Kaip išsirinkti penkių žvaigždučių išteklių planavimo įrankį

Yra daugybė išteklių planavimo įrankių, kurie gali padėti parinkti tinkamus darbuotojus tinkamoms užduotims atlikti, stebėti jų paskirstymą laikui bėgant ir priimti užtikrintus sprendimus dėl verslo ateities.

Skaitykite toliau ir sužinokite, kaip lengva rasti geriausią išteklių planavimo įrankį savo IT įmonei.

Kas yra išteklių planavimo priemonė?

Išteklių planavimas - tai išteklių (žmonių, įrangos, medžiagų ir kt.), kuriuos reikia pasitelkti projekto užduotims atlikti, ir jų kiekio nustatymas.

Kai kalbama apie jūsų brangiausius išteklius - darbuotojus, tai iš esmės yra komandos narių, kurių reikės jūsų projektui įgyvendinti, nustatymo procesas.

Išteklių planavimas - tai žinojimas:

• Kokie komandos nariai jums bus reikalingi,
• Kada ir kiek laiko,
• Kiek jiems bus mokama arba koks bus jų pelningumas, jei jie bus priskirti apmokamoms projekto valandoms, 
• Ir kokių konkrečių gebėjimų jiems reikės, kad projektas būtų naudingas.
  

Išteklių planavimas iš esmės priklauso nuo išteklių prieinamumo.

Tai paprasta: 

Prieš priskirdami išteklius užduotims, turite žinoti, ar jų yra, ar ne. Jei nežinote, ar jūsų vyresnysis galinės įrangos inžinierius gali pradėti projektą po dviejų savaičių, tikėkitės, kad kils problemų.

Drąsiai paskirstydami žmones projektams išvengsite daugkartinių užsakymų, neleisite, kad jūsų darbuotojų skaičius didėtų, ir išvengsite spaudimo įdarbinti darbuotojus paskutinę minutę.

Geriausias išteklių planavimas yra ilgalaikis.

Išteklių planavimas - tai ilgalaikis jūsų įmonės projektų vertinimas. Tai yra esminis skirtumas tarp darbuotojų paskirstymo projektams ir projektinės veiklos organizavimo.

Išmanusis išteklių planavimas leidžia planuoti ateitį kaip profesionalui.

Galite nustatyti, ar jūsų žmonės bus laisvi bet kuriuo metu ateityje. Tai gali būti po trijų dienų ar po trijų mėnesių - esate vienodai tikri dėl to, ką jie veiks. Tai, savo ruožtu, leidžia geriau prognozuoti jų pajėgumus ir panaudojimą ateityje.

Kai turite tvirtą planą, lengviau valdyti nenuspėjamus tvarkaraščio pokyčius. Net jei vienu metu vykdote daug projektų.

Toks planavimas taip pat atveria duris gerai projekto išteklių valdymo strategijai, kurioje atsižvelgiama į tokius dalykus kaip darbuotojų našumas, talentai, kompetencija ir darbuotojų tobulėjimo planai.

Naudodamiesi šiomis žiniomis ir ieškodami geriausių darbuotojų darbui, tapsite patrauklesniu darbdaviu, kuriam iš tikrųjų rūpi darbuotojų laimė ir pasitenkinimas. 

Visi žinome, kaip sunku išlaikyti technologijų specialistus, kai jie apipilami patraukliais pasiūlymais iš kairės ir iš dešinės.

Parašiau straipsnį, kuriame išsamiau aptariamas išteklių planavimas; jei norite sužinoti daugiau, skaitykite, skaitykite: Kodėl verta tai daryti (teisingai)?

Pagrindinis išteklių planavimo uždavinys 

Išteklių planavimas IT įmonei suteikia daug naudos, dėl to nekyla jokių abejonių.

Tačiau su tuo susiję ir keli iššūkiai. Svarbiausias iš jų susijęs su žinių apie darbuotojus ir jų paskyrimus saugojimu, valdymu ir tvarkymu.

Nepaisant jų trūkumų ir didelės klaidų tikimybės, daugelis IT įmonių vis dar naudoja skaičiuokles ištekliams planuoti. 

Dažniausiai taip yra todėl, kad skaičiuoklės yra prieinamos ir visi yra prie jų pripratę.

Tačiau skaičiuoklių naudojimas turi savo kainą, kuri gali būti bet kokia - nuo išteklių paskirstymo problemų ir dvigubo užsakymo iki papildomo darbo krūvio projekto vadovui ar žmogiškųjų išteklių specialistui.

