Projektų valdymo išteklių prognozavimas

Kas yra išteklių prognozavimas projektų valdyme? 

Pagal apibrėžimą išteklių prognozavimas - tai įvairių projekto rodiklių ir jiems reikalingų įgūdžių paklausos numatymas per tam tikrą laikotarpį - paprastai per mėnesį, ketvirtį, metus arba tiesiog per projekto trukmę. 

Projektų valdymo srityje šie rodikliai paprastai apima:

• žmogiškieji ištekliai (darbuotojai, rangovai ir kt.), 
• įranga (kompiuteriai, papildomi įrenginiai, programinė įranga ir kt.), 
• erdvėje, t. y. biure, 
• bet kokie kiti fiziniai ar nefiziniai veiksniai, reikalingi projektui užbaigti. 

Paprastai išteklių prognozavimas atliekamas naudojant specialias priemones, pavyzdžiui, " Primetric". 

Tačiau daugelyje paslaugų įmonių išteklių prognozavimas dažnai reiškia tik žmogiškųjų išteklių prognozavimą, nes projektui nereikia jokių kitų veiksnių arba jų reikia nedaug. Be to, žmogiškieji ištekliai sudaro didžiąją dalį įmonės sąnaudų ir pajamų. Todėl jų prognozavimas yra tiesiogiai susijęs su finansinėmis prognozėmis.

Tai paprastai taikoma IT, rinkodaros ar kitoms paslaugomis grindžiamoms įmonėms. Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsime šiam požiūriui, nes jis yra populiariausias šiuolaikiniame versle. 

Išteklių prognozavimas ir kiti procesai 

Be to, išteklių prognozavimas taip pat turi didžiulį poveikį kitiems įmonės procesams. Jie apima:

• išteklių planavimo procesus "Jira", 
• profesionalių paslaugų projekto gyvavimo ciklas, 
• projektų valdymo prognozavimas, 
• išlaidų įvertinimas. 

Todėl išteklių prognozavimas turi būti tikslus, kad nesukeltų klaidų ir kituose procesuose. 

Ką galite pasiekti prognozuodami išteklius? 

Pagrindinis išteklių prognozavimo projektų valdyme tikslas - tiksliai apskaičiuoti projektui įgyvendinti reikalingų specialistų skaičių ir jų įgūdžius, reikalingus paskirtoms užduotims atlikti. 

Tačiau tikslių prognozių sudarymas nėra vienintelė išteklių prognozių nauda. Jos taip pat gali: 

• sumažinti projekto išlaidas. Darbuotojai (tiksliau, jų darbo užmokestis) sudaro didžiąją dalį visų įmonės išlaidų. Išteklių prognozavimas sumažina suolų ir viršvalandžių skaičių, todėl labai padidėja pelningumas. 
• pagerinti projektų portfelio valdymą. Nė viena paslaugų įmonė vienu metu nevaldo tik vieno projekto. Todėl jos turi numatyti išteklių poreikį ir lanksčiai jais žongliruoti, kad projektus užbaigtų pagal grafiką. Išteklių prognozavimas gali padėti joms tai padaryti. 
• maksimaliai išnaudoti išteklius. Turint daugybę darbų, kartais sunku užtikrinti, kad kiekvieno iš jų našumas būtų maksimalus. Naudodamiesi išteklių prognozėmis, galite matyti ir per daug, ir per mažai užimtus darbuotojus ir optimizuoti darbo jėgą. 
• užkirsti kelią organizaciniams trikdžiams. Darbuotojų suolai ir viršvalandžiai nėra vieninteliai iššūkiai, kuriuos galima įžvelgti išteklių prognozėse - laisvos darbo vietos gali kelti ne mažesnę grėsmę bet kuriam projektui. Laimei, jei reguliariai pildysite išteklių prognozes, galėsite jas pastebėti anksčiau, nei jos paveiks jūsų projektus. 
• pagerinti darbuotojų moralę. Pervargę darbuotojai, taip pat tie, kurie turi mažai darbo, gali patirti stresą ar tiesiog pyktį dėl susidariusios situacijos. Tačiau pagrįstas darbo krūvis, pagrįstas tikslia išteklių prognoze, gali pagerinti jų patirtį ir teigiamai paveikti visą organizaciją. Tai taip pat gali padėti darbuotojams geriau planuoti savo darbą, nes jie gali tiksliai matyti, kokias užduotis jie atliks ateityje. 

Kaip prognozuoti išteklius? Žingsnis po žingsnio vadovas

Išteklių prognozavimo svarba neabejotina. Laimei, šį procesą galima atlikti vos keliais paprastais žingsniais. 

