Kaip planuoti ir valdyti pajėgumus? Galutinis vadovas su realaus gyvenimo pavyzdžiais

Daugumos problemų, su kuriomis susiduria programinės įrangos kūrimo įmonės, pagrindas yra pajėgumai. Tai nestebina - specialistų prieinamumas paprastai yra pelno raktas.

Deja, tai taip pat yra daugelio iššūkių šaltinis, pvz: 

• išteklių paskirstymas,
• pūpsantys suoliukai,
• lankstus darbuotojų užimtumas,
• dinamiškai besikeičianti aplinka,
• didelė darbuotojų kaita,
• sunkumai, susiję su naujų darbuotojų paieška. 

Todėl pajėgumai daro didžiulę įtaką visos įmonės būklei.

Dėl šios priežasties turėtumėte savęs paklausti: Kaip planuoti ir valdyti pajėgumus, kad pagerintumėte savo veiklą?

Pagrindinės išvados: pajėgumų valdymas

Naudodamiesi išsamiu vadovu sužinosite: 

• kas yra pajėgumų valdymas (ir, dar svarbiau, kas tai nėra), 
• koks yra skirtumas tarp bendrų pajėgumų ir turimų pajėgumų, 
• kaip apskaičiuoti išteklių pajėgumą įvairiems scenarijams ir situacijoms, 
• kokias išvadas galima padaryti iš pajėgumų valdymo proceso, 
• kokia yra geriausia ir blogiausia šios srities praktika, 
• kokią naudą jūsų įmonei gali duoti verslo pajėgumų valdymas ir ką ji praranda be jo. 

Perskaitę šį straipsnį galėsite: 

• apibrėžti skirtingus pajėgumų tipus ir panaudoti juos savo įmonės naudai, 
• pasirinkite savo verslui tinkamą operacijų valdymo strategiją, 
• naudotis bendraisiais pajėgumų modeliavimo principais, kad geriau suprastumėte savo įmonės veiklą, 
• apskaičiuoti turimus pajėgumus specialistams, turintiems skirtingas sutartis, valandas ir planuojamus nebuvimo darbe atvejus. 

Kas yra pajėgumas? 

Trumpai tariant, pajėgumai - tai didžiausia gamybos apimtis, kurią įmonė gali palaikyti savo gamybos procesuose arba teikdama paslaugas. Jis gali būti apskaičiuojamas visai įmonei, komandoms ar net konkretiems specialistams.

IT pramonės atveju pajėgumas paprastai reiškia žmogui prieinamų darbo valandų skaičių per tam tikrą laikotarpį, įskaitant visas nedarbo dienas.

‍

Pajėgumai gali būti apskaičiuojami skirtingai, atsižvelgiant į atostogas, neatvykimą į darbą ir kitus tvarkaraščiams įtakos turinčius veiksnius.

Tačiau tai yra sudėtinga užduotis, kurią aptarėme savo vadove apie operacijų valdymo pajėgumus. 

Svarbu tai, kad pajėgumai taip pat yra labai svarbūs planuojant išteklius projektų valdyme, todėl jų negalima ignoruoti! 

Pajėgumų tipai 

Nors pajėgumo apibrėžtis gali atrodyti paprasta, ši sąvoka buvo suskirstyta į kelias kategorijas, kad atitiktų skirtingus verslo tikslus. 

Todėl dabartinei įmonės padėčiai atspindėti naudojami trys skirtingi pajėgumai. Tai yra: 

• bendras pajėgumas - darbo valandų skaičius per mėnesį, savaitę ar dieną, neatskaičius atostogų, atostogų ir kitų neatvykimų. 
• turimi pajėgumai - bendri pajėgumai, atėmus neatvykimo į darbą, švenčių dienas ir laiką, suplanuotą kituose projektuose ir užduotyse. 
• apmokamas pajėgumas - bendras apmokamo laiko valandų skaičius, palyginti su darbuotojo pajėgumu, arba valandų, kurias jis gali dirbti, skaičiumi.

IT paslaugų pajėgumai - kodėl tai toks iššūkis? 

Vos viena diena nepraeina, kad pajėgumai nebūtų minimi kiekvienoje skaitmeninėje agentūroje. Kodėl?

‍Atsižvelgiant į tai, kadIT paslaugų įmonės gauna pelną parduodamos savo darbuotojų laiką, o šis laikas tiesiogiai atsispindi jų pajėgumu, galiu lažintis, kad jums tai neapsimoka.

Kad šis darbo modelis būtų pelningas, IT įmonės turi atidžiai stebėti daugybę klausimų vienu metu. Tarp jų: 

• platų IT paslaugų spektrą,
• darbuotojų užimtumas, įskaitant atostogas, motinystės atostogas ir kitas nedarbingumo dienas, 
• preliminarūs projektai ir kitos būsimos galimybės, 
• darbuotojų specializaciją, įgūdžius ir ambicijas, 
• darbo sąnaudos, įskaitant įdarbinimo rūšis, darbo užmokestį, 
• paklausos pokyčiai; rinkos tendencijos ir grėsmės, 
• projekto pauzės, atšauktos operacijos ir atleisti darbuotojai, 

... ir daug kitų skirtingoms įmonėms būdingų klausimų.

