.JPG)
Kas yra projekto valdymo etapai?
Svarbiausias projekto valdymo etapas - tai aiškiai apibrėžtas projekto trukmės momentas, kai matuojama projekto pažanga ir lyginama su galutiniu tikslu.
Paprastai projekto etapas pasirenkamas siekiant pabrėžti svarbų projekto grafiko pasiekimą arba svarbios jo dalies užbaigimą. Be to, jie taip pat yra tinkamas metas stebėti projekto statistiką ir spręsti bet kokias problemas, kurios gali iškilti procesuose. Jie taip pat gali būti vertinga informacija komandos nariams, norintiems geriau planuoti projekto etapus.
Kuo skiriasi tarp etapų ir...
Tikslai?
Projekto tikslas yra bendriausia iš sąvokų, kurias apibūdinsime šioje pastraipoje. Taip yra todėl, kad jie apibrėžia galutinį projekto tikslą, o pagrindiniai etapai orientuoti į nuoseklius jo žingsnius.
Pavyzdžiui, galutinis IT įmonės tikslas būtų sukurti veikiančią programėlę. Tokiu atveju etapai žymėtų įvairių funkcijų ar kitų pagrindinių programinės įrangos dalių, įtrauktų į projekto planą, sukūrimą.
Rezultatai?
Projektų pristatymo rezultatai yra labiau susiję su projekto valdymo etapais nei kiti šiame skyriuje apibrėžti terminai. Taip yra todėl, kad rezultatai yra faktinis etapo užbaigimo rezultatas.
Pavyzdžiui, jei vadovaujate IT įmonei, svarbiausias etapas gali būti tam tikros programėlės funkcijos sukūrimas. Kita vertus, rezultatai apima visas atskiras dalis, kurios buvo sukurtos kuriant tą funkciją, pavyzdžiui, priekinę dalį, galinę dalį arba dizainą.
Užduotis?
Etapų planavime užduotis yra mažiausias visų su projekto etapais susijusių terminų vienetas. Taip yra todėl, kad orientyrai iš tikrųjų yra suskirstyti į užduotis, kurios yra tiesiog vienas po kito einantys žingsniai, padedantys užbaigti visą orientyrą. Kitaip tariant, užduotis paprastai yra nedidelis veiksmas arba veiksmų rinkinys, kurį atlieka paskirti komandos nariai arba projekto komanda.
Pavyzdžiui, kai projekto etapas yra tam tikros funkcijos kūrimas, o šios funkcijos rezultatai apima frontendą, užduotis gali būti tam tikro mygtuko sukūrimas.
Projekto etapai - pavyzdžiai
Projekto etapai paprastai yra svarbiausi projekto valdymo pasiekimai, pvz:
- įvairių projekto etapų pradžios arba pabaigos datas,
- kliento patvirtinta funkcija arba projekto dalis,
- kurti pagrindines projekto funkcijas,
- suinteresuotųjų šalių susitikimai,
- pagrindiniai pristatymai ar išleidimai.
Tačiau galutiniai etapų planavimo elementai gali labai skirtis nuo šiame sąraše pateiktų pavyzdžių - galiausiai viskas priklauso nuo projekto tipo, jo gyvavimo ciklo ir pagrindinių tikslų.
Projekto etapų kūrimas - dažniausios klaidos
Geriausiu atveju niekada nesusidursite su neteisingais projekto valdymo nesklandumais, o jūsų projekto tvarkaraštyje nebus klaidų ir nė vieno neteisingo projekto etapo. Tačiau geriausia žinoti, kaip jie atrodo, jei tokių nesklandumų jūsų projekte pasitaikytų.
Dažniausiai pasitaikančios klaidos kuriant projekto planą ir jo etapus yra šios:
- tikslų, rezultatų ar užduočių supainiojimas su projekto etapais. Mygtuko sukūrimas programėlei nėra orientyras, kaip ir projekto užbaigimas! Venkite į projekto tvarkaraštį įtraukti tokius svarbiausius etapus - jie gali būti klaidinantys.
