.JPG)
Tiesa ta, kad visos šios problemos taip pat sumažino šių bendrovių galimybes rasti naujų pelno šaltinių arba išvengti nuostolių savo organizacijoje.
Bet štai kas. Yra sparčiai augančių IT paslaugų įmonių, kurios jau įveikė šias problemas.
Štai pavyzdiniai rezultatai, kuriuos jie pamatė:
- +10 % pelningumas visame projektų portfelyje
- efektyviai keičiant darbuotojų skaičių iki 2 kartų.
- 20 % daugiau apmokamo laiko
Klausinėjome, stebėjome ir kasdien dirbome su jais, kad nustatytume, kuo jie išsiskiria iš kitų ir kas leido jiems augti darbuotojų skaičiumi, pelningumu ir stabilumu.
Todėl toliau pateikiame 7 dažniausiai IT paslaugų įmonėse kylančių problemų santrauką ir patarimus, kaip jas spręsti ir įveikti.
#1 Trūksta požiūrio į ilgalaikį darbo krūvį ir žmonių užimtumą
Problemos kilmė
Trumpalaikis paskirstymas, dažnai grindžiamas 2 savaičių sprintu, yra natūralus naudojant tokias projektų valdymo priemones kaip "Jira" ar "Clickup", kurios tam tikra prasme verčia jus organizuoti savo darbą pagal jų funkcijas.
Problema, susijusi su projektų valdymo įrankių naudojimu ištekliams valdyti, prasideda tada, kai bandote pažvelgti toliau nei dabartinis sprintas, matyti bendrą užimtumą (nesusijusį su konkrečiu projektu) ir prognozuoti būsimą darbo krūvį, kad sužinotumėte, kaip greitai galėsite imtis naujų projektų arba numatyti, kada turėtumėte samdyti naujus darbuotojus.
Projektų valdymo įrankiai paprasčiausiai nepadeda užtikrinti tokio ilgalaikio matomumo, tačiau įmonės, įpratusios su jais dirbti, tiesiog nemato aiškaus sprendimo, kai iškyla problema.
Kas kenčia jūsų įmonėje
- Vadovai nežino, koks yra tikrasis jūsų įmonės pajėgumas ir kada reikėtų įdarbinti naujus žmones.
- Projektų vadovai turi gaišti laiką ieškodami, kas gali dalyvauti jų projektuose, arba nesugeba prognozuoti paklausos.
- Kūrėjai negali būti tikri, su kuo dirbs ateityje
- Pardavėjai negali žinoti, kada jų įmonės ištekliai bus prieinami, kad galėtų imtis projekto.
Kaip tai ištaisyti?
Dauguma įmonių bando išspręsti darbo krūvio matomumo problemas perkeldamos duomenis į skaičiuokles arba atskiras išteklių valdymo priemones.
Be to, tai trumpalaikiai ir pavieniai sprendimai, dėl kurių kyla techninės priežiūros problemų ir dėl kurių sunku iš paukščio skrydžio pažvelgti į tai, kaip naudojate ir planuojate darbuotojų laisvą laiką, kad galėtumėte valdyti vis pelningesnę įmonę.
Vietoj to galite išbandyti sprendimą, kuris aiškiai pateiks ir palygins visos įmonės ilgalaikį pajėgumą (įskaitant laisvadienius ir atostogas) su suplanuotais ir atliktais darbais kito lygio kalendoriaus rodinyje.
Rezultatai
Visiškas ilgalaikio darbo krūvio ir prieinamumo skaidrumas (tarp komandų ir vadovų), pagrįstas visada naujausiais duomenimis, kuriuos pasiekti užtenka dviejų paspaudimų.
Skaitykite, kaip viena sparčiausiai augančių IT bendrovių Vidurio ir Rytų Europoje "Monterail" įdiegė sprendimus, leidžiančius per 30 sekundžių patikrinti daugiau nei 180 žmonių užimtumą.
#2 Nėra laiko stebėjimo, išteklių planavimo ir finansinių įrankių integracijos
Problemos kilmė
Augant IT bendrovėms, natūralu, kad jos į savo technologijų paketą įtraukia vis daugiau įrankių, skirtų įvairioms verslo dalims valdyti.
