Kaip sukurti programinės įrangos bendrovės projektų planavimo procesą

Kaip sukurti programinės įrangos įmonės projektų planavimo procesą 

Kad projektas būtų pelningas, nesvarbu, kokioje stadijoje jis būtų, turite nustatyti šiuos du svarbiausius aspektus: laiką ir pinigus.

Juos įvertinti gali atrodyti paprasta. Tačiau jei vadovaujate programinės įrangos kūrimo įmonei, tikriausiai žinote, kaip sunku tai padaryti.

Projekto planavimo proceso esmė - nustatyti pradines sąnaudų ir pelningumo prielaidas tam tikrame projekto etape. Kai tai padarysite, projekto planavimas taps daug lengvesnis.

Šį straipsnį parašiau norėdamas atsakyti į klausimus, kurių nuolat sulaukiu iš veiklos vadovų ir išteklių planavimo specialistų apie tai, kaip tiksliau apskaičiuoti sąnaudas ir planuoti projektus.

Skaitykite toliau, kad sužinotumėte apie geriausią pramonės praktiką planuojant projektų valdymą pagal fiksuotos kainos bei laiko ir medžiagų modelius.

Kas yra projekto planas kuriant programinę įrangą?

Pradėkime nuo projekto planavimo proceso. Jūsų tikslas - apibrėžti projekto apimtį ir tikslą. Idealiu atveju tai turėtų būti susieta su pagrindiniais projekto etapais (rezultatais) ir biudžeto ištekliais, skirtais kiekvienam etapui / apimčiai.

Projekto planas įformina šį procesą. Tai dokumentų rinkinys, kuriame apibrėžiami visi projekto etapai - nuo vykdymo iki kontrolės. 

Projekto planą sudaro:

• Laikotarpis - Kiek laiko bus vykdomas projektas? Ar iš anksto žinote jo pabaigos datą, ar tai neribotos trukmės projektas?
• Darbo apimtis (SOW),
• Atsiskaitymo modelis - ar projektas bus įgyvendinamas pagal fiksuotos kainos ar laiko ir medžiagų atsiskaitymo modelį? 
• Finansinės sąmatos ir projekto biudžeto sudarymas - Kokios yra galimos tam tikro projekto pajamos? Kokią pelno maržą jis atneš?
• Išteklių paskirstymo aspektai - ar turite projektui reikalingų specialistų? Ar jie gali dirbti numatytu projekto laikotarpiu? O jei ne, kiek laiko užtruktų naujų specialistų samdymas?
  

Kodėl programinės įrangos įmonėms svarbu planuoti projektus?

Geresnė pelno maržos kontrolė

Geras projekto planavimo procesas padeda nustatyti tikėtinas išlaidas ir pajamas kiekviename projekto etape. Tokį įvertinimą galite atlikti jau priešpardaviminiame etape, kai projektas dar tik preliminarus. 

Išmanesnė kainodara

Jei vadovaujate didelei įmonei, jums gali būti sunku nustatyti vidutinius valandinius įkainius pagal technologijų paketą ar darbo stažą. Planavimas padės jums tai nustatyti ir išlikti realiems. Palyginę mūsų apskaičiavimus su realybe, sužinosite, ar jūsų metodas atneša jums siekiamą pelno maržą.

Gebėjimas prognozuoti

Kai planuojate iš anksto, žinote, ką jūsų darbuotojai veiks po kelių mėnesių. Taip pat matysite, kokie specialistai liks ant suolo ir ar turėtumėte pradėti užimti galimas laisvas darbo vietas.

Lengvesnis išteklių paskirstymas

Gerai parengtas projekto planavimo procesas yra puiki proga pradėti galvoti apie tai, kurie darbuotojai galėtų dirbti projekte. Taip pat galite patikrinti, kaip skirtingų žmonių paskyrimas paveiktų projekto pelno maržą. Ir įsitikinkite, kad prie projekto dirbs reikiamas specialistų skaičius, kad būtų išlaikytas tinkamas darbuotojų panaudojimo lygis.

Įdarbinimo sprendimai

O jei nerandate laisvų specialistų, dabar suprantate, ką reikia įdarbinti ilgalaikėje perspektyvoje. Jei žinote, kad naujo darbuotojo įdarbinimas paprastai užtrunka tris mėnesius, projektus turėtumėte planuoti trims mėnesiams į priekį.

Projekto planavimo procesas - žingsnis po žingsnio vadovas

1. Preliminaraus projekto planavimas priešpardaviminiame etape

Viskas prasideda nuo išankstinio pardavimo etapo. Kai projektas atrodo realus ir klientas juo domisi, reikia sudaryti sąmatas.

