Kaip stebėti darbuotojų darbo rezultatus: Projektų vadovams skirtas ekspertų vadovas

‍Kodėlturėtumėte stebėti darbuotojų darbo rezultatus ?

Darbuotojų darbo rezultatų stebėjimas yra ne tik sąžiningas jų produktyvumo įvertinimas - tai labai svarbu jūsų verslo sėkmei. Nuolatinis darbuotojų veiklos rezultatų valdymas, paremtas šiuolaikinėmis priemonėmis, motyvuoja žmones ne tik siekti užsibrėžtų tikslų, bet ir užmegzti prasmingesnius santykius su vadovais bei augti organizacijoje. 

Kitaip tariant, darbuotojų darbo rezultatai palaiko žmogiškąją patirtį, kuri labai svarbi kiekvienam žmogui. darbuotojui šiuolaikinėje darbovietėje.. 2019 m. "Deloitte" ataskaita " Pasaulinės žmogiškojo kapitalo tendencijos " atskleidė, kad 84 proc. respondentų mano, jog žmogiškoji patirtis yra svarbus klausimas jų organizacijai. 

Dabar jau suprantate, kodėl jos stebėjimas gali turėti įtakos siekiant verslo tikslų. Tačiau kas tai yra? 

Kas yra darbuotojo veikla? Apibrėžimas

Darbuotojų darbo našumas - tai darbuotojų veiksmingumas atliekant užduotis ir siekiant rezultatų. Tačiau tai tik viena medalio pusė. Kita pusė susijusi su tuo, kaip organizacijos valdo, ugdo ir skatina darbuotojus siekti geresnių rezultatų - tai yra kertinis organizacijos veiklos pagrindas.

Nors bendros ir visa apimančios teorijos apie tai nėra, vadovai gali nesunkiai nustatyti, kad asmuo ar komanda dirba gerai, palyginę, kaip jie dirba ir ką pasiekia, su pramonės standartais. Patikimos informacijos šiuo klausimu jie gali gauti naudodamiesi stebėjimo programine įranga, kuri gali būti naudojama ir savikontrolei, ir darbuotojų veiklos stebėjimui.

Kodėl darbuotojų darbo rezultatai yra svarbūs? 

Pradėkime nuo grįžtamojo ryšio. Grįžtamojo ryšio teikti neįmanoma, jei nežinote, kaip darbuotojai atlieka savo kasdienes užduotis. Turite rasti būdą, kaip tai įvertinti, nes reguliarus grįžtamasis ryšys yra tai, ko reikia jūsų darbuotojams, kad jie neprarastų geros nuotaikos ir taptų dar produktyvesni.

• 24 proc. specialistų svarstytų galimybę išeiti iš darbo, jei jų vadovai teiktų netinkamą grįžtamąjį ryšį.(Šaltinis) 
• 68 % darbuotojų, kurie gauna tikslius ir nuoseklius atsiliepimus, jaučiasi patenkinti savo darbu.(Šaltinis)
• 69 % darbuotojų pripažįsta, kad dirbtų daugiau, jei manytų, kad jų pastangos bus geriau įvertintos.(Šaltinis)
• Organizacijose, kurios investuoja į nuolatinį grįžtamąjį ryšį, darbuotojų kaita yra 14,9 proc. mažesnė nei įmonėse, kurios pasikliauja metiniais vertinimais.(Šaltinis)

Galite būti tikri, kad naujosios kartos darbuotojai tikisi reguliariai gauti grįžtamąjį ryšį. 

• 80 % Y kartos darbuotojų pirmenybę teikia ne oficialiems vertinimams, o pripažinimui vietoje.(Šaltinis)
• 63 % Z kartos specialistų nori laiku išgirsti konstruktyvią grįžtamąją informaciją apie savo veiklą ištisus metus, o ne tik kartą per metus.(Šaltinis)

O kaip dėl reguliarių peržiūrų?

