Die vier Säulen der perfekten Zeiterfassung und wie Sie von ihnen profitieren können

Verfolgung der Arbeitszeiten 

Natürlich können Zeiterfassungstools ihren Namen nur verdienen, wenn sie die Grundlagen beherrschen: die Überwachung der Arbeitszeit. 

Die Möglichkeit, 8 Stunden pro Tag in das System einzugeben , reicht jedoch nicht aus, um den Managern einen vollständigen Überblick über die Arbeit zu verschaffen. Um die Aufgaben und ihre Auswirkungen auf die Projekte und das Unternehmen als Ganzes zu überwachen, benötigen sie auch: 

• Die Kosten für jede erfasste Stunde auf der Grundlage der Tarife der Mitarbeiter oder der vertraglichen Anforderungen, 
• Fortschrittskontrolle, die es ihnen ermöglicht, alle Abweichungen von den ursprünglichen Plänen zu erkennen,
• Eine Übersicht über Freizeit und Feiertage, die sich auf die Gesamtarbeitszeit auswirken können. 

Nur so können Manager Projekte effizient überwachen, eine genaue Abrechnung sicherstellen und ihre Pläne für die Zukunft mit jedem neuen Datensatz präziser gestalten. 

Fakturierung auf Basis der erfassten Zeit

Zeit ist Geld, und in der Dienstleistungsbranche bewahrheitet sich dieses Sprichwort immer mehr. Tools zur Zeiterfassung sollten dies widerspiegeln.

Um dies erfolgreich zu tun, sollten sie Folgendes beinhalten: 

• Rechnungsrechner können die erfassten Stunden in Kosten umrechnen, die ein Kunde zu tragen hat. 
• Workflows zur Rechnungsfreigabe, die es den Managern ermöglichen, die Abschlüsse zu überprüfen. 
• Automatisierte Arbeitsabläufe für die Rechnungsstellung und Zahlungen mit Benachrichtigungen und Zeitplänen, um Fehler zu vermeiden und Transparenz zu gewährleisten. 

Eine solche Verbindung zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung ist nicht nur eine echte Zeitersparnis, sondern auch eine Garantie für die Richtigkeit jedes Finanzdokuments, das an den Kunden geliefert wird. 

Produktivitätsmanagement

Während eine Rechnung vielleicht der letzte Schritt auf dem Weg eines Kunden ist, ist der Weg der Zeiterfassungsdaten viel länger. Nachdem die Rechnungen beglichen sind, können Arbeitsprotokolle genutzt werden, um die Produktivität der Mitarbeiter und damit die Gewinne der Unternehmen zu verbessern.

Man könnte sagen: "Leichter gesagt als getan". Dennoch, sagen und tun könnte genauso einfach sein, vorausgesetzt, Ihr Zeiterfassungstool kann Ihnen helfen, Pläne und Zuweisungen mit den erfassten Stunden zu vergleichen, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wurden. 

Mit dieser Funktion können Manager schnell überprüfen, ob ihre Schätzungen zutreffend sind, und feststellen, welche Mitarbeiter bei verschiedenen Aufträgen am produktivsten sind. In Zukunft können sie diese Informationen nutzen, um die effizientesten Mitarbeiter für verschiedene Arten von Projekten einzusetzen und so deren Leistung und damit die Lieferquoten zu verbessern. 

Messung von Auslastung und Rentabilität

Schließlich können sorgfältig ausgefüllte Stundenzettel in eine weitere wichtige Information umgewandelt werden: die Auslastung und folglich die Rentabilität.

Durch die Überwachung der erfassten Stunden können Manager sehen, welche Mitarbeiter überlastet sind und welche ihre siebte Tasse Kaffee genießen, während sie auf neue Aufgaben warten. Dann können sie die Informationen nutzen, um neue Projekte für ungenutzte Spezialisten zu finden oder notwendige Änderungen im Team vorzunehmen. 

Das Ergebnis? Verbesserte Rentabilität und sinkende Kosten.

Zeiterfassung von den Besten lernen

Natürlich müssen Sie nicht jede einzelne dieser Funktionen selbst überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was ein perfektes Dienstleistungsunternehmen braucht, um die Zeiterfassung zu beherrschen. 

Stattdessen können Sie einfach eine Demo für eine der BigTime-Lösungen buchen und sehen, wie alle unsere Module Ihre Zeiterfassung und damit das gesamte Unternehmen voranbringen können. 

Perfekte Zeiterfassung ist nur einen einzigen Klick entfernt!