Nuspręskite, kada pradėti vertinimą

Todėl pirmiausia turite nuspręsti, kada tikslinga pradėti skaičiuoti ir planuoti projektą. Geriausias būdas tai padaryti - priskirti projektui tikimybės vertę (išreikštą %). Tada galėsite nustatyti ribą.

Tarkime, nustatėte 70 % ribą. Tai reiškia, kad jei tikimybė sudaryti sandorį dėl projekto yra 60 %, kol kas nesiimsite jokių veiksmų. Jei ji yra 80 %, tuomet metas atlikti preliminarius vertinimus ir prognozes.

Parengti projekto apimtį

Šiame etape svarbiausia užduotis - apytiksliai parengti projekto apimtį ir ja remtis nustatant apimtį pagal reikiamus terminus ir laiką, matuojamą asmens valandomis ir rezultatais.

Aiškiai apibrėžti atsiskaitymo būdai

Kai žinoma projekto apimtis, galite pradėti galvoti apie atsiskaitymo su klientu būdą.

Kitaip tariant, reikia pasirinkti fiksuotos kainos arba laiko ir medžiagų modelį.

Jei planuojate naudoti fiksuotos kainos modelį, daug dėmesio turite skirti teisingam projekto išlaidų įvertinimui. Jei čia suklysite, rizikuojate vykdyti projektą, kuris neatneš jums tinkamos pelno maržos. Arba, dar blogiau, jis generuos tik sąnaudas.

O jei pasirinksite "Laikas ir medžiaga"? Tuomet turėtumėte nuspręsti, ar klientui išrašysite sąskaitą už faktiškai dirbtas valandas, ar už visas dienas? Čia taip pat svarbus projekto išlaidų klausimas.

Tikriausiai jau žinote, kad, norėdami gauti realias išlaidas, turite įskaičiuoti ir darbuotojų atlyginimus, ir vidutines pridėtines išlaidas, tenkančias vienam darbuotojui.

‍

Nežinote, kaip apskaičiuoti pridėtines išlaidas? Šiame straipsnyje paaiškinama viskas, ką reikia žinoti: Kaip apskaičiuoti pridėtines išlaidas vienam darbuotojui?‍

Taigi, nustatę projekto terminus, projekto apimtį ir atsiskaitymo modelį, turite pradinę informaciją, kuri leidžia atlikti preliminarius, apytikslius skaičiavimus.

Sprendimai, kuriuos priimsite išankstinio pardavimo etape, susiję su atsiskaitymo modeliu ar pradiniais tarifais, turės didžiulę įtaką jūsų projekto pelningumui. 

Tai tik santrauka. Padidinkime visų šių sudedamųjų dalių mastą, kad įsitikintumėte, jog priimate protingiausius sprendimus savo verslui.

2. Laikotarpis: Trumpalaikio ir ilgalaikio projekto planavimas

Tikriausiai sutiksite, kad trumpalaikį projektą planuoti lengviau nei ilgalaikį. Štai kodėl.

Trumpalaikio projekto metu dažniausiai dirbama su nustatytais terminais ir apimtimi. Trumpalaikį projektą lengviau įvertinti, nes nereikia projekto skirstyti į etapus. 

Ilgalaikio projekto planavimas - scenarijaus pavyzdys

Tarkime, klientui reikia programuotojo ar dviejų, kurie prižiūrėtų jo infrastruktūrą. Bus sunku įvertinti šio darbo laiko dimensiją, nebent tai būtų nurodyta jūsų sutartyje. 

Be to, tai nėra paslaugų rinkinys pakuotėje, kaip mobiliosios programėlės pristatymas. Tai ilgalaikė pagalba, kurią sudaro ad hoc užduotys, kurias klientas siunčia retkarčiais.

Kaip tai padaryti?

Sprendimas: Suskirstykite projektą į etapus

Vidutinės trukmės ir ilgalaikių projektų atveju tikslinga projektą suskirstyti į etapus ir (arba) stadijas, apimtis arba užsakymus. Tai padeda lengviau ir tiksliau įvertinti projektą. 

Pavyzdžiui, galite atskirai įvertinti backend etapą, fronted etapą ir projektavimo etapus, galbūt pridėdami projekto metu teikiamų pakeitimų prašymų apimtį. 

3. Atsiskaitymo modelis: Laiko ir medžiagų planavimas.

Tada reikia nuspręsti, kokį atsiskaitymo modelį naudosite: Fiksuotos kainos ar laiko ir medžiagų.

Būkite tikslesni nustatydami fiksuotąją kainą

Kadangi biudžetas bus sudaromas remiantis jūsų skaičiavimais, turite būti kuo tikslesni. Juk nenorite, kad projektas baigtųsi nuostolingai. 