Atsiranda poreikis pradėti sekti klientų atsiskaitymų laiką, ilgalaikį išteklių planavimą, kad būtų galima prognozuoti, ir stebėti finansinius duomenis kontrolės tikslais.
Sujungti šias sritis, kad pamatytumėte, kaip viena iš jų veikia kitą , ir rasti tobulą pusiausvyrą tarp išteklių darbo krūvio, rinkos paklausos ir ekonominių ambicijų tampa beveik neįmanoma.
Kas kenčia jūsų įmonėje
- Vadovai turi priimti sprendimus remdamiesi duomenimis, kurie gali būti netikslūs, ir nėra aukšto lygio visų operacijų perspektyvos, kad būtų galima priimti duomenimis pagrįstus sprendimus.
- Vadovai ir darbuotojai praleidžia valandų valandas jungdami duomenis iš kelių įrankių, juos tikrindami ir pakartotinai įvesdami kelis kartus.
Kaip tai ištaisyti?
Yra trys būdai, kaip galite gauti vieningą darbo laiko stebėjimo, išteklių ir finansų duomenų vaizdą:
- Sukurkite labai individualizuotą BI programą, kuriai reikia pasirinktinių integracijų
- naudoti PSA priemonę, dėl kurios tektų nebenaudoti atskirų geriausios veislės programų arba jas integruoti, o tai prieštarauja PSA idėjai.
- Išbandykite vieno tiesos šaltinio sprendimą (pvz., "Primetric"), kuris apjungia ir patobulina duomenis iš kelių geriausios rūšies įrankių.
Rezultatai
Taikydami bet kurį iš šių metodų, galite padidinti įmonės skaidrumą ir informacijos srautą, kad būtų lengviau stebėti, vertinti ir valdyti veiklą per kelias sekundes.
Sužinokite, kaip " TestArmy" tai padarė ir sujungė išteklių planavimą ir biudžeto sudarymą į vieną tiesos šaltinį.
#3 Finansų ir išteklių valdymas ir kontrolė naudojant "Excel
Problemos kilmė
IT paslaugų įmonės dažnai veiksmingai valdo savo finansus ir išteklius naudodamos "Excel", kai jos dar yra palyginti mažos.
Tai neabejotinai geras pasirinkimas pagrindiniams skaičiavimams ir nedidelės apimties operacijoms. Tačiau jūsų įmonei augant, ji greitai tampa pernelyg sudėtinga, kad ją būtų galima valdyti skaičiuoklėmis.
Pradedate pastebėti žmogaus padarytas klaidas skaičiavimuose, prieigos prie tam tikrų skaičiuoklės dalių kontrolės stoką ir užsikraunate priežiūros darbais.
Tačiau net ir šiuo metu beveik ¾ įmonių neaišku, ką su ja galima padaryti, nes jos nežino, kad egzistuoja specialus jų poreikiams skirtas sprendimas.
Kas kenčia jūsų įmonėje
vadovai ir vadybininkai, kuriems reikia tvarkyti skaičiuokles, nuolat prašyti naujų duomenų iš savo darbuotojų ir kurie neturi automatizuotos sistemos klientų sąskaitų faktūrų būklei ir jų teisingumui stebėti.
Kaip tai ištaisyti?
Kaip ir daugelyje kitų verslo sričių, "Excel" skaičiuokles galima pakeisti automatizuotais skaičiavimais, atliekamais pažangesnėmis priemonėmis, pavyzdžiui, " Primetric". Jos gali surinkti duomenis iš visos įmonės ir realiuoju laiku paversti juos ataskaitomis, lentelėmis ir diagramomis.
Rezultatai
Nuoseklūs ir skaidrūs duomenys, kurie automatiškai atnaujinami, kai tik kas nors pasikeičia, todėl pagerėja stebėsena ir sprendimų priėmimo procesai.
Puikus to pasiekusios įmonės pavyzdys - "Capco", kuri išlaisvino vadovų laiką nuo skaičiuoklių tvarkymo ir gali tiksliai prognozuoti savo galimybes imtis naujų projektų bei planuoti biudžetą.
#4 Nežinojimas, kad iki 20 % laiko sugaištama vidaus ir operatyviniam darbui.
Problemos kilmė
Vidaus projektai ir operatyvinis darbas nėra nemokami - dėl jų vis tiek patiriama išlaidų, kurias turi padengti jų komerciniai partneriai.