Dėl šio sudėtingumo IT įmonės turi sujungti daugybę skirtingų gijų, kad susidarytų platesnį vaizdą apie tai, kas bus ateityje. Žinoma, jos negali to padaryti naudodamos vieną skaičiuoklę. Taigi, kyla šie klausimai:

• kaip tinkamai valdyti pajėgumus? 
• kaip padaryti, kad pajėgumai tiksliai atspindėtų realų pasaulį? 
• kaip išnaudoti pajėgumus, kad pajamos būtų kuo didesnės?

Pajėgumų planavimas ir valdymas - apibrėžimas

Pajėgumų planavimo, dar vadinamo pajėgumų valdymu, apibrėžtis apima visų rūšių veiklą, kuria siekiama maksimaliai padidinti įmonės produkciją.

Kitaip tariant, ji užtikrina, kad įmonė pagamintų kuo daugiau produktų ir suteiktų kuo daugiau paslaugų. 

Kokia pajėgumų valdymo prasmė? 

Trumpai tariant, verslo pajėgumų valdymo esmė - užtikrinti, kad įmonė turėtų pakankamai turimų išteklių užsakymams ar projektams laiku įvykdyti ir įmonės verslo poreikiams patenkinti.

Idealioje situacijoje šie ištekliai naudojami maksimaliai, be jokių pertraukų ar specialistų suolelio. 

Tačiau tuo paslaugų valdymo ir pajėgumų derinimo privalumų sąrašas nesibaigia. 

Įvairių pramonės šakų vadovai taip pat vertina veiksmingo pajėgumų valdymo procesą dėl: 

• visų duomenų skaidrumas, leidžiantis priimti teisingus sprendimus, 
• sumažinti atsargų trūkumą, specialistų prastovas ir netikėtus vėlavimus, 
• padidintas pristatymo pajėgumas, pagerintas maksimaliai padidinus dirbtų valandų skaičių, 
• nustatyti įvairių procesų neefektyvumą, taip pat galimus specialistus ateityje,
• teikti jiems informaciją apie darbuotojų įgūdžius, poreikius ir ambicijas, taip pat apie poreikį samdyti naujus specialistus.  

Verslo pajėgumų valdymo tipai

Pajėgumų valdymo procesą sudaro 3 veiklos rūšys, į kurias reikia atsižvelgti siekiant padidinti įmonės efektyvumą. Tai: 

1. Produktų pajėgumų valdymas užtikrina, kad jūsų įmonė turėtų produktų, medžiagų, reikalingų konkrečiam projektui ar paslaugai. IT pramonėje tokio tipo planavimas paprastai apima turimų įrenginių ir bendros praktinės patirties analizę.
2. Darbo jėgos pajėgumų planavimo tikslas - nustatyti valandų skaičių, taigi ir komandos narių, reikalingų procesui užbaigti, skaičių. Jis pradedamas nuo specialistų ir jų įgūdžių, kurie gali būti naudojami konkrečiam projektui, prieinamumo analizės. Šiuo metu įmonė taip pat turėtų atsižvelgti į atostogas, neatvykimą į darbą ir kitus įvykius, kurie gali turėti įtakos veiklai. 
3. Įrankių pajėgumų planavimas įtraukiamas į lygtį, kad įmonė turėtų pakankamai įrankių ir programinės įrangos projektui įgyvendinti. Jei iškiltų toks poreikis, tokio pobūdžio pajėgumų valdymu taip pat galima nustatyti, kokius papildomus išteklius reikia įsigyti konkrečiam tikslui. 

Svarbu tai, kad šios pajėgumų valdymo rūšys neturi būti naudojamos atskirai! Norint išsamiai apžvelgti tai, kas laukia, juos reikia derinti, o ne naudoti pakaitomis. 

‍

Tačiau užsakomųjų paslaugų ir gausybės paslaugų amžiuje dauguma įmonių yra linkusios daug dėmesio skirti darbo jėgos pajėgumų planavimui. Tai ypač pasakytina apie projektų bendroves, kurios, siekdamos gauti pelno, remiasi specialistais. Todėl, jei norite klientams siūlyti tam tikras paslaugas, turėtumėte sutelkti dėmesį į šią verslo pajėgumų valdymo dalį. 

Kuo skiriasi pajėgumų ir išteklių planavimas? 

Kai kuriais atvejais terminai " pajėgumų planavimas" ir " išteklių planavimas" vartojami pakaitomis, ir tai daroma nepagrįstai. Iš tiesų, norint sėkmingai veikti, bet kuriai įmonei reikia abiejų šių planavimo tipų. 

Pajėgumų planavimas paprastai yra pirmasis išteklių planavimo etapas. Jo tikslas - nustatyti, ar įmonė turi laisvų išteklių naujiems projektams ir užduotims atlikti. Todėl jo metu vadovams pateikiama bendra įmonės pajėgumų apžvalga. 

