Ko ieškoti projektų portfelio valdymo programinėje įrangoje?

Nepatikėsite, kiek daug IT įmonių vis dar naudoja skaičiuokles, kad paskirstytų žmones projektams ir valdytų savo finansus.

Bėda ta, kad net ir mažiausia įmonė negali išsisukti nuo skaičiuoklių naudojimo. Jos gali puikiai pasitarnauti čia ir dabar vykdant projektą, tačiau jos nesuteikia ilgalaikio darbo krūvio ar pelningumo vaizdo.

Jei tai skaitote, tikriausiai esate pasirengę atsisakyti paprasto PM įrankio ir pradėti naudoti integruotą sprendimą, kuriame duomenys apie visus projektus būtų pateikiami po vienu stogu.

Tačiau kaip pasirinkti tinkamą sprendimą? Ko reikėtų ieškoti projektų portfelio valdymo programinėje įrangoje? 

Nesijaudinkite, aš jus palaikau.

Štai viskas, ką reikia žinoti apie projektų portfelio valdymo programinę įrangą, kuri reikalinga tokioms IT bendrovėms kaip jūsų, kad jos klestėtų.

Kodėl verta naudoti projektų portfelio valdymo programinę įrangą?

Pirmiausia atsakykite sau į šiuos klausimus:

• Ar jūsų projektai yra pelningi, kaip tikitės?
• Ar kas nors iš komandos narių turi per daug darbo?
• Kaip atrodo jūsų projektų biudžeto perdegimas ir pažanga?
• Ar galite būti ramūs užsakydami šį naują projektą, ar turite skubėti ir kuo greičiau samdyti naujus žmones?
  

Atsakyti į visus šiuos klausimus sunku, jei naudojate kelias skaičiuokles ir projektų valdymo įrankį. Augant įmonei gauti reikiamus duomenis bus vis sunkiau.

Projektų portfelio valdymo programinė įranga gali jus išgelbėti.

Štai ką gausite įdiegę jūsų poreikius atitinkantį sprendimą:

• Mažiau susirinkimų, kuriuose aptariama, kas ir kada yra laisvas,
• Vienintelis tiesos šaltinis visai jūsų komandai, kuris skatina bendradarbiavimą ir pašalina perteklinį rezervavimą,
• Efektyvesnis išteklių valdymas ir paskirstymas,
• Išmanesnis projektų planavimas,
• Geresnis projektų valdymas dėl verslo žvalgybos įžvalgų,
• Užtikrinti reikiamo lygio projekto pelningumą,
• Mažesnė tvarkaraščių konfliktų ar išteklių perviršio rizika,
• Geresnis darbo krūvio valdymo supratimas dėl paskirstymo vizualizacijų.
  

Visa tai skamba puikiai, bet kiek tai jums kainuos?

Perskaitykite kitą punktą, kad sužinotumėte, ar šios rūšies programinė įranga jūsų įmonėje turi prasmę, atsižvelgiant į jos investicijų grąžą.

Kiek kainuoja projektų portfelio valdymo programinė įranga?

Projektų portfelio valdymo programinės įrangos kaina priklauso nuo trijų veiksnių:

1. Naudotojų skaičius - kai kurie sprendimai ima mokestį už kiekvieną asmenį arba priskiria kelis naudotojus tam tikrai prenumeratos pakopai.
2. Funkcijos - kai kuri programinė įranga gali pasiūlyti daugiau funkcijų už mažesnę kainą.
3. Metinis ar mėnesinis atsiskaitymas - priklausomai nuo pasirinkto atsiskaitymo būdo, jums gali būti taikomos nuolaidos (paprastai jos taikomos mokant iš anksto už metus, o ne mėnesinėmis įmokomis).
4. Įgyvendinimo išlaidos - kai kurie programinės įrangos teikėjai reikalauja sumokėti pradinį mokestį už diegimo procesą. Ypač jei turite nestandartinių reikalavimų arba sudėtingą organizacinę struktūrą, kurioje dalyvauja daug suinteresuotųjų šalių.

Kaip matote, daugeliu atvejų didžiausią įtaką išlaidoms turi naudotojų skaičius ir reikiamų funkcijų tipai.

Apskaičiuokime vidutines PPM įrankio sąnaudas

Parengiau trumpą 18 geriausių rinkoje esančių PPM įrankių tyrimą, kuriame parodyta, kiek gali kainuoti jų diegimas, priklausomai nuo jūsų įmonės dydžio.

