

1. Atlikite preliminarius projekto skaičiavimus

Parenkite apytikslę projekto sąmatą, nurodydami, kiek valandų reikės visam projektui arba tam tikram procesui, pavyzdžiui, atradimo etapui, atlikti.

Apibrėžkite įgūdžius, reikalingus projektui įgyvendinti.

Taip pat turėtumėte atsižvelgti į valandines, dienos ir bendras išlaidas, kurių nenorite viršyti, taip pat į tikėtinas pajamas šiame etape.

2. Nustatyti projekto išteklių poreikį

Sužinoti, kokios unikalios patirties ir žinių reikia projektui, yra pirmas sėkmingo išteklių paskirstymo žingsnis. 

Negalima vietoj vieno vyresniojo "Python" programuotojo paskirti trijų jaunesniųjų "Python" programuotojų ir tikėtis, kad jų bendri gebėjimai bus geresni.

Atsižvelkite ne tik į kietuosius ir minkštuosius įgūdžius, bet ir į darbo stažą bei kitas susijusias kvalifikacijas (pvz., vietą ar laiko zoną).

3. Suraskite išteklius, kurių įgūdžiai atitinka reikalavimus.

Galite naudoti biudžeto paskirstymą, kad gautumėte Gantto diagramos vaizdą, kol sužinosite, kiek laiko reikia projektui užbaigti ir užbaigti išteklių valdymą. Dabar ketinate atrinkti geriausius kandidatus šiam vaidmeniui atlikti.

Kai nustatysite įgūdžių rinkinį, darbo stažą ir galimybes, tikriausiai turėsite talentų ir žinių derinių, iš kurių galėsite rinktis kandidatus. Tai darydami nepamirškite nepamiršti savo išteklių prieinamumo!

Suraskite išteklius - pavyzdys

Įsivaizduokite, kad radote du jaunesniuosius "JavaScript" programuotojus, turinčius panašių įgūdžių ir patirties. Tačiau vienas iš jų yra samdomas darbuotojas, kurio valandinis įkainis yra 45 USD, o kitas - rangovas, kurio valandinis įkainis yra 55 USD.

Dabar pats metas išnagrinėti projekto finansus ir juos panaudoti rengiant išteklių planą. Kuris kandidatas geriausiai atitinka jūsų finansines prognozes? Projekto maržą pagerinsite paskyrę kūrėją, kuris yra samdomas darbuotojas.

Dabar rekomenduoju projektų vadovams sukurti vadinamąjį "minkštąjį paskirstymą" arba darbuotojų rezervavimą. Todėl iš pradžių turėtumėte juos priskirti projektui, tačiau nepamirškite, kad rezervavimas nėra garantuotas. Daugelis mūsų klientų yra sukūrę "projektinius asignavimus" programoms, kurios yra nenuspėjamos. Dėl od jų jų išteklių valdymo planas išlieka lankstus, neužfiksuojant jokių išteklių.

Tai leidžia atlikti įvairius įverčius, pagrįstus įvairiais veiksniais. Pavyzdžiui, galite patikrinti darbuotojų užimtumą be jokių išankstinių užduočių ar minkštųjų asignavimų.

4. Palyginkite pradinius projekto įverčius su realiais rezultatais

Sudarę pradinius ir (arba) minkštuosius asignavimus, galite juos palyginti su pradinėmis prognozėmis ir patikslinti, kad duomenys būtų kuo tikslesni. Tai protingas žingsnis, kuris neabejotinai pagerins jūsų išteklių valdymą. Kai būsite tikri dėl šių paskirstymų, nustatykite juos kaip "aktyvius" (vadinamasis "kietasis" užsakymas - 100 % patvirtintas).

5. Skirti išteklius pagal poreikį

Laikas deleguoti savo išteklius projektui. Turėkite nenumatytų atvejų planą, jei išteklius netikėtai taptų nepasiekiamas (pavyzdžiui, dėl ligos) arba jei potencialus kandidatas paskutinę minutę gautų geresnį pasiūlymą. Tam taip pat galite naudoti išteklių planavimo programinę įrangą.

Pasirūpinkite, kad naujas specialistas atvyktų šiek tiek anksčiau, ypač jei jis atlieka svarbiausias funkcijas. Taip užtikrinsite, kad jie bus pasiruošę prieš pradedant projektą.

6. Stebėti išteklių panaudojimą

Pradėjus projektą galite stebėti išteklių naudojimo planą. Galėsite matyti, kaip vykdomi planai, ir iš karto pastebėti bet kokius neatitikimus.