Tačiau dauguma įmonių, net jei jos stebi konkrečioms užduotims atlikti sugaištą laiką, neturi būdo patikrinti, kiek laiko sugaišta būtent neapmokamai veiklai ir kiek pinigų lieka nepanaudota.
Net "Netgen", viena iš labiausiai gerbiamų IT paslaugų bendrovių Vidurio ir Rytų Europoje, iki 20 proc. savo laiko praleisdavo vykdydama veiklos užduotis, susijusias su neveiksmingomis priemonėmis.
Tiesa ta, kad jie niekada nepamatytų problemos masto, jei nepradėtų nustatinėti laiko, skirto apmokamoms ir neapmokamoms užduotims atlikti.
Kaip tai ištaisyti?
Problemai spręsti didžiausios bendrovės:
- apriboti neapmokestinamų projektų skaičių. Žinoma, kai kurie iš jų, pavyzdžiui, pardavimų ar administravimo, yra būtini. Vis dėlto yra projektų, kuriuos galima tiesiog apriboti iki minimumo arba apskritai išbraukti iš grafiko.
- stebėkite, kam naudojamos valandos, už kurias sąskaitų išrašyti nereikia. Kai kuriais atvejais paaiškėja, kad neapmokamos valandos yra nereikalingi susitikimai arba vidaus iniciatyvos, kurios neturi jokio tikslo. Joms praleistas laikas gali būti panaudotas vertingesniems projektams!
Rezultatai
didesnis pelningumas ir daugiau laiko, skirto komerciniams projektams.
Pavyzdžiui, "Netgen" pavyko padidinti savo geriausių specialistų apmokamo laiko kiekį, nustačius, kad ⅕ jų laiko buvo skiriama tik pasenusiems įrankiams atnaujinti.
#5 Nėra galimybės įsigilinti į pelningumo ir panaudojimo duomenų priklausomybę
Problemos kilmė
Tai dar svarbiau ekonominio nuosmukio ir netikrumo laikais, kad IT paslaugų įmonės galėtų realiai matyti savo finansinę būklę ir išteklių naudojimą.
Kodėl IT įmonės susiduria su problemomis analizuodamos, kaip panaudojimas ir pelningumas veikia vienas kitą projekto, komandos, kliento ar atskiro darbuotojo lygmeniu?
Nes tam reikia sudėtingų automatizuotų skaičiavimų ir nuolat atnaujinamų duomenų iš įvairių šaltinių, o "standartinis" IT įmonės technologijų paketas (pvz., "Jira" + darbo laiko stebėjimo įrankiai + skaičiuoklės) to nesuteikia.
Pelningumas ir panaudojimas - tai du rodikliai, kurie gali parodyti ne tik tai, kaip gerai valdote žmones ir finansus, bet ir tai, kaip gerai valdote visą įmonę.
Kas kenčia jūsų įmonėje
- Vadovai negali išsamiai matyti pagrindinių pajamų ir pridėtinių išlaidų šaltinių, kad padidintų pelną ir išvengtų nuostolių.
- Vadovai nemato pervargusių ar į atsargą pasodintų darbuotojų apžvalgos ir negali matyti projekto, už kurį jie yra atsakingi, pelningumo.
- Darbuotojai gali prarasti motyvaciją ir perdegti, jei jų užimtumas yra per didelis.
Kaip tai ištaisyti?
Įdiekite sprendimus, kurie sujungia įmonėje jau turimus duomenis (darbo žurnalus, valandinius įkainius, pajėgumus), taiko automatinius skaičiavimus ir realiuoju laiku pateikia pelningumo ir panaudojimo ataskaitas( toks sprendimas -"Primetric" ).
Rezultatai
Galimybė matyti panaudojimą gali būti tikras žaidimo pokytis, nes ji leidžia matyti, kiek valandų tenka neapmokamam ir apmokamam darbui. Tai labai svarbu siekiant pagerinti visos įmonės pelningumą.
Skaitykite, kaip "SovTech" sprendė šią problemą ir pasiekė, kad būtų visiškai matomas jų panaudojimas ir pelningumas.