Kaip matote, konkretūs sprendimai gali labai skirtis, o galiausiai svarbiausia informacija yra ta, kad reikia rasti procesą ir reikalavimus geriausiai atitinkančią priemonę.

‍

Nepaisant to, galite pastebėti, kad mėnesio išlaidos:

• 50 žmonių įmonė ~ 1 150 USD per mėnesį
• 200 žmonių įmonė ~ 4 500 USD per mėnesį
• 500 žmonių įmonė ~ 11 500 USD per mėnesį

Dabar, kai žinome apytiksles išlaidas, galime apskaičiuoti investicijų grąžą ir nustatyti, ar tai finansiškai pagrįsta (kad įtikintume savo finansų direktorių ;)).

Perskaitykite šį atvejo tyrimą ir spręskite patys.

Realus investicijų grąžos apskaičiavimo pavyzdys

‍Australijos 50 žmonių IT paslaugų įmonė HSD vykdė ilgalaikius ir daugiafazius projektus, pereidama nuo kūrimo (sąskaitos išrašomos kaip "Time & Material") prie techninės priežiūros (sąskaitos išrašomos kaip "Support" arba "Fixed Price"). Dėl to užtikrinti, kad projektas būtų pelningas per visą jo trukmę, yra tikrai sudėtinga.

Įdiegusi "Primetric", HSD sumažino darbo su skaičiuoklėmis laiką nuo 15 valandų per savaitę iki 30 sekundžių.

Kartu su pažangesniu planavimu, geresniu bendravimu tarp skirtingų skyrių ir išvengta projekto biudžeto perdegimo, tai leido sutaupyti ir uždirbti daugiau nei 200 000 JAV dolerių per metus.

Žinoma, suinteresuotosios šalys, norėdamos sužinoti apie "Primetric", patyrė pradinių išlaidų, tačiau galiausiai jos buvo tikrai nedidelės, todėl galime jas praleisti.

‍

O kaip dėl investicijų grąžos? Rašydamas šiuos skaičius jaučiuosi kvailai, nes jie skamba kaip tipiška rinkodaros bambagyslė, bet... gyvenimo neapgausi.

INVESTICIJŲ GRĄŽA = 2800 %

‍

Jei tai neįtikina, kad verta išbandyti projektų portfelio valdymo programinę įrangą, nežinau, kas jus įtikins. 

Kaip suprasti, kad atėjo laikas įsigyti projektų portfelio valdymo programinę įrangą?

Kaip jau minėjau, net ir maža IT įmonė gali daug laimėti įdiegusi projektų portfelio valdymo programinę įrangą.

Kodėl?

Nes anksčiau ar vėliau ateis laikas, kai būsite priversti tai padaryti. O naujo įrankio pridėjimas spaudžiant nėra pats geriausias būdas tai daryti.

Taigi, kaip nustatyti, kad jūsų įmonei būtų labai naudingas suderintas sprendimas?

Štai keletas požymių, į kuriuos reikėtų atkreipti dėmesį:

• Jūs ir jūsų kolegos daug laiko praleidžiate susirinkimuose. Juose sprendžiama, kas, kada ir kiek laiko dirbs prie kurio projekto. Galiu lažintis, kad turite geresnių užsiėmimų, nei rankinis išteklių paskirstymas.
• Neturite galimybės iš paukščio skrydžio matyti, kas vyksta įmonėje. Žmonės kreipiasi į jus su klausimais, o jūs turite kaskart gilintis į skaičiuokles, kad gautumėte reikiamus duomenis. Tai ima užimti per daug laiko ir trukdo susitelkti į tai, kas svarbiausia.
• Neturite jokios verslo informacijos apie projektų pelningumą. Nežinote, kaip naudojami projekto ištekliai. Ar išnaudojate skirtą laiką? O gal jūsų sąmata gerokai prasilenkia su planu? Negalite to pasakyti.
• Net neįsivaizduojate, ką jūsų darbuotojas panaudojimo lygis yra. Ar kas nors kenčia dėl per didelio viršvalandžių skaičiaus? Nelaukdami, kol suprasite, kad tai taps didesne problema, pavyzdžiui, sumažės motyvacija, o tai lems prastesnius rezultatus.
• Niekas nesupranta jūsų skaičiuoklių. Jos per daug užimtos ir nepatogios naudoti skaičiuoklės. Jų įkėlimas užtrunka amžinybę. O kadangi jūs vienintelis žinote, kaip jomis naršyti, žmonės bombarduoja jus klausimais.
• Jūsų komandos nariai praranda laiko dėl persidengiančio ar nereikalingo darbo, kuris atsiranda dėl painiavos, susijusios su jiems paskirtais darbais.
  