Tradicinis požiūris, kai atliekamos ketvirtinės ar metinės peržiūros, nebeveikia. Šios peržiūros nesuteikia darbuotojams reikalingos grįžtamosios informacijos ir verčia vadovus skirti daug laiko veiklos peržiūroms (kurios retai kada duoda norimų rezultatų). 

• 90 proc. veiklos vertinimų laikomi "skausmingais ir neveiksmingais".
• 51 % darbuotojų mano, kad metinės peržiūros yra netikslios.(Šaltinis)
• Veiklos valdymas užima daug laiko - kasmet vadovai jam skiria 210 valandų, o darbuotojai - 40 valandų, nors galėtų dirbti su projektų valdymu.(Šaltinis) 
• 95 % vadovų teigia esantys nepatenkinti tradiciniais veiklos valdymo sprendimais.(Šaltinis)

Kaip galite pasinaudoti darbuotojų darbo rezultatų stebėjimo privalumais?

Prasmingas darbuotojų veiklos valdymas yra susijęs su geresniais verslo rezultatais. Pasak " Deloitte", didelį poveikį turinčios organizacijos 1,4 karto dažniau pasiekia savo finansinius tikslus nei mažą poveikį turinčios organizacijos. Jos taip pat 2,4 karto dažniau diegia naujoves.

Dabar suprantate, kodėl kuriant tinkamą procesas ir tinkami įrankiai yra tokie svarbūs.:

• Tinkamos priemonės ir praktika padeda suprasti, kaip darbuotojai dirba ir kas daro įtaką jų darbui.
• Tai savo ruožtu leidžia reguliariai teikti tikslią grįžtamąją informaciją.
• Grįžtamojo ryšio kultūra įkvepia darbuotojus kasdien į darbą įdėti daugiau energijos.
• Tyrimai rodo, kad įkvėptas darbuotojas yra 125 proc. produktyvesnis nei patenkintas darbuotojas.

Tačiau pereikime prie esmės: kaip stebėti darbuotojų darbo rezultatus, kad visa tai būtų pasiekta?

Kaip stebėti darbuotojų darbo rezultatus?

Turėtumėte tiesiog stebėti darbuotojų darbo rezultatus - tai lengviau pasakyti nei padaryti, jei neturite tinkamų įrankių. Tiesiog negalime atsakyti į klausimą, kaip stebėti darbuotojų darbo rezultatus be stebėjimo programinės įrangos.

Žinoma, galite paprašyti to darbuotojo bendradarbių ar vadovų, kad jie, remdamiesi savikontrole, pasakytų, ar darbuotojas dirba gerai, ar ne. Tačiau galiausiai gausite daugybę subjektyvių nuomonių.

Kitas būdas - paklausti komandos narių apie jų suvokiamą veiklos lygį. Tai galite padaryti paprašę, kad jie pateiktų jums per savaitę ar mėnesį atliktų darbų ataskaitą. Tačiau ir šiuo atveju turėsite subjektyvią ataskaitą, priklausančią nuo darbuotojo gebėjimo prisiminti savo patirtį. Toliau rasite sprendimą.

Paprašykite darbuotojo naudoti darbuotojų stebėjimo programinę įrangą.

Šie sprendimai padeda darbuotojams suprasti, kiek laiko jie praleidžia atlikdami užduotis ir kaip produktyviai jie atlieka kasdienes užduotis - nuo laiko stebėjimo realiuoju laiku iki dienos pabaigoje pildomų veiklos žurnalų. O jūs gaunate objektyvių duomenų apie tai, kaip jie dirba, šaltinį, nes darbuotojų veiklos stebėjimas palieka mažai vietos klaidoms. Tačiau stebėsenos priemonių diegimas susijęs su tam tikrais iššūkiais.

Kodėl stebėjimo programinės įrangos diegimas gali būti sudėtingas?