1. Įvertinkite paklausos pokytį.

Pirmiausia išsitraukite iš spintos krištolinį rutulį ir pabandykite atspėti, kas laukia ateityje. 

Žinoma, nedarykite to savo versle! 

Norėdami įvertinti savo darbo paklausą ateityje, naudokite vieną iš šių metodų: 

Išteklių prognozavimo metodai

Žinoma, tai yra tik bazinis procesas, kurį galima koreguoti taikant įvairius išteklių prognozavimo metodus. Jie gali padėti atspindėti tikslią jūsų įmonės situaciją - ir kartu užtikrinti, kad prognozės būtų tikslios. 

Labiausiai paplitę išteklių prognozavimo metodai yra šie: 

Delfų metodas

Tai puikus išteklių prognozavimo metodas tiems, kurie nori surinkti visų susijusių šalių nuomones. 

Kai reikia parengti išteklių prognozę, visiems vadovams, kuriems prognozė reikalinga darbui planuoti, išsiunčiama apklausa. Tada jie pasiūlo savo plano projektą ir kartu aptaria pasiūlymus, kad išsirinktų geriausią arba atliktų korekcijas. Taip jie sukuria išteklių prognozę, kurią patvirtina visų susijusių skyrių atstovai. 

Tendencijų analizė 

Šis išteklių prognozavimo metodas yra labai paprastas toms įmonėms, kurios jau renka duomenis apie savo išteklių paklausą ir pardavimus. 

Atliekant tendencijų analizę daugiausia dėmesio skiriama istoriniams duomenims. Ji analizuoja juos, kad rastų modelius ir bendras tendencijas, kurios, tikėtina, pasikartos ateityje, pavyzdžiui, augimo tempas, pardavimų šuoliai ar sezoniškumas. Tada atrastos tendencijos taikomos vėlesniam laikotarpiui, todėl galima sudaryti tikslias išteklių prognozes. 

Laiko eilutės

Laiko eilučių analizė išteklių prognozavimui yra šiek tiek išsamesnė tendencijų analizės versija. 

Taikant šį metodą, istoriniai duomenys suskirstomi į įvairius verslo veiklos rodiklius, pavyzdžiui, pardavimų lygį, pelningumą, augimą, panaudotus pajėgumus ir kt., atsižvelgiant į konkrečios įmonės poreikius. Tada šių rodiklių pokyčiai pritaikomi dabartiniams duomenims, kad būtų galima sudaryti ateities prognozę. 

Santykių analizė 

Atliekant santykinių rodiklių analizę daugiausia dėmesio skiriama išteklių panaudojimui, todėl ji yra vienas tiksliausių išteklių prognozavimo metodų. 

Taikant šį metodą išteklių naudojimas tiesiogiai susijęs su kitais kintamaisiais, pavyzdžiui, pardavimų rodikliais, o našumas išlieka pastovus nepriklausomai nuo aplinkybių. Todėl šis metodas skirtas naudoti kitus, labiau nuspėjamus rodiklius, kad būtų galima prognozuoti išteklių paklausą. 

2. Nustatykite projekto apimtį. 

Antrasis išteklių prognozavimo etapas gali atrodyti savaime suprantamas, tačiau iš tiesų jis yra šio proceso pagrindas. Tai - projekto apimties nustatymas.

Norėdami sėkmingai prognozuoti išteklius, apžvelkite visus savo projektus - tiek vykdomus, tiek ketinamus pradėti. Tada kiekvienam projektui nustatykite užduotis, kurias reikia atlikti per tam tikrą laikotarpį, kuriam norite sudaryti prognozę. Apibrėžkite įgūdžius, kurių reikės jūsų darbuotojams, kad jie galėtų dirbti su šiomis operacijomis. 

3. Apskaičiuokite laiką, reikalingą tam tikroms operacijoms atlikti. 

Nustatę įgūdžius, reikalingus darbui su projektais, dabar turite apskaičiuoti apytikslį laiką, kurį reikia skirti kiekvienam įgūdžiui, kad per tam tikrą laikotarpį būtų užbaigti tolesni projekto etapai. Svarbu tai padaryti kiekvienam projekto etapui, kurį jūsų įmonė tikisi užbaigti per planuojamą laikotarpį. 

Konkretaus projekto rezultatas turėtų atrodyti taip:

4. Sukurkite projektų asignavimų projektus. 

Sudarę sąmatas, galite pradėti skirti žmones projektų etapams. 