Jei pastebėjote, kad bent vienas iš šių teiginių tinka jūsų įmonei, pats laikas pradėti ieškoti projektų portfelio valdymo sprendimo. Neišsiaiškinus šių problemų prieš didinant įmonės mastą, šis procesas taps labai skausmingas visiems jo dalyviams.

Tačiau kokias funkcijas turi turėti ši programinė įranga, kad atliktų savo vaidmenį ir iš tikrųjų padėtų jums augti? Apie šias esmines funkcijas plačiau kalbėsiu kitame punkte.

Ko reikėtų ieškoti geriausioje projektų portfelio valdymo programinėje įrangoje?

Debesyje teikiamos SaaS ir lokaliosios paslaugos

Daugelis įmonių nerimauja dėl duomenų privatumo ir saugumo debesyje. Tačiau debesijos sprendimai vis tiek yra puikus pasirinkimas:

• Jos atnaujinamos ir paslaugos teikiamos realiuoju laiku be jokių papildomų išlaidų iš jūsų pusės,
• Naujos funkcijos įtrauktos į kainą,
• Galite būti tikri dėl atsarginių duomenų kopijų,
• Tai greita ir veiksminga.
  

Kita vertus, yra ir vietinių sprendimų, kurie užtikrina didesnį saugumą (dėl nuosavos duomenų saugyklos) ir pritaikymą (jei pardavėjas tai leidžia). Tačiau vietinė programinė įranga turi keletą svarbių apribojimų:

• Jūs esate atsakingi už serverių ir programų sąranką ir priežiūrą,
• Automatinių atnaujinimų negaunate (arba už juos nereikia papildomai mokėti),
• Nelaimės atveju prarandamas veiklos tęstinumas. 
  

Taigi, jei renkatės debesijos SaaS sprendimą, įsitikinkite, kad:

• Jis teikia puikų klientų aptarnavimą,
• Veikia pagal tokius reglamentus kaip BDAR,
• Leidžia dainuoti DPA, SLA ir MSA, kad būtų užtikrintas visiškas saugumas,
• Užtikrina duomenų atsargines kopijas ir galimybę eksportuoti duomenis iš sistemos,
• apima SSO (aktualu, jei naudojate "Google" arba "Azure Active Directory" paslaugas).
  

"Primetric" pasirūpino, kad mūsų sprendime būtų visa tai.

Pritaikymas, lankstumas, mastelio keitimas

Nėra prasmės investuoti į sprendimą, dėl kurio turite keisti savo darbo būdą. Jau kurį laiką dirbate ir esate įdiegę nepriekaištingą procesą. Todėl pasirinkta priemonė turėtų būti pakankamai lanksti, kad atitiktų jūsų poreikius. 

Pavyzdžiui, "Primetric" visada pritaiko savo sprendimą pagal individualius kiekvieno kliento reikalavimus ir visada atlieka išsamią analizę, kad tai pasiektų. Taip įsitikiname, kad mūsų platforma puikiai atitinka jų verslo veiklos principus ir gali būti pritaikyta bet kokiems pokyčiams įmonei augant.

Integracija su kitomis sistemomis / API

Pripažinkime, kad tikriausiai jau naudojate daugybę įrankių savo projektui valdyti. Projektų valdymo sprendimą, kuris sklandžiai įsilieja į jūsų ekosistemą, įsigyti yra protingas žingsnis. Integracijos ne tik pagreitina diegimo procesą, bet ir užtikrina komandos narių, kuriems nereikia pereiti prie visiškai naujo įrankio, pritarimą.

Įvairios prieigos galimybės

Įsigyjate projektų valdymo įrankį, nes nenorite nuolat atsakinėti į tuos pačius klausimus:

• Kiek laiko šis kūrėjas dirbs su X projektu?
• Ar šis asmuo galės pradėti dirbti su Y projektu po 2 savaičių?
• Kada prasideda projektas Z?
  