Toliau įmonės taip pat turi atsižvelgti į paklausos planavimo procesą. Jį sudaro tiekimo grandinės valdymas, kuriuo siekiama prognozuoti ir numatyti būsimus išteklių poreikius. IT pramonėje šiame procese paprastai daugiausia dėmesio skiriama žmogiškųjų išteklių, t. y. tam tikrų įgūdžių turinčių specialistų arba jų etatinių atitikmenų, paklausai. Kitaip tariant, planuojant paklausą nustatoma, ar įmonė turi tinkamų žmonių, kad galėtų sėkmingai dirbti. 

Kita vertus, išteklių planavimas naudoja pajėgumų ir paklausos planavimo informaciją konkretesniu lygmeniu, kad paskirstytų įvairius darbuotojus. Todėl tai yra išsamesnis ir praktiškesnis metodas. 

Pastaba: pajėgumų valdymo procesas yra veiksmingiausias, kai jis derinamas su išteklių planavimu ir paklausos planavimu! 

"Primetric" rodomas pajėgumų valdymo planas:

• raudonos linijos - turimi pajėgumai be asignavimų
• violetinės linijos - planuojami pajėgumai
• pilkos linijos - stebimos valandos: iš viso (laukas darbuotojo juostos viršuje) ir suskirstytos į projektus (pilkos juostos po asignavimais). 

Paklausos planavimas: 

‍

Paklausos planavimo etape projektas suskirstomas į nuoseklius etapus. Tada pajėgumų valdytojai, analitikai ir kiti dalyvaujantys asmenys nusprendžia, kiek darbo reikia kiekvienam projekto etapui užbaigti.

‍

Išteklių planavimas:

‍

Kai jau žinoma, kiek darbo reikės projekto etapui užbaigti, galima pradėti planuoti išteklius. Programoje "Primetric" išteklius projektui galima priskirti naudojantis specialia paieškos sistema, kuri padeda pajėgumų valdytojams rūšiuoti specialistus pagal jų įgūdžius ir priskirti juos skirtingiems projektų etapams - visa tai atliekant atsižvelgiama į jų užimtumą. 

Pajėgumų valdymo strategijos

Atsilikimo strategija

Įmonės, taikančios atsilikimo strategiją, toli į ateitį nežvelgia. Iš tikrųjų tokios įmonės didina savo pajėgumus tik tada, kai jau patiria staigų savo produktų ir paslaugų paklausos padidėjimą. 

Kitaip tariant, atsiliekant pajėgumų valdymo strategijoje įmonėms reikia faktų ir skaičių, o ne prognozių, kad jos galėtų reaguoti ir didinti savo pajėgumus .

Nors ši strategija gali atrodyti rizikinga, ji gali būti naudinga įmonėms, kurios nesitiki staigaus paklausos šuolio. Tokiu atveju jos gali atidėti dideles investicijas ir sumažinti atsargas, o kartu ir išlaidas. 

Tačiau atsilikimo strategija turi ir trūkumų. Netinkamai ją taikant, darbuotojai gali pervargti. Be to, ji gali lemti didelius vėlavimus, kai susiduriama su didėjančiu užsakymų ir projektų skaičiumi. 

Vadovavimo strategija 

Įmonės, taikančios lyderystės strategiją, paprastai labai optimistiškai vertina savo ateitį. Taip yra todėl, kad jos tikisi paklausos padidėjimo ir ruošiasi jam dar prieš jam įvykstant - tai yra pagrindinė šios strategijos prielaida.

Nenuostabu, kad dėl spartaus augimo lyderystės strategija yra viena populiariausių IT pramonėje. Ją taip pat labai vertina klientai, kurie dėl tokio požiūrio gali tikėtis, kad jų projektas bus baigtas laiku. Dėl to įmonės dažnai naudoja "lead" strategiją kaip konkurencinį pranašumą. 

Kita vertus, šis privalumas kartais gali virsti košmaru. Kai paklausa sumažėja arba išlieka tokia pati, įmonėms, taikančioms vadovavimo strategiją, lieka dešimtys darbuotojų, o tūkstančiai dolerių nuteka į kanalizaciją. Todėl tokios aktyvaus pajėgumų valdymo strategijos turėtų būti naudojamos atsargiai.

Rungtynių strategija 

Suderinimo strategijoje derinamos pirmaujanti ir atsiliekanti strategijos, kad būtų pasiekta pagrįsta pusiausvyra. Taikant šį metodą pajėgumų planas atliekamas dažnai, kad būtų galima atidžiai stebėti situaciją ir lanksčiai į ją reaguoti . Dėl to įmonė gali numatyti artimiausią ateitį ir atitinkamai jai pasirengti. 

Ši strategija, priešingai nei anksčiau paminėtos, turi daug privalumų. Lankstumas, mažesnė rizika ir galimybė didinti mastą - tai tik keli iš jų. 

Tačiau, nors teigiama rungtynių strategijos pusė gali atrodyti įtikinama, turėtumėte nepamiršti, kad dinamiškai augančioje rinkoje to gali nepakakti! 

Koregavimo strategija

Koregavimo strategija - tai dar vienas pasiūlymas įmonėms, kurios savo veiklą nori grįsti faktiniais duomenimis. Taikant šį metodą įmonės planuoja savo pajėgumus remdamosi istoriniais duomenimis, surinktais iš įvairių organizacijos šaltinių. 