#6 Ilgalaikių ekonominių ir veiklos planų nelyginimas su realybe
Problemos kilmė
73 proc. įmonių neturi tinkamų priemonių, kad galėtų palyginti finansinius ir darbo krūvio planus su jų vykdymu, arba paprasčiausiai neseka užduotims atlikti sugaišto laiko.
Todėl jie negali matyti pažangos (arba jos nebuvimo) ir įvertinti savo vykdymo gebėjimų. Tokiu būdu jie taip pat negali matyti savo darbuotojų darbo sąnaudų.
Kas kenčia jūsų įmonėje
Vadovai, kurie nemato, kaip sekasi įgyvendinti projektus ir ar jie neviršija biudžeto, ir darbuotojai, kurie dažnai per vėlai sužino apie bet kokias problemas, o jas reikia spręsti nedelsiant.
Kaip tai ištaisyti?
Laiko stebėjimas - tai pagrindas planams ir tikrovei palyginti. Norint jį paversti projekto pažanga, reikia priemonės, galinčios sujungti informaciją apie stebimą laiką ir projekto tvarkaraštį. Galiausiai, bet ne mažiau svarbu, kad įrankis taip pat turėtų turėti galimybę apskaičiuoti darbo sąnaudas pagal darbo laiko apskaitos žiniaraščius, kad vadovai galėtų išsamiai apžvelgti projekto finansus.
Rezultatai
Vadovai gali matyti, ar jų planai buvo tikslūs, pastebėti neatitikimus ir užkirsti kelią problemoms; jie taip pat gali naudoti informaciją būsimiems projektams tobulinti.
Net "itCraft", geriausiai vertinama programinės įrangos kūrimo bendrovė, kuri jau turėjo pažangių rodiklių, tokių kaip projektų portfelio panaudojimas, stebėjimo procesus, pasiekė naują veiklos efektyvumo lygį dėl galimybės palyginti ilgalaikius planus su aktualijomis.
#7 Nėra dinaminių pelningumo ir panaudojimo prognozių, kurios automatiškai atnaujinamos remiantis projektų ir darbo krūvio modeliavimu.
Problemos kilmė
Tai lemia šiame straipsnyje paminėtų problemų visuma, taip pat sprendimų, skirtų IT paslaugų įmonėms valdyti, trūkumas.
Jie neturi įrankio, kuris leistų laisvai manipuliuoti veiksniais, įtraukiamais į finansines ir darbo krūvio prognozes, ir stebėti, kaip jie automatiškai keičiasi pagal skirtingus scenarijus.
Jie negali lengvai atlikti modeliavimo, kad atsakytų į tokius klausimus kaip:
- Kokia komandos sudėtis užtikrins geriausią projekto pelningumą?
- Koks bus planuojamas būsimo projekto pelnas kiekvieną mėnesį?
- Jei suplanuotas projektas nebus įgyvendintas, ar turėsiu kitų projektų, į kuriuos galėsiu perkelti savo kūrėjus? Arba turėsiu juos atleisti?
- Kaip greitai reikia įsigyti naujų projektų, kad darbuotojai būtų užimti?
Kas kenčia jūsų įmonėje
- Vadovai, kurie negali pasirengti keliems ateities finansiniams scenarijams.
- Vadovai, kurie negali priskirti žmonių pelningiausiems projektams arba pasiruošti, ar gali tekti samdyti arba atleisti žmones, kad būtų galima įgyvendinti būsimus projektus ir užtikrinti dabartinių projektų pelningumą.
Kaip tai ištaisyti?
Paruoškite neįtikėtinai pažangią "Excel" programą, sukurkite labai pritaikytą BI (abu šie dalykai sugrąžins jus prie klausimų Nr. 2 ir Nr. 3) arba įdiekite IT paslaugų įmonėms skirtą sistemą, kuri leis keliais spustelėjimais sukurti projektų projektus ir užduotis, kad galėtumėte atlikti finansinius ir darbo krūvio modeliavimus.
Rezultatai
Pagrindinė šios problemos sprendimo nauda - sistema, galinti chirurgiškai tiksliai numatyti finansines prognozes ir žmonių darbo krūvį, o tada palyginti juos su faktiniais duomenimis (kaip tai padarė "Makimo", kur operatyviniam direktoriui reikėjo būtent to - galimybės dinamiškai matyti, kaip finansai dera su darbo krūviu).
.png)