Kita problema, kurią girdžiu kalbėdamas su vadovais, yra su šiomis žiniomis susijusi baimė ir netikrumas. Dažnai jie nėra tikri, ar viskas skaičiuoklėje užpildyta teisingai. O tai yra informacija, kuria jie naudojasi priimdami paskirstymo sprendimus.

Skaičiuoklės dažnai nesuteikia pakankamai aiškumo apie tai, kas vyksta jūsų įmonėje. Jos nesuteikia galimybės pažvelgti į asignavimus iš paukščio skrydžio, kurio reikia tinkamam planavimui.

Tačiau yra dar vienas dalykas, kuriuo galite pasinaudoti: gerai sukurta išteklių planavimo priemonė.

Kokias problemas sprendžia išteklių planavimo įrankis?

1. Lengvai planuokite ir redaguokite projektų tvarkaraščius

Atvirai kalbant, skirti išteklius projektui gali būti taip pat paprasta, kaip užrašyti jį ant popieriaus lapo (arba skaičiuoklėje). 

Tad kam jums reikalingas išteklių planavimo sprendimas?

Štai tikrasis privalumas: tai leidžia lengvai pertvarkyti dalykus ir keisti komandos panaudojimą, visiškai pasitikint, kad viskas, kas svarbu, yra įtraukta.

Darbuotojus galite greitai perskirstyti kitam projektui, kuriam reikia skubaus dėmesio. 

Gebėjimas greitai judėti ir reaguoti į problemas taps jūsų konkurenciniu pranašumu.

2. Išvengti dvigubų užsakymų ir tvarkaraščių konfliktų 

Išteklių planavimo įrankis padeda greitai ištaisyti bet kokias klaidas ar planavimo konfliktus redaguojant tvarkaraštį.

Tačiau tai dar ne viskas.

Šie sprendimai padeda jų išvengti. Kaip? Nes galite iš karto matyti savo darbuotojų užimtumą.

Turiu omenyje visus, net ir dirbančius ne visą darbo dieną ir laisvai samdomus rangovus. 

Remdamiesi šiomis įžvalgomis galite drąsiai planuoti darbą. Nerizikuojate, kad jus nustebins netikėtos kieno nors atostogos ar kiti įsipareigojimai.

3. Stebėti ir optimizuoti išteklių naudojimą

Išteklių valdytojai ir PM vadovai, skirdami darbus darbuotojams, turi išlaikyti pusiausvyrą.

Viena vertus, norite, kad žmonės turėtų darbo. Nė vienas programinės įrangos kūrėjas nėra laimingas, kai nieko neveikia.

Kita vertus, taip pat nenorite, kad jie būtų pervargę dėl ant jų pečių užgriuvusio darbo krūvio.

Naudodami išteklių planavimo sprendimą galite užtikrinti pusiausvyrą, lengvai stebėti žmonių darbo krūvį ir prireikus perskirstyti komandos narius.

Taip pasieksite optimalų darbuotojų panaudojimo lygį, kad žmonės būtų įsitraukę ir laimingi.

4. Didinti projekto skaidrumą ir matomumą

Projektų išteklių valdymo sprendimas taip pat yra vienas tiesos šaltinis visiems jūsų projektų vadovams ir darbuotojams.

Dėl to visi geriau supranta, kas vyksta įmonėje. 

Vadovai, priimdami sprendimus dėl paskirstymo, gali lengvai matyti įvairių projektų tvarkaraščius. O darbuotojai mato, kas jų laukia artimiausiomis dienomis, savaitėmis ar mėnesiais. Toks skaidrumo lygis labai naudingas visiems!

5. Planuokite projektus kaip profesionalas

Planuodami naują projektą pirmiausia turite įvertinti jo apimtį ir trukmę. Tai geriausias būdas sužinoti, kokių specialistų reikia, kad jie dalyvautų projekte ir kiek laiko.

Šiuo metu dauguma IT įmonių naudoja darbų suskirstymo struktūros (WBS) metodą. Norint tiksliau atlikti skaičiavimus, reikia turėti prieigą prie istorinių duomenų. 

Štai čia ir yra jūsų išteklių planavimo įrankis. Tai istorinių duomenų apie jūsų ankstesnius projektus lobynas. 