Pavyzdžiui, galbūt nepakankamai įvertinote valandų skaičių, reikalingą projekto procesui užbaigti, arba kas nors pamiršo įrašyti savo darbo laiką (patikėkite manimi, taip nutinka!).

Kokią naudą galite gauti iš išteklių planavimo projektų valdyme?

Pažangus planavimas sumažina projekto išlaidas

Skirdami tinkamus žmones tinkamiems projektams, užtikrinsite, kad jie būtų įgyvendinti laiku, ir galėsite visiškai kontroliuoti jų biudžetą. Planavimas padeda išvengti pernelyg aukštos kvalifikacijos išteklių, kurie gali padidinti projekto išlaidas. Kartu išvengsite vėlavimų, nes nepaskirstysite nepakankamai kvalifikuotų specialistų. 

Jei vietoj vieno vyresniojo specialisto projektui skirsite du jaunesniuosius programuotojus, tokio paties efekto nepasieksite, ar ne? Greičiausiai dėl to bus praleisti terminai ir jūsų projekto valdymas taps nesėkmingas.

Išteklių naudojimo prognozė

Tiek išteklių planavimas, tiek prognozavimas suteikia galimybę sužinoti apie darbuotojų panaudojimą projekte. Pažangus išteklių planas padeda mobilizuoti išteklius iš neapmokamų į apmokamus projektus, kad padidėtų jūsų pelnas. Taip pat galite išvengti nepakankamo arba per didelio darbuotojų panaudojimo, kad būtų užtikrintas darbuotojų pasitenkinimas. Išteklių valdymo priemonės ir išteklių valdymo planas taip pat gali jums padėti tai padaryti.

Tegul jūsų projektai būna pelningi

Projekto pelningumas tiesiogiai priklauso nuo to, kokius išteklius pasirinksite jam įgyvendinti. Tiksliai planuodami savo komandos laiką, kontroliuosite projekto biudžetą ir pasieksite norimą pelningumą. Dauguma programinės įrangos įmonių renkasi maždaug 30 proc. pelningumą.

Priimkite protingus įdarbinimo sprendimus

Išteklių planavimo proceso metu galite pastebėti, kad trūksta jūsų įgūdžių. Arba gali paaiškėti, kad reikia įdarbinti naujų talentų. Bet kuriuo atveju jūsų žmogiškųjų išteklių skyrius turės aiškumą, kokių įgūdžių jums reikia preliminariems projektams įvykdyti, ir imsis jų paieškos bei būdų, kaip šiuos išteklius pritraukti į jūsų įmonę. Tai taps dar vertingiau, kai pradėsite išteklių prognozavimą.

Planavimas - tai mokymasis iš praeities

Kaip ir bet kurioje kitoje planavimo veikloje, išteklių planavime naudojami istoriniai duomenys, kad būtų galima pagrįstai prognozuoti ateitį. Peržiūrėdami ankstesnius projektus galite daug sužinoti apie savo klaidas ir užtikrinti, kad jos niekada nepasikartotų. Pavyzdžiui, galite išsamiai išnagrinėti, kodėl viršijote projekto biudžetą, ir sužinoti, ką kitą kartą daryti kitaip).

Išteklių planavimas - geriausia projektų vadovų praktika

1. Projektų planavimo pagrindai

Pirmiausia turite įvertinti projekto apimtį ir trukmę - tai yra esminis bet kurios įmonės projektų valdymo veiksmas. Kaip kitaip sužinosite, kokių specialistų reikia ir kiek laiko? Norėdami tai padaryti, apsvarstykite galimybę taikyti darbų suskirstymo struktūros (WBS) metodą. Kad planai būtų patikimesni, naudokite ankstesnių projektų istorinius duomenis ir įtraukite juos į savo projektų valdymo programinę įrangą.

2. Įsitikinkite, kad yra visiškas matomumas

Nedarykite klaidos ir neskirkite išteklių, neturėdami išsamių duomenų apie jų įgūdžius, kompetenciją ir planuojamus ar preliminarius užsakymus. Bus labai sunku rasti tinkamą asmenį, kuris prisijungtų prie tinkamo projekto. Išteklių valdymo programinė įranga gali jums padėti tai padaryti!

3. Nevenkite planuoti preliminarių projektų 

Išteklių planavimas būsimiems projektams dažnai atliekamas paskutinę minutę. Planuoti ir paskirstyti žmones projektams reikia dar prieš pasirašant sutartį. Idealiu atveju tai vyksta iškart po to, kai perspektyva pasiekia tam tikrą užbaigimo tikimybę. 