Mūsų patirtis rodo, kad viena didžiausių problemų, su kuriomis šiuo metu susiduria įmonės, yra įtikinti darbuotojus registruoti savo darbo laiką.

Jiems darbuotojų veiklos rezultatų stebėjimas yra tik dar vienas veiksmas, kurį jie turi atlikti savo ir taip įtemptoje darbotvarkėje. Šiuo atveju padeda tinkamas procesas ir priemonės, leidžiančios lengvai sekti darbo laiką.

Pavyzdžiui, paimkite prognozuojamus darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Užuot rankiniu būdu pridėję ir aprašę užduotis prieš stebėdami, kiek laiko praleido jas atlikdami, darbuotojai gali naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kuriuose pateikiami preliminarūs vadovo šiam projektui nustatyti duomenys (užuomina: "Primetric" teikia prognozuojamus darbo laiko apskaitos žiniaraščius!).

Geri stebėsenos įrankiai taip pat turėtų leisti rinkti įvairias metrikas, leidžiančias suprasti, kaip darbuotojas dirba, atsižvelgiant į bendrą verslo tikslų paveikslą. Pavyzdžiui, "Primetric" siūlo įžvalgas tiek apie savikontrolę, tiek apie visų darbuotojų stebėseną vienu metu, nes pateikia išplėstines ataskaitas.

Kokius darbuotojų veiklos rodiklius turėtumėte naudoti?

Valdymas pagal tikslus 

Šis valdymo modelis orientuotas į organizacijos veiklos rezultatų gerinimą, verslo tikslus paverčiant konkrečiais individualiais tikslais, kuriuos nustato darbuotojas ir vadovas. Darbuotojas dirba siekdamas šių tikslų ir atsiskaito vadovui apie savo pažangą. 

Neatvykimo į darbą lygis

Neatvykimo į darbą ir darbo rezultatų koreliacija yra labai glaudžiai susijusi, nes priklauso nuo darbuotojų įsitraukimo. Tyrėjai patvirtina, kad labai motyvuoti ir įsitraukę darbuotojai ima mažiau nedarbingumo dienų ( Gallup duomenimis, net iki 37 % mažiau). Neatvykstantys į darbą darbuotojai savaime yra mažiau produktyvūs, o aukštas neatvykimo į darbą lygis visoje organizacijoje rodo prastesnius organizacijos veiklos rezultatus. Į "Primetric" įtraukėme specialią ataskaitą, kurioje aptariamas šis klausimas, kad projektų vadovams būtų lengviau suprasti šią dėlionės dalį.

Pelnas, tenkantis vienam etatui

Šis rodiklis rodo pelną, tenkantį vienam visos darbo dienos ekvivalentui (FTE). Dar vadinamas viso darbo laiko ekvivalentu (WTE), FTE - tai vienetas, kuris parodo įdarbinto asmens darbo krūvį taip, kad projektų vadovams būtų lengviau palyginti darbo krūvį įvairiomis aplinkybėmis. Norint apskaičiuoti pelną, tenkantį vienam etatui, visą pelną (pajamas atėmus išlaidas) reikia padalyti iš etato. Jei čia gaunate didelį skaičių, tai ženklas, kad jūsų organizacijai gerai sekasi produktyvumo požiūriu.

"Primetric" sistemoje FTE rodikliai suskirstyti į skyrius ir komandas, skirtas konkrečioms technologijoms. Tai padeda įvertinti atskirų komandos narių, komandų ir net ištisų skyrių veiklą.

Jei norite pradėti skaičiuoti savo FTE, parengiau atviros prieigos FTE skaičiuoklę, į kurią galite įrašyti savo vertes ir gauti apytikslius skaičiavimus:

FTE skaičiuoklė

Pajamos vienam darbuotojui 

Pajamos, tenkančios vienam darbuotojui, rodo, kiek pajamų vidutiniškai gauna vienas darbuotojas. Sujungę šį rodiklį su sąnaudomis vienam darbuotojui, galite sužinoti, kaip įmonei seksis dirbti tam tikrą ketvirtį. Programoje "Primetric" šią ataskaitą galite sukurti per kelias sekundes.