Žinoma, tikriausiai nepavyks iš pirmo karto. Kad neteisingi planai nebūtų įgyvendinti, galite naudoti asignavimų projektus ir keisti juos, kai tik manote, kad juos reikia šiek tiek pakoreguoti. Taip vienu metu galėsite išbandyti daugybę scenarijų ir pasirinkti geriausius. 

5. Išspręskite visas problemas, kurias galite nustatyti. 

Kartais iš paskirstymo projektų galima spręsti apie problemas, kurios gali turėti įtakos jūsų išteklių prognozėms. Šios problemos paprastai būna tokios: 

• perteklinis užsakymas, 
• laisvos darbo vietos, 
• į darbą pasodinti darbuotojai,
• nerealūs terminai. 

Naudodamiesi išteklių prognozėmis, galite reaguoti į šias problemas, kol jos nepaveikė jūsų projektų. Tai tinkamas momentas imtis veiksmų ir į projektą įtraukti daugiau žmonių, pasamdyti naujų specialistų arba įsigyti naujų projektų, prie kurių galėtų dirbti kiti darbuotojai. 

Išteklių prognozavimas: dažniausios klaidos

Sužinoję, kaip atrodo tinkamas išteklių prognozavimo procesas, tikriausiai galvojate, kas gali turėti jam neigiamos įtakos. Štai keletas dalykų, kurių tokiu atveju turite paisyti: 

• trūksta projektų planavimo priemonių.. Vykdant daugybę projektų ir dirbant dešimtims žmonių, neįmanoma sukurti tikslios išteklių prognozės ant popieriaus lapo. Pažangi programinė įranga gali surinkti šiam procesui reikalingą informaciją ir - šiek tiek padedant sprendimų priėmėjams - paversti ją skaidriais, visai organizacijai matomais planais. Būtent taip veikia "Primetric"! 
• neteisingai prognozuojama paklausa. Suprantame, kad paslaugų įmonėse naujas klientas gali atsirasti netikėtai. Tačiau jums reikia ne tik pasirašyti su juo sutartį - jums taip pat reikia pritaikyti savo prognozes prie šio pokyčio. Priešingu atveju kasdien susidursite su neteisingomis prognozėmis. 
• finansiniai neatitikimai. Kiekvienas projektas turi biudžetą, iš kurio reikia mokėti už darbo užmokestį, įrankius ir kt. Todėl į išteklių prognozes taip pat turėtumėte įtraukti finansinius duomenis. Priešingu atveju vieną dieną galite atsibusti su didžiule skola įmonės sąskaitoje! 

Kaip patobulinti išteklių prognozavimą įmonėje? 

Geras klausimas! Laimei, yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad išteklių prognozės būtų tikslesnės nei bet kada anksčiau. Šie dalykai yra šie: 

• rizikos analizė. Kiekvienas projektas turi tiek privalumų, tiek silpnųjų vietų. Nustatykite jas, kad pasiruoštumėte blogiausiam scenarijui ir užkirstumėte jam kelią. 
• tiksli projekto apimtis. Šis patarimas gali atrodyti banalus, tačiau dėl neteisingos projekto apimties dažnai vėluojama, nes trūksta įgūdžių, reikalingų projektui tęsti. Kad išvengtumėte šios problemos, sutelkite dėmesį į pokalbius su užsakovu. 
• mokymasis iš ankstesnių projektų. Jei jūsų įmonė rinkoje veikia jau kurį laiką, tikriausiai turite panašių projektų, kuriuos vykdėte anksčiau. Pasinaudokite jais, kad numatytumėte riziką ir patobulintumėte procesus, kurie praėjusį kartą buvo netobuli. 
• analizuoti jau atliekamą darbą. Vykdomi projektai turi didžiulę įtaką išteklių prognozavimui. Analizuokite juos, kad nustatytumėte vėlavimus arba specialistus, kurie netrukus bus pasodinti ant suolelio, ir pasinaudokite šia informacija savo naudai. 
• atlikti pajėgumų planavimas.. Žinodami, kiek darbo turi atlikti jūsų darbuotojai, galėsite planuoti naujus projektus ir tobulinti esamus. 

Pagerinkite išteklių prognozavimą su "Primetric

Ar išteklių prognozavimas yra iššūkis jūsų organizacijai? 

Taip neturėtų būti, ir mes galime parodyti, kaip tai pagerinti. 

Išbandykite "Primetric" arba užsisakykite demonstracinę versiją ir susipažinkite su visomis mūsų siūlomomis išteklių prognozavimo funkcijomis. 

‍