Ši strategija ypač naudinga įmonėms, kurių paklausa kinta ištisus metus. Tai gali būti tikslus informacijos šaltinis, jei duomenys renkami atidžiai ir detaliai. 

Deja, tokiam metodui reikia kelių papildomų priemonių. Be jų įgytos prognozės būtų netikslios ir klaidinančios. Dėl to toks pajėgumų valdymas gali būti papildomų ir dažnai nepageidaujamų išlaidų šaltinis. 

Pajėgumų valdymo procesas: kaip tai padaryti? 

Pajėgumų modeliavimas nuo nulio 

Pirmą kartą susiduriate su operacijų valdymu? Neabejoju - tai gali atrodyti bauginanti ir sudėtinga užduotis. Laimei, pradėjus išsamiai tirti, pajėgumų modeliavimas gali būti ne tik naudinga, bet ir paprasta operacija. 

Nepriklausomai nuo to, kokiai pramonės šakai planuojate pajėgumus, iš pradžių turėtumėte surinkti visą informaciją, kurios gali prireikti norint nustatyti kiekvieną iš trijų šiame tekste minėtų pajėgumų tipų. 

Todėl į šaltinių sąrašą reikėtų įtraukti: 

1. Informacija apie gaminį - verslo reikalavimai, medžiagos, reikalingos technologijos, savybės, savybės ir visos kitos su pačiu gaminiu susijusios savybės. 
2. Informacija apie darbuotojus - procesui užbaigti reikalingų specialistų skaičius, jų darbo pobūdis, užimtumas, planuojamos pravaikštos, įgūdžiai, patirtis ir kt. 
3. Informacija apie įrankius - turima programinė įranga ir platformos, taip pat įrankiai, kuriuos reikia įsigyti tik šiam projektui. 

Nors šis sąrašas gali atrodyti trumpas, informacijos rinkimas tikriausiai bus daugiausiai laiko užimanti paslaugų pajėgumų valdymo dalis. Taip yra todėl, kad ji yra labai svarbi visiems tolesniems veiklos etapams - bet kokios klaidos sąraše lems neteisingą pajėgumų planą ateityje!

Pajėgumų valdymas žingsnis po žingsnio

‍

1. Pradėkite nuo paklausos planavimo proceso. Išanalizuokite projekto apimtį ir nustatykite, kokių įgūdžių ir specialistų reikės, kad projektas būtų sėkmingas. Tada palyginkite juos su savo įmonės pajėgumais, išvenkite pajėgumų problemų ir priimkite reikiamus sprendimus. 

Yra daug būdų, kaip nustatyti konkretaus projekto paklausą. Sėkmingai tai padaryti galite: 

• suskaičiuoti valandų skaičių, reikalingą projektui ar jo etapui užbaigti, 
• nustatyti konkrečių specializacijų etatųskaičių, 
• sujungti abu šiuos metodus, suskirstant projektus į aukšto lygio etapus ir nustatant kiekvieno etapo etatų skaičių. 

Pavyzdys: 

"Best Company" nori pradėti naują projektą. Projektas suskirstytas į kelis etapus: 

• MVP
• Atgalinė versija
• Frontendas 
• Testai 
• Techninė priežiūra. 

Kiekvienam etapui reikalingi skirtingi specialistai, todėl jų poreikis ir pajėgumai turėtų būti skaičiuojami atskirai.

Atlikus pirminę analizę paaiškėjo, kad pirmajam projekto etapui reikia: 

• projekto vadovas, turintis 160 valandų, 
• "Scrum" meistras, turintis 160 valandų, 
• 2 UX dizaineriai, kuriems pirmajame projekto etape skiriama po 80 valandų (iš viso 160 valandų), 
• 4 inžinieriai, kurių kiekvienas turi po 160 valandų (iš viso 640 valandų), 
• 2 bandytojai, kurių kiekvienas turi po 160 valandų (iš viso 320 valandų). 

Kaip matome iš pirmiau pateikto sąrašo, apskaičiuota, kad pirmasis projekto etapas truks 1440 valandų - ir ši vertė yra mūsų projekto pajėgumas. 

Toliau tą pačią informaciją reikia apskaičiuoti kiekvienam projekto etapui. Vėliau šių skaičiavimų rezultatus galima sudėti ir apskaičiuoti apytikslį laiką, reikalingą visam projektui užbaigti. 

2. Patikrinkite išteklių panaudojimą. Kai kurie jūsų darbuotojai gali būti užsiėmę kitais projektais, o kiti gali nuspręsti, kad nebenori pas jus dirbti (o jų vietą gali užimti kiti). Naudodamiesi informacija apie dabartinius jų darbus, patikrinkite, ar jums reikia samdyti papildomų specialistų konkrečiam projektui paremti. 

Norėdami padaryti patikimas išvadas, apskaičiuokite panaudojimą naudodamiesi mūsų vadovu. Jei turite išteklių valdymo įrankį, pavyzdžiui, "Primetric", galite naudoti išplėstinę ataskaitą, kad pamatytumėte dabartinę išteklių panaudojimo būklę savo įmonėje. 

3. Apskaičiuokite turimus darbuotojų pajėgumus, reikalingus projektui užbaigti. Į tam tikro laikotarpio darbo valandų skaičių įskaičiuokite šventines dienas ir kitus planuojamus įvykius bei neatvykimą į darbą.