Viršvalandžiai vienam darbuotojui

Norėdami apskaičiuoti vidutinį vienam darbuotojui tenkančių viršvalandžių skaičių, paimkite visas viršvalandžių valandas, užfiksuotas bet kurioje sistemoje, kurią naudojate darbo laikui apskaityti, ir padalykite jas iš darbuotojų skaičiaus. Apskritai darbuotojai, kurie nori dirbti papildomai - yra motyvuoti ir duoda daugiau darbo. Taigi protingas vidutinis viršvalandžių kiekis yra geras ženklas. Šią metriką galite gauti ir "Primetric" ataskaitose.

Darbuotojų panaudojimas 

Panaudojimo rodikliai yra puikus būdas įvertinti asmens produktyvumą generuojant pajamas, palyginti su turimais pajėgumais. Panaudojimo rodikliai rodo darbuotojo darbo valandų, už kurias gali būti išrašomos sąskaitos, skaičių, palyginti su bendru darbuotojo užimtumu.

Jei nežinote, ką galite pasiūlyti ir kiek galite pasiūlyti, gali būti, kad darbuotojai bus nepakankamai arba per daug išnaudojami. Kad išvengtumėte šios problemos, reikia nustatyti tikslines panaudojimo normas. Tokie sprendimai, kaip "Primetric", padeda sužinoti daugiau apie darbuotojų panaudojimą ir nukreipia jus didesnio pelningumo link.

Profesionalus patarimas: norėdami užtikrinti darbuotojų produktyvumą, neskirkite jiems per mažai darbo - jiems bus nuobodu ir jų darbo našumas sumažės. Tačiau venkite teisingai juos užversti užduotimis - per daug užduočių sukelia nusivylimą. Raskite aukso vidurį tarp šių dviejų galimybių. Primetric padeda įveikti šį projektų valdymo aspektą, suteikdama jums lengvai naudojamus šilumos žemėlapius, kurie parodo, kas yra perkrautas darbais, o kas šiuo metu neturi ką veikti.

Užregistruotas laikas ir planuotas laikas

Kitas svarbus rodiklis, tiesiogiai susijęs su darbuotojų darbo rezultatais, - tai planuoto projekto laiko ir faktiškai jūsų komandos sugaišto laiko palyginimas. Bet koks neatitikimas padeda nustatyti jūsų vertinimo metodo problemas. O jei vykdote fiksuotos kainos projektus, kiekviena užregistruota valanda, kuri nebuvo įtraukta į pradinį planą, mažina projekto pelningumą. Kitaip tariant, darbuotojų darbo rezultatų stebėjimas parodo, ar viskas vyksta pagal planą.

Čia padeda ir "Primetric", siūlanti disponavimo ataskaitas, kuriose lyginamos suplanuotos, pajėgumų ir stebimų valandų santykis.

Darbuotojų veiklos rezultatų stebėjimas - geroji patirtis

• Nustatykite lūkesčius ir tikslus - Supraskite, ką norite pasiekti, ir atitinkamai įvertinkite darbuotojų darbo rezultatus. Ar siekiate padidinti darbuotojų produktyvumą, pagerinti jų išlaikymą ar įsitraukimą? Turite turėti aiškius programos tikslus ir veiksmingai juos pranešti darbuotojams.
• Atlikite patikrinimus vietoje arba atsitiktinius patikrinimus - Kartkartėmis patikrinkite, ar komanda teisingai seka savo laiką, ir patikrinkite asmeninį produktyvumą.
• Visada stebėkite rezultatus - Veiklos rodikliai yra naudingi, nes parodo, ar jūsų komanda gerai ir greitai atlieka užduotis. Tačiau ar jūsų pelno marža atspindi šį našumą?
• Naudokite tinkamą darbo rezultatų stebėjimo įrankį - užuot žongliravę įvairiomis "Excel" skaičiuoklėmis, stebėkite darbuotojų darbo rezultatus naudodami modernų sprendimą, kuris vienoje vietoje sujungia laiko stebėjimą ir išteklių paskirstymą, kad galėtumėte matyti savo organizacijos veiklos rezultatus iš paukščio skrydžio.