Galite matyti, per kiek laiko komanda pasiekė tam tikrą etapą, kiek valandų specialistas dirbo prie tam tikros užduoties ir kaip jūsų skaičiavimai atitinka tikrovę. 

6. Visiškai matomi jūsų ištekliai

Sėkmingas paskirstymas - tai ne tik žinojimas, kada ir kiek laiko jūsų specialistai dalyvauja projektuose.

Taip pat turite turėti galimybę susipažinti su jų įgūdžiais ir kompetencijomis. Jau nekalbant apie suplanuotus ar preliminarius užsakymus - nenorėtumėte išmušti "DevOps" inžinieriaus iš po kolegos nosies vien todėl, kad klientas ilgai delsė patvirtinti užsakymą. 

7. Planuoti preliminarius projektus

Dar prieš pasirašant sutartį verta suplanuoti ir paskirstyti žmones projektams. Tai galite pradėti daryti iškart po to, kai potencialus klientas žengia tam tikrą žingsnį, kuris padidina sandorio sudarymo tikimybę. 

Kodėl? Taip galėsite iš anksto planuoti projektą. Be to, turėsite pakankamai laiko spręsti išteklių poreikio klausimus. 

Daugiau nebereikės skubėti samdyti darbuotojo paskutinę minutę ar rizikuoti projekto rezultato kokybe.

‍

8. Planavimo metu pritaikykite įgūdžius prie projektų

Viena iš dažniausiai daromų išteklių planavimo klaidų yra ši:

Jie skiria nepakankamai arba per daug kvalifikuotus žmones projektams. Dėl nepakankamai kvalifikuotų išteklių vėluojama, o dėl per aukštos kvalifikacijos padidėja projekto sąnaudos ir nukenčia jūsų pelningumas. 

Jei neatsižvelgsite į individualius darbuotojų interesus ir įgūdžius, galite paskirti jiems projektus, kurie jų tiesiog nedomina. 

Dėl to sumažės įsitraukimas, sumažės produktyvumas ir padidės darbuotojų kaita jūsų įmonėje. 

Kaip išsirinkti geriausią išteklių planavimo įrankį savo įmonei?

Gerai suprojektuotas išteklių planavimo sprendimas turi didžiulę įtaką jūsų paskirstymo ir planavimo veiklos sėkmei. Jis padeda jums:

• Suraskite tinkamus žmones projektui įgyvendinti
• Numatyti išteklius, reikalingus kiekvienai projekto dienai, savaitei ir mėnesiui.
• Sukurti išsamų projekto tvarkaraštį ir išteklių planavimo planą.
• Stebėkite išteklių sąnaudas, kad neviršytumėte savo biudžetų
• Planuokite išteklius, kad patikrintumėte, kaip jie veikia projekto pelningumą.
• Kontroliuokite savo biudžetą dėl automatinio valandinio įkainio apskaičiavimo
• realiuoju laiku gaukite informaciją apie turimus pajėgumus ir išteklių panaudojimą, kad galėtumėte kuo geriau planuoti pajėgumus (nebūkite viena iš 55 % įmonių, kurios negali realiuoju laiku stebėti savo projektų vykdymo).
• Subalansuokite savo darbuotojų darbo krūvį, kad jie būtų įsitraukę ir laimingi.
• Automatiškai apskaičiuokite faktines ir planuotas projekto išlaidas, kad ateityje galėtumėte tiksliau apskaičiuoti išlaidas.

Pažvelkite į šį atvejo tyrimą, kuriame parodoma, kaip vienam iš mūsų klientų pavyko sumažinti metines išlaidas daugiau nei 200 000 JAV dolerių dėl išteklių planavimo proceso, papildyto aukštos kokybės sprendimu.

Kaip išsirinkti geriausią įrankį šiam darbui?

Pirmiausia užduokite šiuos klausimus:

• Kokius išteklius norite planuoti (žmones, įrangą, biuro patalpas)?
• Ką norite suplanuoti (projektus, pamainas, renginius)?
• Kokia jūsų komandos struktūra?
• Kokie yra jūsų komandos įpročiai?
• Kokių pageidavimų turi jūsų komanda (pvz., ar jie vertina skaidrumą)?

Pradėkite lengvai užsisakykite demonstracinę versiją su manimi. Parodysiu jums, kaip tokios IT bendrovės kaip jūsų naudoja "Primetric", kad padidintų savo išteklių planavimo galimybes ir pelningumą dėl išmanesnio paskirstymo.