Išteklių planavimas programoje "Jira" - pagrindinio planuotojo vadovas [PATARIMAI]

Ar galiu atlikti išteklių planavimą standartinėje "Jira"?

Supraskime tiesiai šviesiai - "Jira" buvo sukurta kaip projektų valdymo įrankis. Viena iš svarbiausių funkcijų yra užduočių valdymas.

Todėl jos struktūra leidžia vykdyti tik trumpalaikį išteklių planavimo procesą, kurio, remiantis mūsų patirtimi, daugeliu atvejų nepakanka. Pavyzdžiui, su tokia problema susidūrė "Capco", vienas iš mūsų klientų, kuris, prieš atrasdamas mūsų įrankį, susidūrė su paskirstymo problemomis.

Todėl trumpas atsakymas: ne, ilgalaikis išteklių planavimas "Jira" neįmanomas dėl jos struktūros ir užduočių valdymo.

Taigi, kaip galite planuoti išteklius naudodami "Jira"? Toliau šiame straipsnyje rasite du konkrečius būdus.

Ką galima padaryti vien "Jira"?

Šiuo metu projektų vadovai gali naudoti "Jira", kad sukurtų projektus, užduotis ir paskirtų žmones, kurie turi jas atlikti.

Jie taip pat gali nustatyti galutinius terminus ir stebėti, ar pagrindiniai etapai įvykdyti. Toks paprastas išteklių planavimas teikia informaciją apie projektą ir jo eigą tik trumpalaikėje perspektyvoje ir remiantis jūsų sukurtomis užduotimis.

Vis dėlto, turint daugybę projektų ir komandos narių, daugelis žmonių mano, kad šios funkcijos "Jira" trūksta. Kitaip tariant, išteklių planavimas projektų valdymui "Jira" yra mažų mažiausiai apsunkinantis.

Išteklių planavimo tik "Jira" privalumai ir trūkumai

"Jira" išteklių planavimo metodas yra labai orientuotas į projektą ir neleidžia projektų vadovams matyti platesnio visų operacijų vaizdo. Jis nesuteikia jokios informacijos apie komandos narių pajėgumus ir panaudojimą.

Kitaip tariant, planuodami išteklius turite aklai pasirinkti darbuotojus naujai užduočiai ir laukti jų reakcijos be jokio išsamaus projektų valdymo ar pajėgumų planavimo. 

Be to, " Jira" taip pat negali tvarkyti jokių su ištekliais susijusių finansų. Todėl jos negalima naudoti tikslioms biudžeto prognozėms kurti ar darbo užmokesčiui apskaičiuoti - tai reikia daryti atskirai visuose "Jira" projektuose.

Todėl "Jira" gali būti ne pats geriausias pasirinkimas išteklių planavimui, ypač aukšto lygio vadovams ir vadybininkams, kurie ieško bendresnės veiklos apžvalgos. Tačiau kaip žinoti, ar tai tikrai nėra jums tinkamas pasirinkimas?

Ką reikėtų įtraukti į išteklių planą? 

Pirmiausia atsakykime į šį klausimą pateikdami tinkamo išteklių plano apibrėžtį. 

Išteklių planas - tai visų išteklių ir operacijų tam tikru laiku planas. Norint suderinti visas šias funkcijas, visapusišką išteklių planavimą siūlantys sprendimai turi siūlyti įvairias parinktis. 

Apskritai tipiniame išteklių plane turėtų būti tokie elementai kaip: 

• žmonės, 
• biudžetas ir išlaidos,
• įgūdžiai, patirtis, sertifikatai, 
• pajėgumus ir panaudojimą, 
• kalendoriai su lanksčiomis paskirstymo ir redagavimo funkcijomis, 
• prognozuoti būsimus projektus ir jiems reikalingus išteklius. 

"Primetric" turi visas šias ir dar daugiau funkcijų.

Ar išteklių planas gali skirtis nuo pirmiau pateikto sąrašo?  

Kai kurių įmonių atveju išteklių planuose taip pat turėtų būti numatytos sąnaudos ir pelnas su visais jų elementais (įskaitant darbo užmokestį, pridėtines išlaidas ir kt.).

Šie elementai ypač svarbūs tose pramonės šakose, kurios pelnosi iš savo darbuotojų kūrybos ir turi optimizuoti jų darbo krūvį - IT pramonė yra puikus tokių įmonių pavyzdys. 

Kuo skiriasi ilgalaikis ir trumpalaikis planavimas? 

Ilgalaikį ir trumpalaikį planavimą reikėtų nagrinėti atskirai, nors jų tikslas labai panašus. Taip yra todėl, kad iš tikrųjų tai labai skirtingi procesai. 

Trumpalaikis planavimas - apibrėžimas

Trumpalaikis planavimas skaitmeninėse priemonėse, pavyzdžiui, "Jira", paprastai apima platų užduočių valdymą. Tai labai gerai tinka atskiriems projektams, be to, jie gali suteikti išsamių įžvalgų apie atitinkamas operacijas.

Tačiau ji suteikia vadovams tik ribotą ir trumpalaikę įmonės veiklos apžvalgą. 