Pridėti pelno maržą prie sąnaudų programoje "Laikas ir medžiagos

Taikant fiksuotos kainos modelį, jums nereikia pridėti pelno maržos prie vidutinės valandinės projekto kainos. Vietoj to galite pridėti visas tam tikro etapo, apimties ir užsakymo pajamas. Kitaip yra "Time & Material" atveju, kai negalite tiksliai nurodyti apimties, todėl geriausia laikytis valandinių arba dienos įkainių.  

Nustatykite atsiskaitymo laiką

Šiuo metu taip pat patartina nuspręsti, kada klientui pateiksite sąskaitą. Šis sprendimas turės didžiulę įtaką jūsų pinigų srautams.

"Time & Material" srityje atsiskaitymai kas mėnesį yra gera idėja. Fiksuotos kainos atveju galite paprašyti kliento sumokėti 50 % kainos pradžioje, o likusią dalį - baigus darbą. 

4. Įvertinkite projektą 

Štai kaip apskaičiuoti savo projekto pelno maržą:

• Apskaičiuokite pridėtines valandines išlaidas (jei nežinote, kaip tai padaryti, perskaitykite šį straipsnį),
• Pridėkite vidutines darbuotojo, dirbančio tam tikroje technologijoje ir (arba) tam tikro kvalifikacijos lygio, išlaidas. 
• Pridėkite antkainį, kad projektas būtų pelningas. Dauguma IT įmonių stengiasi išlaikyti 30 % pelningumą, todėl tai turėtų būti pagrindinis jūsų tikslas.
  

Pastaba dėl išlaidų įvertinimo:

Kurdami projekto planavimo procesą, sutelkite dėmesį į tai, kaip paskirstysite sąmatą. 

Vertinimą protinga skirstyti ne tik į etapus, bet ir pagal technologijų steką. Jei turite specialistų, kurie paprastai kainuoja brangiau nei kitų įgūdžių turintys specialistai, tai jau leidžia nustatyti tikslią vidutinę kainą.

Pavyzdžiui, jei nustatysite vidutinę kainą 50 USD, neturėsite jokių galimybių sumažinti išlaidas, jei projektui reikės vyresniojo PHP programuotojo, kurio valandinis įkainis yra 100 USD.

___

Gerai, dabar turite preliminarius skaičiavimus. Nusiųskite jas klientui kaip preliminarų biudžetą ir pažiūrėkite, ką jis pasakys. 

Negalvokite, kad darbas baigtas, kai tik užsakomas projektas ir pradedami darbai.

5. Prognozavimo tikslais lyginkite įverčius su realybe

Ženkite dar vieną žingsnį ir reguliariai palyginkite savo skaičiavimus su realybe.

‍

Kaip projektų planavimo programinė įranga gali padėti

Prieš atsirandant projektų planavimo programinei įrangai, įmonės turėjo tvarkyti dokumentų rinkinius, pavyzdžiui, "Excel" skaičiuokles. Duomenų derinimas iš atskirų failų rankiniu būdu užima daug laiko.

Projektų planavimo programinė įranga tapo pagrindiniu COO ir išteklių planavimo specialistų įrankiu, nes ji supaprastina ir automatizuoja daugelį pirmiau minėtų užduočių. 

‍

Programinės įrangos kūrimo įmonės naudoja projektų planavimo programinę įrangą, kad palengvintų tokius procesus, kaip biudžeto sudarymas, išteklių paskirstymas, biudžeto sudarymas ir sąnaudų apskaičiavimas, rizikos stebėsena ir projekto prognozavimas.

Būtinos projektų planavimo programinės įrangos funkcijos

• Projektų valdymo išteklių planavimas - tinkamų specialistų paskyrimui į tinkamus projektus,
• Išteklių ir įgūdžių valdymas - darbuotojo įgūdžiams tvarkyti, akliems gyvenimo aprašymams kurti, sutarčių istorijai tikrinti ir atostogoms valdyti,
• Finansų valdymas - skirtas biudžetams planuoti, stebėti ir prognozuoti,
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir laiko stebėjimas - žmonių darbo stebėjimas ir palyginimas su jūsų planais,
• "Business Intelligence" - galingoms ataskaitoms kurti ir veiklai gerinti.

Apibendrinimas

Projekto planavimo procesas, kurio metu reikia atsakyti į daugybę įvairių klausimų. Tačiau tam tikrai verta skirti laiko. Kaip kitaip galite planuoti iš anksto ir užtikrinti, kad jūsų specialistai būtų visiškai užimti, o įmonė gautų padorų pelną?

Jei norite būti tikslūs, negalite palikti projektų atsitiktinumui ir likimui. Arba "Excel" skaičiuoklėms, kuriose žmogiškosios klaidos tikimybė yra reali.

Projektų planavimas gali būti paprastas, jei turite tinkamą programinės įrangos sprendimą.

Išbandykite "Primetric" - užsiregistruokite į demonstracinę versiją, kad pamatytumėte, kaip praktiškai veikia projektų vertinimo automatizavimas.