- neteisingos užduočių priklausomybės. Nesvarbu, ar dirbate judriu, ar krioklio principu, visi pagrindiniai rezultatai ir užduotys yra susiję. Jei šių sąsajų nenustatysite, gali būti neįmanoma pasiekti projekto etapų.
- nenaudoti projektų planavimo įrankiai.. Jie gali paversti neapdorotus duomenis daug suprantamesnėmis Ganto diagramomis ir lentelėmis, todėl yra geriausias pasirinkimas siekiant pagerinti informacijos srautą įmonėje.
- sukurti per mažai arba per daug orientyrų. Dėl to sukuriami arba per bendri, arba per išsamūs projekto tvarkaraščiai, kuriuos (abiem atvejais) sunku suprasti ir suskirstyti į užduotis ir rezultatus. Dėl to galite praleisti kai kuriuos pagrindinius orientyrus ir neįtraukti jų į projekto tvarkaraštį!
- stebėsenos trūkumas. Kaip žino kiekvienas projektų vadovas, nėra projektų, kurie būtų užbaigti be pradinio plano pakeitimų. Viso projekto, taip pat ir projekto etapų stebėsena naudojant valdymo įrankį leidžia vadovams tikrinti pažangą ir reaguoti į bet kokias kliūtis kelyje.
Kaip nustatyti projekto etapus? 5 klausimai, kuriuos reikėtų užduoti
Gerai, pagal apibrėžimą viskas skamba gana aiškiai, bet ką daryti, jei projekto vadovas nėra tikras, ar jo projekto etapai yra teisingi?
Tokiu atveju jie turėtų užduoti sau šiuos 5 klausimus:
- Ar projekto etapas suteikia klientui išsamią informaciją apie paslaugų teikėjo pastangas?
- Ar orientyre nurodyta, kokias užduotis ir rezultatus reikia atlikti, kad orientyras būtų tinkamai įvykdytas?
- Ar šis etapas gali būti pagrindinis grafiko ar projekto etapų žymuo?
- Ar etapas gali būti naudojamas projekto rezultatams vertinti?
- Ar į etapą įtraukta rizikos analizė?
Jei į visus šiuos klausimus atsakėte teigiamai, tikėtina, kad jūsų orientyras yra teisingas. Sveikiname!
Kodėl projekto valdyme svarbūs etapai?
Į projekto etapus kartais neatsižvelgia tie, kurie jau yra perkrauti tikslais, tvarkaraščiais ir kitais uždaviniais. Tačiau projekto valdymo etapai specialistams ir jų vadovams suteikia visai kitokių vertybių, kuriomis jie gali pasinaudoti.
Privalumai C lygio vadovams
Nors gali atrodyti, kad projekto orientyrai yra idėja, kuri gali patikti tik projektų vadovams, ji taip pat gali būti labai naudinga PMO, COO ar net finansų direktoriams. Turėdami tokius kontrolinius taškus, jie gali:
- pagerinti savo sąmatas remiantis projekto planavimu,
- stebėti projekto eigą nesigilinant į jo detales,
- rasti projektus, kuriems gresia vėlavimo rizika, ir imtis veiksmų pagal gautą informaciją,
- tikrinti projekto biudžetą projekto metu, o ne tik jo pabaigoje,
- rasti geriausiai veikiančius projektus, taip pat tuos, kurių rezultatai prastesni,
- atrasti projekto trūkumus ir ateityje juos patobulinti.
Privalumai projektų vadovams
Projektų vadovai yra tie, kurie kasdien dirba su projekto etapais. Jų dėka šie specialistai gali:
- pastebėti bet kokias problemas ir jas išspręsti, kol jos nepaveikė viso projekto,
- valdyti kelis projektus be mikromanipuliavimo,
- kontroliuoti projektų įgyvendinimo laiką ir pažangą,
- prireikus remti projektus,
- informuoti suinteresuotąsias šalis ir padėti joms stebėti projekto tvarkaraštį.