Norėdami gauti tikslų rezultatą, naudokite formulę: 

Bendras pajėgumas = darbo dienų skaičius * darbo valandų skaičius * darbuotojų skaičius

Arba naudokite išteklių valdymo įrankius, kad gautumėte informaciją: 

‍

Pavyzdys: 

Geriausia bendrovė jau žino, kokių išteklių jai reikia. "Popieriuje" projektui įgyvendinti turėtų pakakti vieno mėnesio, nes kiekvienam darbuotojui reikia ne daugiau kaip 160 valandų. Tačiau kai "The Best Company" vadovai pažvelgia į kalendorių, jie supranta, kad turi problemų. Taip yra todėl, kad: 

• Projekto vadovas dėl operacijos bus išleistas planinio nedarbingumo atostogų. Jis nedirbs pirmąją mėnesio savaitę.
• Naujai įdarbinto "Scrum" meistro dar nėra - jis prisijungs prie komandos ketvirtos mėnesio savaitės pradžioje. 
• Vienas iš bandytojų iki mėnesio pabaigos galės mėgautis dviejų savaičių atostogomis. 
• Antrąją mėnesio savaitę numatyta valstybinė šventė. 

Šiuo metu "The Best Company" taip pat suprato, kad ji turėtų atsižvelgti į tai, kiek valandų jos darbuotojai iš tikrųjų praleidžia dirbdami. Remiantis bendrovės surinktais duomenimis, vidutinė darbo diena prilygsta 7 valandoms su projektais susijusio darbo. Į šią vertę taip pat reikėtų atsižvelgti planuojant pajėgumus!

Tačiau kaip tokiu atveju apskaičiuoti darbuotojų pajėgumą ?

Turimų pajėgumų apskaičiavimas: pagrindinis pavyzdys

Pradėkime nuo paprasčiausių pavyzdžių: darbuotojai, kurie nedirba tik per valstybines šventes. 7 darbuotojams (4 inžinieriams, 1 testuotojui ir 2 UX dizaineriams) tai bus vienintelė papildoma laisva diena tą mėnesį. 

Tą mėnesį 5 darbuotojai (4 inžinieriai ir 1 testuotojas) turėjo dirbti 160 valandų. Tačiau kalendoriuje atsiradus valstybinei šventei, jų darbo krūvis pasikeičia - tiksliau, iš jo reikia atimti 8 valandas. 

160 - 8 = 152 valandos turimos talpos. 

Tačiau šie specialistai prie projekto praleidžia tik 7 valandas per dieną. Darant prielaidą, kad aptariamą mėnesį yra 19 darbo dienų ir 1 nedarbo diena, jų pajėgumus reikia sumažinti dar 19 valandų, kurias jie kasdien praranda kitai veiklai.

152 - 19 = 133 valandos = 1 darbuotojo apmokamas pajėgumas. 

Kaip nurodyta pirmiau, projektui įgyvendinti vienam darbuotojui reikia 160 valandų. Todėl šį mėnesį jis tikrai nebus baigtas! 

Pusę etato dirbančių darbuotojų turimų pajėgumų apskaičiavimas

Jau žinome, kiek dienų visą darbo dieną dirbantys darbuotojai praleis prie projekto. Dabar turime apskaičiuoti darbuotojų, kurių projekte reikės tik 80 valandų, pajėgumus - 2 UX dizainerių. 

Kaip jau minėjau anksčiau, jie taip pat galės džiaugtis valstybinėmis atostogomis, nes jų įgūdžiai reikalingi pirmajame projekto etape. Dėl to jų pajėgumas sumažėja 8 valandomis. 

80 - 8 = 72 = turimi pajėgumai

Dar kartą turime atsižvelgti į laiką, kurį UX dizaineriai skiria kitoms savo pareigoms atlikti. Kaip ir ankstesniame pavyzdyje, jie kasdien praranda po 1 valandą - tačiau šiame projekte jie dirbs tik 10 pilnų dienų, nes yra pusę etato dirbantys darbuotojai. Jie taip pat galės pasinaudoti savo valstybinėmis atostogomis, kurios jau įtrauktos į lygtį. Dėl to iš jų turimų pajėgumų turime atimti dar 9 valandas. 

72 - 9 = 61 valanda = UX dizainerių apmokami pajėgumai

Kaip matome iš šio pavyzdžio, UX dizaineriai nebaigs savo darbo dalies vos per 2 savaites - jiems prireiks dar 3 dienų užduotims, kurioms atlikti buvo numatyta 80 valandų, atlikti. 

Apskaičiuoti turimus pajėgumus naujiems ir išvykstantiems darbuotojams

IT pramonė yra labai dinamiška. Todėl tokios įmonės kaip "The Best Company" turėtų tikėtis, kad nauji darbuotojai atvyks bet kuriuo metu, taip pat turi nepamiršti, kad jie gali bet kada išvykti. 

Naujausio "The Best Company" planuojamo projekto atveju "Scrum" meistras taps įmonės dalimi praėjus trims savaitėms po to, kai iš pradžių buvo numatyta pradėti projektą. Dėl to jo turimi pajėgumai drastiškai sumažėja 75 %! 