Kad tai išspręstumėte, turite sukurti vieną tiesos šaltinį visiems, įskaitant projektų vadovus ir visus kitus darbuotojus. Kartu nenorite, kad kiekviena smulkmena būtų prieinama visiems, pavyzdžiui, komandos narių valandiniai įkainiai. Štai kodėl taip svarbu įsigyti įrankį su skirtingomis prieigos galimybėmis. 

"Primetric" sistemoje projektų vadovai gali lengvai planuoti ir gauti visą informaciją, o kūrėjai mato tik savo asignavimus, bet ne finansines įžvalgas apie projekto pelningumą.

Projektų planavimas ir išteklių planavimas 

Geras projektų valdymo įrankis turėtų apimti daugiau nei tik paprastą žmonių priskyrimą projektams per tam tikrus terminus.

Jums reikia galimybės atlikti įvairių scenarijų modeliavimą, kad pamatytumėte, kaip jūsų sprendimai paveiks projekto pelningumą. Geriausi rinkoje esantys įrankiai suteikia galimybę prognozuoti projekto realizacijos rodiklius, išteklių prieinamumą arba projekto laisvų darbo vietų skaičių.

Ši ilgalaikė vizija reikalinga norint priimti protingiausius sprendimus savo verslui.

Patikimos ataskaitos 

Ataskaitų funkcijos yra labai svarbios - kaip kitaip patikrinsite savo verslo būklę? 

Bet štai kas įdomu: ataskaitos geriausiai veikia, jei apima duomenis apie jūsų projektus ir duomenis apie jūsų žmones.

Sakydamas "duomenys" turiu omenyje įvairius duomenis - nuo finansinių duomenų iki darbuotojų užimtumo rodiklių. Duomenų vizualizavimo funkcijos pagreitina įžvalgų gavimo iš duomenų procesą. Tiesiog taip veikia žmogaus smegenys.

Prognozavimo funkcijos

Svarbu žinoti, kas įvyko praeityje. Iš istorinių duomenų apie savo projektus galite daug ko išmokti.

Tačiau mes užsiimame inovacijomis, o tai reiškia ateitį.

Geras sprendimas turėtų leisti prognozuoti daugybę įvairių rodiklių - darbuotojų paskirstymą, jų panaudojimo rodiklius, projektų pelningumą ir kt.

Taip galėsite sudaryti tikslius ir realius planus, kad vėliau netektų patirti netikėtumų.

Be to, galite palyginti planus su tikrove ir pamatyti, kur jūsų skaičiavimai neatitiko tikrovės. Daugiau niekada nebekartosite šios klaidos ir pagerinsite savo planavimo gebėjimus.

Laiko stebėjimas

Jei norite geriau įvertinti, kiek laiko užtruks projektas, ir kaip jį įvertinti, labai svarbu derinti laiko stebėjimo funkcijas su projektų valdymu.

Geriausi sprendimai leidžia ne tik stebėti darbo laiką ir darbo laiko apskaitos žiniaraščius, bet ir prietaisų skydelį, kuriame galite matyti prognozuojamus darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kuriuose rodomos užduotys, kurias žmonės turėtų atlikti. 

Taip pat galite lengvai patikrinti komandos narių patirtas išlaidas ir pajamas pagal projektą, klientą ar konkretų datų intervalą.

Kalbant apie išlaidas...

Finansiniai moduliai

Galiausiai, projekto portfelio valdymo sprendimas turėtų leisti jums išsamiai susipažinti su projekto (ir jūsų verslo) finansiniais duomenimis. 

Naudodamiesi šiais duomenimis galėsite pasakyti, ar projektas bus pelningas, kiek jis bus pelningas, o jei ne - ką galite padaryti šiandien, kad ateityje tai pasikeistų.

Kaip pasirinkti projektų portfelio valdymo sistemą?

1. Apibrėžkite savo reikalavimus

Kaip jau minėjau, jūs neperkate įrankio, kuris apvers jūsų procesą aukštyn kojomis. Ieškote sprendimo, kuris sklandžiai įsilietų į jūsų verslą.

Kad tai įvyktų, turite žinoti:

• Kaip žingsnis po žingsnio atrodo jūsų procesas,
• Kokios yra dabartinės jūsų komandos darbo problemos,
• Ko trūksta jūsų procese.

Tai galite padaryti parengę naudojimo atvejų sąrašą. Čia rasite pavyzdinį naudojimo atvejų sąrašą.‍.

Tyrinėdami rinką visada galite grįžti prie šių klausimų ir užduoti sau klausimus: Ar šis sprendimas išsprendžia mano problemas?