Išmokos darbuotojams
Daugeliui darbuotojų projekto etapai gali atrodyti kaip grėsmingas priminimas apie visas jų laukiančias pareigas. Tačiau tinkamai valdomi projekto etapai gali padėti projekto komandai:
- stebėti savo darbą Ganto diagramos priemonėmis, skirtomis projektų valdymui,
- veiksmingai planuoti savo darbą ir siekti pasirinkto tikslo,
- numatyti visas kliūtis, kurios gali iškilti darbo eigoje, ir aptarti jas su vadovais,
- patirti pasiekimų jausmą dirbant ir pagerinti moralę,
- išlikti motyvuotiems viso projekto, kuris kitu atveju galėtų būti gana monotoniškas, metu.
Privalumai jūsų klientams
Be abejo, tinkamas projekto etapas gali būti naudingas ir jūsų klientams, ypač tiems, kurie tikisi matyti tobulą projekto planą. Pavyzdžiui, jie:
- padėti jiems stebėti savo projektų vystymąsi,
- pažymėti laiką, kada reikia įvertinti vėlesnes jo dalis,
- leidžia geriau valdyti biudžetą, nes projekto etapai dažnai yra susiję su atsiskaitymais.
Kaip nustatyti projekto etapus?
Jei atidžiai perskaitėte šį straipsnį, jau žinote, kas yra etapai. Tačiau kaip nustatyti, kokie jie yra jūsų konkrečiame projekte?
1. Parengti projekto apimtį
Beveik kiekvienas projekto valdymo procesas susijęs su projekto apimties nustatymu, ne išimtis ir etapų nustatymo procesas.
Svarbu tai, kad šiuo atveju reikia turėti ne tik bendrą visų veiklų planą. Šiuo metu taip pat turėtumėte apibrėžti:
- viso projekto ir vėlesnių jo etapų konkrečių tikslų ir rezultatų sąrašas,
- užduočių ir joms atlikti reikalingų įgūdžių apžvalga,
- kiekvienos į projektą įtrauktos operacijos numatomos išlaidos,
- pageidaujami viso projekto ir jo etapų terminai,
- priėmimo kriterijai,
- projekto apribojimai.
Ši informacija padeda sukurti išsamią darbų suskirstymo struktūrą, kuri yra projekto etapų pagrindas.
2. Pasirinkite svarbiausius kontrolinius taškus
Apskaičiavę kiekvienam projekto etapui užbaigti reikalingus rezultatus, aiškiai matysite, kada vienos užduotys bus baigtos, o kitos pradėtos. Tačiau ne visos jos jums aktualios - kai kurios iš jų yra svarbesnės projekto sėkmei nei kitos.
Šiuo metu nesvarstykite jokių užduočių, kad:
- neturi jokios įtakos galutinio produkto tinkamumui naudoti,
- nesukels vėlavimo į kitus projekto etapus,
- neturi jokios lemiamos reikšmės projektui,
- neparodo, kiek darbo įdėta į proceso etapo užbaigimą.
Tada sąraše likusioms operacijoms priskirkite pradžios ir pabaigos datas.
Po to galite peržiūrėti mūsų etapų pavyzdžius ir priskirti juos veiksmams ir etapams laiko juostoje. Jei manote, kad jūsų projektas turėtų būti orientuotas į ką nors kita, drąsiai pridėkite kitų pasiūlymų.
3. Projekto etapų vizualizavimas ir informavimas apie juos
Neužtenka tik pasirinkti etapus - taip pat reikia užtikrinti, kad kiekvienas projekto vadovas ir specialistas žinotų apie jų egzistavimą.
Norėdami užtikrinti, kad visi galėtų susipažinti su projekto etapais, rekomenduojame naudoti projektų portfelio valdymo įrankius, kurių vizualizacija pagrįsta Gantto diagramomis ir kalendoriais. Jie leidžia projektų vadovams kalendoriuje rodyti projekto trukmę kartu su visa jo informacija - taip, kaip tai pavaizduota "Primetric" programoje toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje.