Derinkite išteklių paskirstymą ir darbuotojų stebėseną "Primetric

Įdiegus laiko apskaitą, atskiri darbuotojai galės stebėti, kiek laiko jie praleidžia dirbdami su užduotimis, ir savo darbo rezultatus. Tačiau šį laiką reikia vertinti platesniame kontekste. Būtent čia atsiranda išteklių paskirstymas.

Programinės įrangos kūrimo įmonėse vienas didžiausių iššūkių - planuoti darbuotojo darbą atsižvelgiant į jo:

• prieinamumas (užtikrinimas, kad jie turėtų reikiamą užduočių kiekį).
• Įgūdžiai ir profesinė patirtis
• Valandinis įkainis ir pajamų norma.

Norėdami padidinti įsitraukimą ir motyvaciją, turite užtikrinti, kad žmonės dirbtų su užduotimis, kurios jiems atrodo įdomios ir tam tikru mastu sudėtingos. Norėdami padidinti darbuotojų našumą, turite stebėti ir valdyti jų profesinį tobulėjimą.

Štai ką gaunate iš "Primetric

Stebėjimas + planavimas

"Primetric" sistemoje darbo laiko stebėjimas yra tiesiogiai susijęs su darbo laiko planavimu. Tai reiškia, kad kiekvienas darbuotojas gali ne tik registruoti savo darbo laiką, bet ir matyti, kiek dienų jam suplanavo vadovas.

Tai leidžia suprasti, kaip planavimas virsta įgyvendinimu, o kartu ir darbuotojų darbo rezultatais. Be to, darbuotojas žino, su kokiais projektais jis dirbs ateityje.

Naudingas kalendorius

Visi šie duomenys atvaizduojami patogiame kalendoriuje, kuriame Gannto diagramos stiliumi vizualizuojamas konkretiems projektams skirtas laiko intervalas ir valandų skaičius. Tai labai padeda stebėti darbuotojų darbo rezultatus.

Laiko registravimas ir prognozuojami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai

"Primetric" leidžia registruoti darbo laiką realiuoju laiku arba įvedant dirbtų valandų skaičių dienos pabaigoje. Dėl prognozuojamų darbo laiko apskaitos žiniaraščių vadovai gali stebėti darbuotojus ir matyti, kiek laiko turėtų būti užregistruota šiandien, bei patikrinti, kaip tai atitinka tikrovę. Darbuotojas gali tiesiog priimti numatytą laiką kaip užregistruotą, užuot pats pridėjęs darbo laiko įrašus.

Smalsu išbandyti "Primetric"? Užsiregistruokite čia ir pagerinkite savo darbuotojų darbo rezultatus naudodami aukščiausios klasės stebėjimo programinę įrangą.

Norite sužinoti, kaip sekti savo strateginius tikslus?

Ne bėda - parengėme daugybę kitų straipsnių, kurie padės jums pasiekti individualių tikslų, padidinti produktyvumą ir stebėti stipriąsias bei silpnąsias projekto ir komandos puses.

Apsilankykite mūsų tinklaraštyje ir skaitykite apie:

• projektų terminus, kurie gali būti paversti puikiais projektų planais,
• išteklių valdymo planas, kuriame rasite visus duomenis, reikalingus kiekvienam darbuotojui valdyti kaip profesionalui,
• verslo našumą ir jo rodiklius, kurie gali padėti nustatyti tikslus ir pagerinti našumą bei maržos rodiklius.