Taip galėsite pradėti planuoti projektą ir turėsite pakankamai laiko atsižvelgti į projektui reikalingus išteklius. Jums nereikės kovoti su paskutinės minutės samdomais darbuotojais, kurie gali pakenkti projekto rezultatų kokybei.

‍

4. Nuolatinių darbuotojų ir rangovų derinys

Daugeliui projektų vadovų atrodo, kad išteklių valdymas naudojant visą darbo dieną dirbančius darbuotojus yra ekonomiškai efektyvesnis sprendimas. Taip ir yra, bet tik ilgalaikių projektų atveju. Trumpesniuose projektuose samdant žmogų visu etatu vėliau gali sumažėti jūsų pelnas. Kaip ketinate perskirstyti šiuos išteklius pasibaigus projektui?

Todėl tikslinga pasirūpinti tinkamu nuolatinių darbuotojų ir specialistų, galinčių įsitraukti ir prisidėti prie projekto ribotą laiką, deriniu. Žinoma, kad šis metodas būtų sėkmingas ir kad jūsų išteklių valdymo planas būtų tikslus, reikia planuoti pajėgumus.

5. Planavimo metu pritaikykite įgūdžius prie projektų.

Vienas iš dažniausių projektų valdymo išteklių planavimo spąstų yra nepakankamai arba per daug kvalifikuotų žmonių paskyrimas projektams. Nepakankamai kvalifikuoti ištekliai lemia vėlavimus; per daug kvalifikuoti, perteklinės kvalifikacijos ištekliai didina projekto sąnaudas ir daro įtaką jūsų pelningumui. 

Tačiau tai dar ne viskas. Jei neatsižvelgsite į individualius darbuotojų interesus ir įgūdžius, galite paskirti jiems projektus, kurie jų nedomina. Dėl to jums trūks įsitraukimo ir sumažės produktyvumas. Tai taip pat gali turėti įtakos išteklių valdymui kituose projektuose, nes tokie darbuotojai dažniau išeis iš darbo.

6. Nesamdykite darbuotojų paskutinę minutę

Projektų valdymo srityje gali būti daugybė klaidų. Išteklių planavimas gali būti netikslus, todėl neabejotinai būsite priversti paskutinę minutę samdyti žmones, kad jie atitiktų projekto reikalavimus. Tai turės įtakos bendrai kokybei, o vėliau susidarys didelis prastai suderintų įgūdžių suolelis. 

Išanalizavę projekto poreikius ir atsižvelgdami į atitinkamus įgūdžių rinkinius, galite iš anksto priimti pagrįstus sprendimus dėl įdarbinimo.

7. Nustokite naudoti skaičiuokles

Nepaisant jų trūkumų ir polinkio klysti, daugelis įmonių vis dar naudoja skaičiuokles ištekliams valdyti. Dažniausiai taip yra todėl, kad jos yra prieinamos ir žmonės yra prie jų pripratę.

Naudojant skaičiuokles kaip išteklių planavimo priemones, tenka mokėti tam tikrą kainą - nuo netinkamo paskirstymo ir dvigubo užsakymo iki papildomo darbo projekto vadovui ir žmogiškųjų išteklių skyriui.

Papildoma problema, su kuria susiduriu bendraudamas su projektų vadovais, yra baimė ir netikrumas, ar viskas užpildyta "Excel" programoje ir ar ši informacija lemia teisingus paskirstymo sprendimus.

Be to, "Excel" failai dažnai nepakankamai aiškiai parodo, kas vyksta iš paukščio skrydžio. Todėl išteklių valdymas "Excel" gali būti tiesiog klaidinantis.

Ar norite pamatyti išteklių valdymo programinės įrangos darbo pavyzdį?

Susipažinkite su šiuo atvejo tyrimu, kuriame parodoma, kaip vienas iš mūsų klientų, kuris dėl supaprastinto žmonių planavimo proceso ir patobulinto išteklių valdymo sumažino metines išlaidas daugiau nei 200 000 USD, projektų vadovų darbą pavertė malonesniu nei bet kada anksčiau.

Išteklių planavimas gali būti lengvesnis, jei turite tinkamą įrankį.

Išbandykite "Primetric" ir sužinokite, ką reiškia planuoti ir paskirstyti išteklius visiškai užtikrintai, turint prieigą prie realaus laiko duomenų, ir prisijunkite prie kitų sėkmingų projektų vadovų! 

‍Pasirašykitedemonstracinę versiją ir pradėkite planuoti kaip profesionalas.

‍