Svarbu tai, kad "Primetric" taip pat galite apriboti tam tikrų projekto detalių matomumą ir užtikrinti, kad svarbius duomenis matytų tik vadovai.
Be to, vizualizacijomis siekiama kelių ne mažiau svarbių tikslų. Naudodami jas galite:
- stebėti specialistų dirbtą laiką,
- peržiūrėti etapus, kuriems priskirti žmonės,
- peržiūrėti planuojamus, faktinius ir projektinius asignavimus bei projektus,
- ateinančiomis savaitėmis tikrinkite valstybinių švenčių dienas.
Todėl naudodamiesi specializuotomis projekto etapų valdymo priemonėmis galite išsamiai apžvelgti savo veiksmus ir padidinti sėkmės tikimybę.
Projekto etapų valdymas: pagrindiniai tikslai
Neužtenka pasirinkti tinkamus projekto etapus - taip pat reikia žinoti, kaip juos tobulinti ir kaip juos valdyti.
Visiems projektų vadovams rekomenduojame:
- Sumažinkite riziką. Kurdami projekto planą, nemanykite, kad viskas vyks taip, kaip suplanuota; palikite šiek tiek vietos klaidoms. Tuomet numatykite dalykus, kurie gali nepavykti, venkite kliūčių ir pridėkite šiek tiek papildomo laiko netikėtumams. Blogiausiu atveju projektą baigsite anksčiau!
- Valdykite visą projektų portfelį. Jei jūsų įmonė nėra labai maža, tikriausiai turite daugiau nei vieną projektą. Naudokite visų jų informaciją, kad sukurtumėte planą, suderinamą su visomis jūsų operacijomis.
- Atsiskaitykite už darbą paketais. Neišrašinėkite sąskaitų klientams kiekvieną kartą, kai atliekate pakeitimus sistemoje! Vietoj to planuokite darbus paketais ir išrašykite sąskaitą klientui už didesnę darbo dalį.
- Stebėti visų projektų pažangą. Dažnai nepakanka stebėti tik vieną projektą, nes vienos veiklos problemos gali turėti įtakos kitiems projektams. Visų projektų apžvalga gali padėti atrasti problemas ir jų sprendimo būdus, kol jos dar netapo aktualesnės.
Etapai ir pinigų srautai: kaip jie veikia biudžeto sudarymą?
Nėra projekto be biudžeto - ta pati taisyklė galioja ir projekto etapams.
Dažnai manoma, kad svarbiausi etapai yra susiję su darbo eiga. Tačiau darbo eiga yra neatsiejama nuo sąnaudų ir gaunamo pelno. Kiekvienas etapas turi savo sąnaudas, įkainius ir galiausiai pajamas - taip, kaip parodyta toliau pateiktoje "Primetric" sąmatoje.
Daugeliu atvejų etapai netgi susieti su:
- atsiskaitymo tipai ir grafikai (mokama tik tada, kai įvykdomas etapas),
- mokėjimas už kiekvieną etapą (vieną etapą arba etapų rinkinį),
- mokėjimas už kiekvieną įmoką, jei taikoma.
Todėl į projekto etapus taip pat gali ir turi būti įtraukti finansiniai reikalavimai, pavyzdžiui, numatomos išlaidos, pajamos ir pridėtinės išlaidos. Dėl tokio sprendimo jie gali būti ne tik projekto grafikų pagrindas, bet ir mokėjimų planas apskaitos tikslais.
Ar norite savo organizacijoje įdiegti projekto etapus?
Jokių problemų - tai galima padaryti akimirksniu!
Pirmiausia peržiūrėkite kitus mūsų straipsnius apie projektų valdymą ir sužinokite apie:
o tada tiesiog pasinerkite į praktiką ir išbandykite Primetric jau dabar!
.png)