Ilgalaikis planavimas - apibrėžimas

Štai čia ir įvyksta tikroji magija. Kai kalbamės su įvairiais vadovais, jie siekia, kad būtų galima greitai nustatyti riziką ir galimybes, nesigilinant į nereikalingas veiklos detales. Jų požiūriu, ilgalaikis planavimas yra daug naudingesnis.

Taip yra todėl, kad ji padeda prognozuoti, kas nutiks per ateinantį mėnesį, ketvirtį ar net metus, ypač jei vykdote ilgalaikius projektus. Dėl to galite susidaryti bendrą vaizdą ir priimti strateginius sprendimus, kad išvengtumėte nereikalingos rizikos - visa tai darant sukuriamos 100 % tikslios sąmatos net reikliausiems klientams.

Be to, ilgalaikio planavimo įrankiai gali pasiūlyti daugybę papildomų galimybių, kurios jums gali būti naudingos, įskaitant pajėgumų prognozę, projektų portfelio valdymą, lanksčius asignavimus ir kt. 

Be to, ilgalaikis planavimas naudingas ne tik projektų vadovams, bet ir pardavimų komandai, finansų direktoriams ar net pačiam generaliniam direktoriui - visa tai dėl jo visapusiškumo .

Kaip valdyti išteklius "Jira"?

Išsamus išteklių valdymas "Jira" nėra įmanomas - kaip jau minėjome, įrankis turi tik pagrindines tokius procesus palengvinančias funkcijas. Naudodamiesi šiuo įrankiu galite tik sukurti naują projektą (arba įvesti jau esamą), pridėti prie jo užduočių ir tarpinių užduočių bei įtraukti už jas atsakingus asmenis. 

Laimei, yra kitų įrankių, kuriuos galite naudoti, įskaitant "Primetric". 

Kaip sužinoti, ar man pakanka riboto "Jira" išteklių planavimo? 

Prieš pradėdami ieškoti toliau, pirmiausia turėtumėte įsitikinti, kad jis tikrai nepateisins jūsų lūkesčių. Norėdami tai padaryti, atsakykite į šiuos klausimus: 

1. Ar jums kada nors sunku paskirti konkretų asmenį projektui? Kaip priimate sprendimą? Remdamiesi žmonių įgūdžiais ir (arba) patirtimi, darbo užmokesčiu ir galimybėmis?
2. Ar norite matyti žmonių darbo krūvį ir užimtumą ilgiau nei kelias savaites?
3. Ar jums reikia bendros projekto įgyvendinimui reikalingų funkcijų apžvalgos?
4. Ar jums reikia matyti panaudojimo lygį, suskirstytą į mokamą ir nemokamą? 
5. Ar jums reikia žinoti darbuotojo darbo užmokestį, įgūdžius ir patirtį, kad galėtumėte juos sėkmingai paskirstyti? 
6. Ar jūsų įmonė naudoja skirtingus planavimo modelius, t. y. panaudojimo, fiksuotų valandų ir pan.? 
7. Ar turite rankiniu būdu atsižvelgti į laisvadienius ir švenčių dienas? Ar norite pastebėti visas valstybines šventes ir neatvykimus į darbą? 

Jei į bet kurį iš šių klausimų atsakėte teigiamai, turiu jums blogų naujienų. 

"Jira" nepakanka įmonės ir komandos ištekliams planuoti. 

Vis dėlto neturėtumėte nerimauti dėl "Jira" problemų - vis tiek galite naudoti priedus arba specialius įrankius, kad procesas būtų sklandus ir pritaikytas jūsų poreikiams. Vienas iš tokių įrankių yra Primetric! 

Ar galiu planuoti išteklius "Jira Advanced Roadmaps"? 

"JIRA Advanced Roadmaps" yra vienas iš "JIRA" priedų. Pasak jo teikėjų, jis gali valdyti sudėtingas užduotis ir projektus bei strategiškai dirbti su daugeliu projektų.

"JIRA" išteklių planavimas su išplėstiniais veiksmų planais - kokias funkcijas jis apima? 

Šiuo įrankiu galima: 

• planuoti komandų darbą ir stebėti skirtingų komandų santykius bei jų indėlį į projektus,
• analizuoti problemų šaltinius (valdybas, projektus ir filtrus), pagal kuriuos nustatoma, kokie duomenys bus naudojami "Jira" programinėje įrangoje kuriant planą,  
• kurti projektus ir užduotis, 
• apibrėžti išimtis ir prioritetus.

Kaip matyti iš pirmiau pateiktų funkcijų, "Jira Advanced Roadmaps" turi keletą papildomų išteklių paskirstymo funkcijų. Vis dėlto ji apima užduotis, o ne bendresnę apžvalgą, ir tikrai nėra geras pasirinkimas norintiems atidžiau pažvelgti į konkrečius specialistus ir jų pajėgumus. Kitaip tariant - ji tiesiog negali. Tačiau "Primetic" gali lengvai užpildyti šias spragas. 