160 : 4 = 40 valandų laisvų pajėgumų. 

Kaip ir ankstesniame pavyzdyje, dirbdamas jis taip pat išleis mažiau. Įmonė "Best Company" iš šio rezultato turi atimti dar 5 valandas, nes jos darbuotojai prie šio projekto gali dirbti tik 7 valandas per dieną. Todėl tikrasis "Scrum" meistro apmokamas pajėgumas paskutinę mėnesio savaitę yra 35 valandos.

Laisvų pajėgumų apskaičiavimas neatvykimo į darbą atveju

Deja, "The Best Company" netrukus neteks dviejų savo darbuotojų. 

Pirma, projekto vadovas pirmąją darbo savaitę nedirbs dėl planuojamos operacijos. Pagal kalendorių šį mėnesį jis turėtų dirbti 160 valandų. Vis dėlto jis nedirbs 40 valandų - ir tai turės rimtos įtakos jo pajėgumui. Be to, jis taip pat turės laisvą dieną per valstybinę šventę. Todėl jo turimas pajėgumas yra: 

160 - 40 - 8 = 112 valandų 

Tuomet jis vis tiek negalės dirbti 8 valandas per dieną, nes tokia yra bendra visų darbuotojų prielaida. Todėl jo pajėgumai sumažėja ⅛ - ir projekto vadovui lieka tik 98 valandos apmokamų pajėgumų .

Galiausiai vienas iš dviejų testuotojų išvyksta dviejų savaičių atostogų. Dėl jo kelionės jo pajėgumas sumažėja perpus. Laimingasis testuotojas taip pat galės džiaugtis papildoma laisva diena per valstybines šventes. Atsižvelgiant į visas šias detales, jo turimas pajėgumas yra: 

160 : 2 - 8 = 72 valandos. 

Reikia nepamiršti, kad jo pajėgumas turi būti dar kartą sumažintas ⅛ - kaip nustatėme anksčiau, testuotojas nedirbs visas 8 valandas per dieną. Todėl jo didžiausias pajėgumas yra 63 valandos.

Norėdami gauti daugiau informacijos, perskaitykite mūsų pajėgumų apskaičiavimo vadovą, taip pat informaciją apie išteklių panaudojimą savo įmonėje. Taip pat galite naudotis "Primetric", kad supaprastintumėte šį procesą naudodami mūsų išteklių planavimo įrankį. 

4. Priimkite sprendimus atsižvelgdami į pajėgumus. Paslaugų pajėgumų valdymas turi tik vieną tikslą - užtikrinti, kad įmonė turėtų pakankamai išteklių užsakymams ar projektams įvykdyti laiku. Remdamiesi analize, kurią atlikome pirmiau pateiktame pavyzdyje, galite aiškiai matyti, ar jūsų įmonė turi pakankamai darbuotojų, reikalingų konkrečiam projektui užbaigti. Ši informacija padės jums priimti svarbius sprendimus. 

"Primetric" sistemoje naudotojo pajėgumas apskaičiuojamas naudojant duomenis apie jo neatvykimus į darbą, sutartis ir kitą asmeninę informaciją. Tada ši informacija kaupiama mūsų paieškos sistemoje, kuri padeda vadovams rasti laisvų specialistų, turinčių reikiamų įgūdžių. 

Pavyzdys: 

Žinome, kiek tiksliai žmonių "The Best Company" ketino įtraukti į savo naujausią projektą. Remdamiesi šia informacija, galime: 

• pakeisti projekto pradžios datą, nes projekto vadovo ir "Scrum" meistro mėnesio pradžioje nebus, 
• suorganizuokite tam tikrus pakaitinius darbuotojus, kurie negalės dalyvauti projekte visa apimtimi, 
• nuspręsti, ar projektui reikia samdyti naujus žmones, t. y. jei testuotojas išvyksta pusei projekto trukmės, 
• numatyti, ar dėl neatvykimo į darbą reikės viršvalandžių, 
• apskaičiuoti, kada projektas bus baigtas. 

‍

4. Stebėkite pažangą. Naudodamiesi laiko stebėjimo įrankiais stebėkite savo specialistų darbą ir nustatykite, ar reikia koreguoti sąmatas. Prisitaikykite prie esamų aplinkybių ir redaguokite projektą, kad jis atitiktų jūsų tikslus. 

Kokią naudą jūsų įmonei gali duoti pajėgumų planas? 

Nors gali atrodyti, kad pajėgumų valdymas yra C lygio vadovams skirtas procesas, jis taip pat yra vertingas visiems kitiems organizacijos specialistams. Iš tiesų, įvairiems skyriams jis gali būti naudingas įvairiais būdais. 

COO gali naudoti operacijų pajėgumų valdymą, kad:

• matyti įmonės panaudojimo rodiklius ir reaguoti į bet kokias su tuo susijusias problemas; 
• veiksmingai valdyti projektą ir prireikus atlikti pakeitimus,
• atrasti priklausomybes ir ryšius tarp komandų, operacijų ir technologijų, palyginti juos su projektais ir pagerinti jų vykdymo tempą. Todėl naudodamasis pajėgumų valdymu COO gali padėti savo įmonei plėstis greičiau nei bet kada anksčiau, 
• pagerinti vadovų bendravimą ir formuoti jų darbą be dešimčių nereikalingų susitikimų. 
• aptikti galimas sąnaudas, atsirandančias dėl to, kad įdarbinami žmonės, nepriskirti jokiam projektui. 