Jei atsakymas yra neigiamas, nebeskirkite daugiau laiko įrankio tyrimui (nesvarbu, kokios spindinčios būtų jo demonstracinės versijos). Tai paprasčiausiai jums netinkamas pasirinkimas.

Jei atsakymas teigiamas, vadinasi, turite potencialų kandidatą.  

2. Atlikite namų darbus

Kai nustatysite savo poreikius, metas patikrinti galimas parinktis. 

Pateikiame keletą paprastų tyrimo metodų:

• Pasiteiraukite kolegų ir draugų apie įrankius, kuriuos jie mėgo naudoti arba tebenaudoja,
• Pasikalbėkite su kitais IT sektoriaus projektų vadovais,
• Pasidomėkite rekomendacijomis IT pramonei skirtose svetainėse, pavyzdžiui, G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.

3. Išbandykite jį

Išbandykite įrankį patys. Dažniausiai gausite nemokamą bandomąją versiją. Surinkite nedidelę kolegų grupę ir kartu išbandykite įrankį. Pasirinkite žmones su skirtingais darbo stiliais, reikia surinkti kuo įvairesnių nuomonių.

Tai taip pat suteikia galimybę išbandyti klientų aptarnavimo paslaugas. Naujos priemonės diegimas reikalauja daug darbo, todėl paslaugų teikėjo pagalba gali būti labai svarbi. 

Taip pat galite paprašyti demonstracinės versijos ir praleisti laiko su pardavimų komanda, kad sužinotumėte daugiau apie tai, kaip jie naudoja įrankį ir kokias funkcijas jis turi. Užduokite pagalbos komandai klausimą ir pažiūrėkite, per kiek laiko ji atsakys. Išnagrinėkite pagalbos centrą ir išteklius, kad įsitikintumėte jų kokybe.

4. Gaukite grįžtamąjį ryšį

Paprašykite visų bandomajame projekte dalyvavusių asmenų pateikti atsiliepimus. Paklauskite apie tokius dalykus kaip:

• Ar tai padėjo išspręsti X problemą?
• Kiek laiko užtrunka pradėti naudotis įrankiu?
• Kas jiems labiausiai ir mažiausiai patiko?

5. Gaukite pritarimą

Įgyvendinant naują sprendimą, labai svarbu, kad žmonės, kurie juo naudosis, pritartų. 

Negalite paprašyti tuzino žmonių staiga pakeisti savo darbo tvarką, nes ką tik gavote naują įrankį. Jie nebus tuo patenkinti.

Atvirai informuokite apie įgyvendinimo procesą. Parodykite komandai, kodėl jums reikia šio sprendimo. Jei susiduriate su kai kuriomis iš pirmiau mano išvardytų problemų, parodykite, kaip įrankis padeda jas pašalinti. Įveskite pokytį palaipsniui ir švelniai. 

6. Įgyvendinti

Sukurkite įgyvendinimo planą, kitaip jūsų sprendimas neatneš jums visos naudos, kurios siekiate. Planuodami diegimą atsižvelkite į šiuos klausimus:

• Kada norėsite visus įtraukti? 
• Ar ketinate ją paskirstyti, ar atlikti vienu metu?
• Ar jūsų komandos nariams reikia mokymų? Jei taip, kas juos surengs?
• Kada ketinate nustatyti svarbiausias integracijas? Kas bus atsakingas už jų nustatymą?
  

Kai viskas bus parengta, nepamirškite rodyti gerą pavyzdį. Naudokitės priemone ir būkite jos advokatas, kad paskatintumėte kitus projektų vadovus. Patikėkite manimi, jei jūsų įmonė susidūrė su kuria nors iš mano išvardytų problemų, jie jums padėkos.

7. Kontroliuoti ir vykdyti

Net ir geriausias įrankis jums nepadės, jei juo nebus nuolat naudojamasi. Sukurkite paprastą procesą, kad šis sprendimas taptų kasdiene jūsų pareigų pagalbine priemone.

Apibendrinimas 

Rasti tinkamą projektų portfelio valdymo įrankį, kuriame būtų suderintos visos jums reikalingos funkcijos, neturi būti sunku. 

‍

Jei mano paminėtos pavyzdinės funkcijos jums patinka, užsisakykite demonstracinę versiją ir pamatysite, kaip "Primetric" padeda spręsti dažniausiai pasitaikančias IT įmonių valdymo problemas.