"Jira" išteklių valdymas su priedais ir plėtiniais

"JIRA" didžiuojasi savo gebėjimu integruotis su įvairiomis kitomis priemonėmis, ir tai yra sprendimas, kurį paslaugų teikėjas rekomenduoja šiam naudojimo atvejui. Tiesą sakant, "Atlassian Marketplace" galite rasti dešimtis tokių įrankių. Tačiau yra tik keletas įrankių, kurie iš tiesų gali atlikti ir išsamų, ir bendresnį išteklių valdymą.

"JIRA" išteklių planavimas su "Primetric

"Primetric", kuri taip pat siūloma "Atlassian Marketplace", yra vienas iš įrankių, siūlančių išsamų išteklių planavimą, kurį galima integruoti su "JIRA".

Šis sprendimas buvo sukurtas siekiant realiuoju laiku importuoti visą reikiamą informaciją iš "Jira" ir naudoti ją kuriant tikslius ir naujausius bet kokių operacijų planus. 

"Primetric" išteklių valdymas siūlo: 

• lanksčios, redaguojamos, tempiamos ir nuleidžiamos Gantto diagramos - komandos narių ir projektų kalendoriai su informacija apie atostogas, nedarbingumą ir valstybines šventes, 
• išsamus biudžeto sudarymas remiantis informacija apie darbo užmokestį ir stebimas valandas, taip pat projekto finansus (pajamas, pridėtines išlaidas ir kt.), 
• protingas paskirstymas (sistema siūlo geriausius komandos narius darbui atlikti), 
• "Jira" išlaidų valdymas pagal stebimas valandas,
• intuityvi paskirstymo paieškos juosta jūsų projektuose, 
• mokamų ir nemokamų asignavimų,
• automatiškai apskaičiuotas visų naudotojų pajėgumas,
• išplėstinės ir pritaikomos pagrindinių rodiklių ataskaitos, įskaitant suolus, viršvalandžius ir perteklinį užsakymą, 
• įgūdžių duomenų bazė, kurioje pateikiama informacija apie darbuotojų patirtį, įgūdžius ir sertifikatus, 
• išsami visų projektų ir juose dalyvaujančių žmonių apžvalga, 
• perspėjimai ir pranešimai apie svarbiausius klausimus, įskaitant užsakymų perviršį,
• nuolatinė Primetric patarėjų parama. 

Todėl "Primetric" išteklių planavimas gali suteikti projektų vadovams išsamią ir bendrą visų jūsų organizacijos operacijų bei jų finansų apžvalgą. Jei norėtumėte patys išbandyti šią programą - galite ją nemokamai išbandyti čia.

Žinoma, tai tik viena iš galimų parinkčių - kitas galite peržiūrėti mūsų išteklių planavimo įrankių reitinge.

Kokie yra išteklių planavimo, integruoto su "Jira", privalumai?

Su "Jira" integruotas išteklių planavimas - toks, kokį siūlo "Primetric" - turi keletą privalumų projektų vadovams. Tarp jų: 

• patogus darbas, 
• jokių klaidų, 
• sklandus bendravimas, 
• naujausia informacija, 
• suderinamumas su " Jiractime" stebėjimu,
• skirtingi prieigos lygiai, 
• tikslios sąmatos ir planai, 
• išplėstinės ataskaitos,
• lanksčiai paskirstyti lėšas, 
• išsamus darbuotojų ir visų projektų valdymas vienu metu. 

DUK

Ar galiu pridėti funkcinių įgūdžių rinkinius prie komandos nario profilio "Jira"? 

Ne - tai galima daryti tik su tam tikrais priedais. Vienas iš jų yra "Primetric" - įgūdžių valdymas ir apskritai projektų valdymas jau yra įtrauktas į šį įrankį ir gali būti naudojamas ieškant ir pasirenkant tinkamą asmenį darbui. 

Ar galima komandose turėti bendrųjų išteklių ir priskirti juos išplėstiniuose veiksmų planuose?

Ne, ši funkcija nebėra prieinama. Vis dėlto kai kurie priedai, įskaitant "Primetric", siūlo šią parinktį. 

Ar "Jira" galima skirti ne visą darbo dieną? 

Taip, galite paskirti žmogų projektui vos kelioms valandoms per savaitę. Tačiau negalite palyginti to asmens pajėgumų ir galimybių su naujuoju paskyrimu. Dėl to rizikuojate pertekliniu užsakymu. Programoje "Primetric" galite ir pridėti asmeniui ne visą darbo laiką skiriamą asignavimą, ir patikrinti, ar jis yra išnaudojamas. 

"Jira" išteklių planavimas - santrauka

Nors "Jira" neabejotinai gali atlikti paprastą išteklių planavimą, ji yra tinkamas pasirinkimas tik tiems, kurie nori suskirstyti konkrečius projektus į užduotis. Be to, net ir tai padaryti gali būti sudėtinga, nes "JIRA" nesaugo daug svarbiausios informacijos, todėl gali būti daromos neteisingos išvados. 

Tačiau, nors "Jira" pati savaime nėra tinkama išteklių planavimui, ji neabejotinai yra puikus integracijos įrankis. Primetric atveju jas galima atlikti akimirksniu. Kaip? Užsisakykite demonstracinę versiją ir sužinokite.

‍