PMO, pajėgumų valdymas rodo:

• ar procesai valdomi sklandžiai ir be didesnių problemų, 
• projektus, kurie gali vėluoti ir dėl to gali būti prarastas pelnas, 
• stebėti išteklių naudojimą realiuoju laiku. 

Galiausiai generalinis direktorius gali pasinaudoti pajėgumų valdymo išvadomis:

• stebėti pagrindines problemas, susijusias su vėlavimais, pauzėmis ir kitais klausimais, kurie gali turėti įtakos įmonės būklei, 
• kontroliuoti savo vadovų sprendimus ir efektyvumą, 
• įžvelgti ir augimo galimybes, ir problemas, kurios gali kelti rūpesčių įmonei ateityje. 

Taikant pajėgumų valdymo praktiką, pardavimo skyrius gali: 

• išsiaiškinti, ar jie turi išteklių, reikalingų preliminariam projektui įgyvendinti, 
• patikrinti, kokie specialistai yra laisvi, ir rasti jiems naują projektą. 

Kita vertus, pajėgumų valdymas skatina įdarbinimo skyrių : 

• rasti pervargusius darbuotojus ir reaguoti į jų padėtį, 
• nuspręsti, ar įmonei reikia samdyti naujų specialistų, 
• sužinoti, kokių įgūdžių ir gebėjimų reikia, kad įmonė galėtų augti. 

Geriausia pajėgumų valdymo praktika

Galiausiai pajėgumų valdymas nėra tik kelių žingsnių atlikimas. Kaip ir kiekvienoje kitoje operacijoje, atliekamoje su dešimtimis kitų žmonių, taip ir pajėgumų planavime reikia tam tikros universalios praktikos, padedančios šiai strategijai pasiekti tikslą. Tai, be kita ko, yra: 

1. Nuolatinis abipusis bendravimas. Tiek kiekvieno projekto planavimas, tiek vykdymas priklauso nuo skaidrumo įmonėje. Neturint tikslių duomenų, pajėgumų planavimas gali būti ne toks patikimas ir veiksmingas, kaip iš pradžių buvo numatyta. 
2. Rizikos vertinimas. Projektai, kuriuos vykdo dešimtys skirtingų žmonių, gali susidurti su nenumatytomis problemomis, kurias lemia žmogiškieji veiksniai. Atsižvelgdami į tai, galite numatyti daugumą problemų ir įtraukti jas į savo pajėgumų planą. 
3. Trumpesnė darbo diena - bent jau popieriuje. Pasaulyje nėra specialisto, galinčio dirbti 8 valandas per dieną. Net ir produktyviausius žmones blaško susitikimai, elektroniniai laiškai ir, žinoma, užtarnautas valgis. Todėl operacijų pajėgumų valdymo srityje turėtumėte manyti, kad turite mažiau nei 8 valandas per dieną. 
4. Prisitaikymas prie žmogiškųjų išteklių. Jūsų projektai priklauso nuo jūsų darbuotojų. Nesielkite su jais kaip su mašinomis ar medžiagomis; jų gerovė ir laimė yra tokie pat svarbūs jūsų projektui kaip ir pati programinė įranga. Pritaikykite savo požiūrį prie jų poreikių, kad pasiektumėte geriausių rezultatų. 
5. Naujoviškos pajėgumų valdymo priemonės. Planavimas neturi būti atliekamas tūkstančiuose popierių ar skaičiuoklių. Šiandien tokios įmonės kaip jūsų gali pasikliauti naujoviškais įrankiais, kurie gali atlikti didžiąją dalį darbo už jas, o likusį - vos keliais paspaudimais. Užuomina: " Primetric" yra vienas iš tokių įrankių;)
6. Patvirtinimo darbo eiga. Visais svarbiausiais dokumentais ir sprendimais reikėtų dalytis su pagrindiniais vadovais ir darbuotojais, kad visi sprendimai būtų priimami vienbalsiai. Tai taip pat didina skaidrumą ir informuotumą apie visus pakeitimus. 
7. Įspėjimai apie neplanuotus įvykius. Netikėti nedarbingumo lapeliai ir kitos nenumatytos kliūtys turėtų būti matomos sistemose ar skaičiuoklėse, kurias įmonė naudoja išteklių valdymui. Tokie įspėjimai leidžia vadovams priimti, keisti ir pritaikyti savo sprendimus nepamirštant visų esamų pokyčių. 
8. Savaitiniai / mėnesiniai susitikimai. Ne viską galima padaryti naudojant priemones. Todėl savaitiniai ir mėnesiniai susitikimai yra būtini. Jie ypač vertingi, kai įmonei reikia iš naujo apsvarstyti ir pertvarkyti savo planus ir priimti sprendimus vietoje, esant dinamiškai aplinkai. Vis dėlto kasdien jie gali būti naudojami analizuojant išteklių pajėgumus ir ateities planus.

