Oprogramowanie do księgowania projektów jest niezbędne dla każdej firmy, która musi monitorować wyniki finansowe kilku projektów jednocześnie.

Ogólnie rzecz biorąc, budżety i inne dane finansowe dla takich projektów muszą być obliczane oddzielnie. Oprogramowanie do księgowania projektów jest zatem najlepszym sposobem na kompleksowe gromadzenie i analizowanie tych danych.
‍
Jednak oprogramowanie do księgowania projektów może być również wykorzystywane w firmach, które muszą realizować wiele oddzielnych zadań jednocześnie i muszą mieć oddzielnie monitorowany budżet. Dzięki takiemu oprogramowaniu można to zrobić w prosty i intuicyjny sposób.

Przede wszystkim potrzebujesz oprogramowania do księgowania projektów, aby w ogóle zacząć myśleć o samej księgowości projektów.

Wynika to z faktu, że łączenie danych finansowych z wielu różnych operacji jest po prostu niemożliwe w arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach papierowych.
‍
Dlatego, aby wdrożyć księgowość projektową w swojej organizacji, musisz zacząć od zdefiniowania kluczowych funkcji, których potrzebuje Twoja firma, aby się rozwijać. Obserwuj swoje procesy, określ najważniejsze punkty związane z księgowością i wybierz odpowiednie narzędzie do tego procesu.

Pamiętaj, aby szukać oprogramowania do księgowania projektów z jak największą liczbą funkcji - w miarę rozwoju firmy będziesz potrzebować ich coraz więcej!

1. Wybierz narzędzie i zaimplementuj je w swojej firmie.
2. W razie potrzeby wyeksportuj wszelkie dane finansowe z innych źródeł.
3. Utwórz budżet dla oddzielnych projektów, jeśli nie robiłeś tego wcześniej. W innych przypadkach spróbuj zmaksymalizować marże zysku podczas eksportowania budżetów do narzędzia.
4. Śledź wszystkie transakcje w projekcie. Dodatkowo monitoruj wszystkie rozliczane godziny, które zgłaszają Twoi pracownicy.
5. Regularnie przeglądaj wyniki. Korzystaj z raportów dostarczanych przez wybrane narzędzie, aby monitorować wszystkie procesy i znajdować zarówno nieefektywności, jak i potencjalne dochody.

W dużych firmach rozliczanie projektów jest zwykle obowiązkiem księgowego projektu lub działu księgowości w ogóle. Ich praca może być monitorowana i nadzorowana przez kierownika projektu zaangażowanego w dany projekt oraz przez samego dyrektora finansowego.
‍
Jednak mniejsze firmy nie mają tak wyspecjalizowanych stanowisk. W ich przypadku księgowość projektu jest zwykle obowiązkiem kierownika projektu lub PMO.

Ich działania są nadzorowane przez kierownika finansowego (CFO) lub samego CEO. Struktura ta może różnić się w zależności od organizacji.

Sukces w rozliczaniu projektów może być mierzony w różny sposób w zależności od sytuacji.

Można go opisać jako:
‍
1. Ogólny przychód z jednego lub wielu projektów,
2. Marża zysku z jednego projektu lub jako średnia marża zysku z wielu projektów jednocześnie,
3. Ilość rozliczanych godzin wykorzystanych do ukończenia projektu,
4. Kluczowy wzór alokacji kosztów
5. Marża 2., 3. stopnia.

Jednak wskaźniki te mogą się różnić, jeśli projekt wymaga specjalnych operacji.