Norite sužinoti daugiau apie gerąją praktiką, kurią galite taikyti aktyviai valdydami pajėgumus? Atėjote į tinkamą vietą - mūsų klientai jau sėkmingai tai padarė! Atidžiau susipažinkite su mūsų atvejo tyrimu, parengtu bendradarbiaujant su "Monterail", ir sužinokite, kaip jie vykdė šį procesą. 

Talpos apskaičiavimas: įprastos klaidos

Kita vertus, planuodami įmonės išteklių pajėgumus turėtumėte vengti: 

1. Per didelis pasitikėjimas savo planais. Projektai, kurių prielaidos pernelyg optimistinės ir dažnai nerealios, gali vėluoti ir turėti kitų problemų. Įvertinkite riziką nepamiršdami galimų problemų, kad išvengtumėte klientų ir darbuotojų nepasitenkinimo sklaidos. 
2. neatsižvelgiama į žmonių įgūdžius ir ambicijas. Nesuderinti specialistai padarys daugiau žalos nei naudos bet kokiam projektui, į kurį jie gali būti įtraukti. Tas pats pasakytina ir apie darbuotojus, kurie nori tobulėti kitose srityse, nei dirba. Tokia situacija gali būti žalinga ir projektams, ir darbuotojų kaitos rodikliams! 
3. Pervertintas pajėgumas. Artėja Kalėdos, o jūs pamiršote jas įtraukti į tvarkaraštį? Artėja atostogų sezonas, o jūs likote be specialistų biure? Tai dažniausios projektų vėlavimo priežastys! Atsižvelkite į jas prieš nustatydami projektų terminus. 
4. Darbo eigos trūkumas. Operacijų pajėgumų valdymo planavimas ir įgyvendinimas yra du labai skirtingi dalykai. Be tinkamos darbo eigos sprendimas liks tik keli žodžiai popieriaus lape. 
5. Paklausos planavimo trūkumas. Jokia įmonė negali sėkmingai planuoti projekto be išteklių, o poreikio planavimas yra susijęs su jais. Šio etapo praleidimas gali lemti daugybę laisvų darbo vietų, išsipūtusius suolus ir galiausiai didžiulius vėlavimus bei nuostolius.
6. Nekreipiant dėmesio į istorinius duomenis. Stebimas laikas gali būti naudojamas ne tik atlyginimams apskaičiuoti. Analizuodami istorinius duomenis apie dirbtas valandas, galite pastebėti neatitikimus ir galimybes bei pagerinti savo skaičiavimus ateityje. 

Pajėgumų planavimas gali atrodyti sudėtingas, bet verta! 

Pajėgumų valdymas apima daugybę veiksnių, kurie iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti labai sudėtingi. Laimei, tai tik pirmas įspūdis - kuo toliau, tuo pajėgumų planavimas tampa paprastesnis. 

Principai yra vienodi visiems atvejams, sutartims ir neatvykimo į darbą rūšims. Todėl, jei su mūsų pavyzdžiais susipažinote su šiais skaičiavimais, jums neturėtų kilti sunkumų apskaičiuojant pajėgumus kitais, sudėtingesniais atvejais, tokiais kaip ilgalaikės pravaikštos, motinystės atostogos ir staigus planų pasikeitimas projektuose. 

Be to, jūsų skaičiavimai turės tiesioginį ir teigiamą poveikį jūsų įmonės finansams .

Planuodami pajėgumus galite:

• sėkmingai planuokite savo projektus, netrukdydami esamiems projektams, 
• pasirengti visiems netikėtiems scenarijams ir reaguoti į juos realiuoju laiku, 
• realiai įvertinti visų projektų užbaigimo datą, 
• surasti ir užpildyti darbuotojų, kurie dirba ant suolo, spragas, surandant jiems papildomą projektą, 
• maksimaliai padidinkite savo pajamas, maksimaliai išnaudodami savo darbo jėgą. 

Taip pat nepamirškite, kad paprastai visų šių skaičiavimų nereikia atlikti rankiniu būdu. Išteklių valdymo įrankiai, pavyzdžiui, "Primetric", gali atlikti šiuos skaičiavimus, į sistemą įvedus tik pagrindinius duomenis. Naudojant tokias priemones pajėgumų planavimas gali ne tik supaprastinti jūsų darbą, bet ir sutaupyti laiko. 

Keliais paprastais veiksmais pagerinkite pajėgumų skaičiavimus 

Ar jaučiate, kad visi šie dalykai yra pernelyg sudėtingi, kad juos būtų galima atlikti skaičiuoklėje? Ar tai atima daug laiko? O gal tai tiesiog varginanti ir pasikartojanti procedūra? 

Sutinkame su jumis - todėl ir sukūrėme "Primetric".

Naudodami "Primetric" galite matyti visus savo išteklius ir jų prieinamumą. Dėl to galite tiksliai planuoti būsimas operacijas ir pagerinti savo specialistų moralę. 

Kaip? 

Leiskite mums jums parodyti - užsisakykite "Primetric" demonstracinę vers iją ir pakeiskite savo įmonės pajėgumų planavimo procesus.